Wusstest du, dass du keine echten Büroräume mieten musst, um eine seriöse Geschäftsadresse zu haben? Eine gute Lösung ist ein Virtueller Firmensitz. Was es damit auf sich hat und worauf du achten musst, erfährst du hier.
Was ist ein “Virtueller Firmensitz”?
Ein Virtueller Firmensitz ist eine Adresse, unter der ein Unternehmen offiziell registriert und postalisch erreichbar ist, ohne dort physische Büroflächen zu besitzen. Das bedeutet, du mietest dich in einem Gebäude mit einer echten Adresse ein, hast dort aber meist nur einen Briefkasten.
Synonyme oder ähnliche Bezeichnungen sind „Virtuelle Geschäftsadresse“, „Virtuelles Büro“, „Virtual Office“ sowie “Briefkastenadresse” und “Briefkastenfirma”. Wobei der Begriff “Briefkastenfirma” häufig für Offshore-Firmen in Steuerparadiesen verwendet wird.
Virtueller Firmensitz: Wie funktioniert das?
Möchtest du ein Virtuelles Büro haben, dann wende dich dazu an einen Anbieter, bei dem du eine Geschäftsadresse mieten kannst. Nach Abschluss eines Vertrages nutzt du die Adresse des Virtual-Office-Anbieters – und das für verschiedene Zwecke. Zum Beispiel ist es möglich, den Firmensitz deines StartUps unter der gemieteten Adresse laufen zu lassen. Die Daten nennst du dann unter anderem bei der Unternehmensanmeldung, beim Briefverkehr oder im Impressum deiner Firmenwebsite.
Gut zu wissen: Oft lassen sich neben der reinen Adresse auch noch zusätzliche Leistungen buchen. So übernehmen viele Anbieter, bei denen du eine Postanschrift mietest, auch die Weiterleitung deiner Post.
Ist eine virtuelle Adresse für StartUps legal?
Ja, das Mieten einer virtuellen Geschäftsadresse ist legal. Unternehmen können diese Adresse für die Anmeldung eines Gewerbes, für den Eintrag ins Handelsregister oder bei der Steuererklärung verwenden, ebenso für die gesamte schriftliche Korrespondenz.
Wichtig: Die Briefkastenadresse muss wirklich existieren und postalisch erreichbar sein- Im Optimalfall gibt es jemanden, der dringende Dokumente in Empfang nimmt. Das ist beispielsweise bei einem simplen Postfach nicht gegeben.
Was sind die Vorteile einer virtuellen Geschäftsadresse?
Es gibt mehrere Punkte, die für das Anmieten einer Geschäftsadresse sprechen:
Spezielle Büroadresse
Als Solopreneur oder StartUp-Gründer, der sein Unternehmen in den heimischen vier Wänden betreibt, möchtest du vielleicht nicht deine private Adresse bekanntgeben. Eine gemietete Firmenadresse schützt deine Privatsphäre.
Besseres Image
Mietest du für deinen Firmensitz eine Adresse in einer großen Stadt, in einem renommierten Gebiet oder einem bekannten Gebäude, kann dies das Image deines StartUps verbessern.
Geringere Kosten
Ein Virtuelles Büro ist in der Regel deutlich günstiger als ein klassisches Büro. Dies liegt daran, dass du keine Miete für Büroräume zahlen musst.
Hohe Flexibilität
Du und dein Team sind nicht an einen Ort gebunden, um zu arbeiten. Ihr könnt im Home Office, per Remote in einem Cafè oder als Digitale Nomaden geschäftlich aktiv sein.
Welche Nachteile hat ein Virtuelles Büro?
Selbstverständlich hat eine gemietete Postanschrift für dein StartUp auch ein paar Schattenseiten. Zum Beispiel diese:
Kommunikationsprobleme
Mietest du eine Geschäftsadresse an und buchst Zusatzleistungen wie das Weiterleiten der Post oder die Annahme von Telefonanrufen dazu, musst du dem Anbieter voll vertrauen können. Ansonsten könnten Anfragen untergehen und Post verschwinden.
Kein echter Treffpunkt
Wenn du dich mit Kunden, Investoren, Freiberuflern oder deinen ersten Mitarbeitern treffen möchtest, kann die virtuelle Geschäftsadresse ein ungeeigneter Ort sein. Es sei denn, du hast die Möglichkeit, bei deinem Anbieter Räume nach Bedarf anzumieten.
Zweifel an der Seriosität
Wenn ein Selbstständiger, ein Gründer oder ein noch kleines StartUp einen virtuellen Firmensitz mietet, ist das in Ordnung. Wächst das Unternehmen, kann eine Briefkastenadresse die Seriosität deines Unternehmens beeinträchtigen.
Was sollte man bei der Wahl des Virtuellen Firmensitzes beachten?
Überlege dir genau, wo und zu welchen Konditionen du eine Firmenadresse mietest. Achte dabei auf diese Punkte:
Kosten
Der Preis für eine virtuelle Geschäftsadresse kann je nach Anbieter und Leistungen variieren. Vergleiche verschiedene Angebote, um den für dich besten Preis zu finden.
Leistungen
Willst du nur eine Postaanschrift für dein StartUp mieten? Oder möchtest du darüber hinaus spezielle Dienstleistungen in Anspruch nehmen? Denke auch an das Wachstum deines Unternehmens!
Seriosität
Die gewählte Adresse sollte nicht den Eindruck einer dubiosen Briefkastenfirma erwecken. Überprüfe deshalb, ob der Anbieter einen guten Ruf hat und ob die Adresse für deinen Virtuellen Firmensitz geeignet ist.
Rechtliche Anforderungen
Stelle sicher, dass die gemietete Geschäftsadresse den gesetzlichen Anforderungen für dein Unternehmen entspricht. Sie muss als ladungsfähige Anschrift für amtliche Schreiben dienen können und für die Gewerbeanmeldung bzw. den Eintrag ins Handelsregister geeignet sein.
Virtueller Firmensitz: Adresse mieten – ja oder nein?
Für Unternehmer, die Kosten sparen, ihre Privatsphäre schützen und flexibel arbeiten möchten, kann eine Virtuelle Geschäftsadresse eine gute Option sein. Vor allem, wenn du mit deinem StartUp noch am Anfang stehst und erst einmal testen möchtest, ob dein Unternehmen wirklich Aussicht auf Erfolg hat.
Wächst dein Unternehmen und damit auch die Anzahl deiner Mitarbeiter, ist es dagegen oft unumgänglich, ein paar “richtige” Büroräume anzumieten.
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