Eine Grundlage des Projektmanagements ist das Briefing. Das solltest du dabei beachten.
Ein Gastbeitrag von Mari Wagner
Kein Projekt ohne Briefing
Jeder, der in einem Unternehmen arbeitet, weiß, dass Einzelkämpfer wenig Erfolg haben. Ein StartUp zum Erfolg führen kann nur derjenige, der mit anderen Leuten gemeinsam an Projekten arbeitet. Ob es nun interne Mitarbeiter oder externe Partner sind: Je reibungsloser der Ablauf, desto effektiver werden die Ressourcen genutzt.
Ein unabdingbarer Bestandteil eines erfolgreichen Projekts ist das richtige Briefing. In diesem Beitrag gebe ich dir wichtige Tipps, worauf du bei einem Briefing achten solltest.
Was ist ein Briefing?
Das Wort „Briefing“ hört man heute überall. Aber was ist das Briefing eines Projektes eigentlich? Laut Wikipedia handelt es sich um eine „Kurzeinweisung (Kurzbesprechung) vor einem wichtigen Ereignis“.
Diese Definition ist bewusst sehr weit gefasst, denn je nach Branche unterscheiden sich Briefings voneinander. Ein Marketing-Briefing für eine Kampagne läuft ganz anders ab als ein Briefing für Service-Mitarbeiter einer Großveranstaltung.
Alles – aber auch wirklich alles – schriftlich festhalten
Natürlich verstehe ich, dass es oft viel schneller geht, Dinge mündlich zu klären. Immer alle Details schriftlich festzuhalten kann schnell zur nervigen Last werden. Trotzdem: Notizen zu allem, was besprochen und entschieden wird, sind ein absolutes Muss. Sonst sind wichtige Infos im stressigen Unternehmer-Alltag schnell wieder vergessen.
Das bedeutet nicht, dass du dich gar nicht mehr mündlich absprechen solltet. Es ist allerdings bei Meetings darauf zu achten, ordentlich Protokoll zu führen. So kannst du im Nachhinein einfacher überprüfen, ob sich alle an die Vorgaben halten.
Kurz und einfach
Für die Organisation eines großen Projekts oder Auftrags sind gewöhnlich viele verschiedene Informationen notwendig. Umso mehr Details bedacht werden müssen, desto wichtiger ist es, sich kurz und klar auszudrücken. Lange Ausführungen und Floskeln verwirren die Beteiligten nur. Bei einem Briefing solltest du somit die wichtigsten Informationen kompakt und einfach vermitteln.
Das gleiche gilt für das Protokoll: Je weniger Text, desto mehr Gewichtung haben die vorhandenen Punkte. Ein Extra-Tipp: Kurze Notizen auf einem Flipboard aktivieren die Aufmerksamkeit der Anwesenden und helfen, den Überblick zu behalten.
Trennen, was nicht zusammen gehört
Während eines Projektbriefings ist die Verlockung oft groß, wichtige Dinge zu anderen Projekten „nur mal kurz“ anzusprechen – immerhin sind alle Beteiligten an einem Tisch versammelt. Dies ist aber unbedingt zu vermeiden!
Während eines Briefings sollte die komplette Aufmerksamkeit der Teilnehmer voll und ganz dem entsprechenden Projekt gelten. Jedes nur so kurze Abschweifen kann schon die Konzentration stören. Und du verlierst den roten Faden. Am besten erstellst du eine Vorlage für das Briefing, in dem du alle anzusprechenden Punkte festhältst.
Fortschritt und Erfolg überprüfen
Ein wichtiger Bestandteil eines Briefings ist auch, Maßstäbe und Meilensteine für den anstehenden Projektablauf zu setzen.
Was bedeutet das genau? Vor allem geht es darum, den zeitlichen Ablauf zu planen. Setze konkrete Ziele und Deadlines, idealerweise nach der SMART-Methode. Nur so kannst du sichergehen, dass das Projekt im gewünschten Tempo voranschreitet und alle an einem Strang ziehen. Schließlich möchtest du wahrscheinlich nicht eine Woche vor der geplanten Fertigstellung merken, dass nichts nach Plan läuft.
Fazit
Wie bei so vielen anderen Dingen gilt auch im Projektmanagement: Gute Organisation ist die halbe Miete. Das richtige Briefing sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Ziele klar vor Augen haben und ihre Aufgaben kennen. Nur so ist ein reibungsloser, stressfreier Ablauf möglich.
Worauf wartest du noch? Halte das Briefing deines Lebens!
Über die Autorin:
Mari Wagner ist eine IT-Expertin aus Köln, die im Jahre 2016 ihr Master-Studium in diesem Fach absolviert hat. Schon seit ihren Studienjahren interessierte sie sich für Verfassung von Artikeln über Funktionsweise der meistverbreiteten Programmen und Anwendungen. Marie liebt es, ihre Erfahrungen mit den Lesern dieser Seite zu teilen.
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Bild: Shutterstock