WaWi System WWS (Bild: Shutterstock)

Was bedeuten eigentlich … WaWi und WWS?

Nicht nur Händler und E-Commerce-treibende Unternehmen müssen ihre WaWi mit dem WWS genau im Blick behalten. Weshalb? Das sind die Gründe.

Was ist WaWi?

Die Abkürzung WaWi steht für Warenwirtschaft. Darunter versteht man die Nachverfolgung aller Waren in einem Unternehmen.

Warum ist Warenwirtschaft wichtig?

Wenn dein StartUp Waren einkauft, Produkte herstellt und diese vertreibt, entstehen Warenströme. Diese musst du erfassen, um beispielsweise zu wissen, wie viel Waren auf Lager sind oder wie viele diesen Monat an Kunden ausgeliefert wurden.

Erfasst du die Warenbestände und -ströme nicht, entstehen schnell Unklarheiten, Bremsklötze und finanzielle Verluste. Um das zu vermeiden, solltest du ein Warenwirtschaftssystem einsetzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem wird abgekürzt WWS oder WaWi-System genannt. Es ist in der Regel ein umfassendes WaWi-Programm, mit dem du alle Vorgänge in deiner Warenwirtschaft erfasst, lenkst und überprüfst.

Moderne WaWi-Systeme installierst du nicht auf lokalen Computern oder deinen Servern, stattdessen laufen sie direkt in der Cloud. Das bedeutet, du kannst jederzeit von deinem PC, Notebook, Tablet oder Smartphone darauf zugreifen. Auch am Wochenende von zuhause aus.

Was bietet ein WWS?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet alle Vorgänge im Einkauf, der Lagerhaltung und Produktion sowie dem Verkauf und Versand ab.

Das heißt, wenn dein Vertrieb Angebote schreibt, das Lager neue Waren reinbekommt, der Versand deine Produkte versendet, und die Finanzabteilung Rechnungen schreibt, wird all das im WWS festgehalten. So bekommst du mit einer Software einen Rundumblick auf deine Distributionskette.

Welche Vorteile bietet ein WaWi-System noch?

Setzt du ein flexibles WWS ein, kannst du es über Schnittstellen mit anderen Programmen verbinden. Zum Beispiel ist es möglich, deine digitale Warenwirtschaft mit deinem Onlineshop zu verknüpfen. Oder es erfolgt ein Austausch mit CRM-Systemen (beispielsweise Salesforce und Hubspot), Finanz- und Buchhaltungsprogrammen (Elster, Lexoffice, Datev etc.) sowie Logistikdienstleistern wie DHL.

Viele WaWi-Systeme sind modular aufgebaut. Das heißt, du kannst sie je nach Bedarf und Unternehmensgröße um neue Funktionen und Module erweitern. So bezahlst du nur für das, was dein StartUp wirklich benötigt.

WaWi und ERP: die Unterschiede

Je mehr dein WWS kann, desto mehr verschwimmen die Grenzen zum ERP. ERP steht für Enterprise Resource Planing. Damit ist ein System gemeint, das die komplette Wertschöpfungskette eines Unternehmens abbildet – von der Ressourcenbeschaffung über die Warenwirtschaft bis hin zu Personal-, Controlling- und Marketing-Tätigkeiten.

Welche Unternehmen benötigen ein WaWi-System?

Einzelhändler und Großhändler sowie Onlineshop-Betreiber sind die typischen Nutzer eines WWS. Auch andere Arten von Unternehmen, die mit Warenströmen zu tun haben, profitieren von einem Warenwirtschaftssystem. Dabei ist die Größe gleichgültig, da viele Programme eben an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können.

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