Digitale Buchführung: Was hat sich 2017 bei den GoBD geändert?

Schreckgespenst GoDB: Spätestens seit diesem Jahr müssen Selbstständige und Unternehmen ihre Buchhaltung speziell digital fürs Finanzamt aufbereiten.

Ein Gastbeitrag von Paul-Alexander Thies

Die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern

Seit die Familie Fugger in Augsburg ihre Bücher führte und Bilanzen erstellte, hat sich an der Buchhaltung einiges verändert. Das ist natürlich eine Untertreibung sondergleichen: Die Digitalisierung hat der Buchhaltung ganz neue Möglichkeiten eröffnet. Wer Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital erfasst und seine Zahlen entsprechend pflegt, hat mit weitaus geringerem Aufwand als früher ständig die finanzielle Situation des Unternehmens im Blick – und das beinahe in Echtzeit. Keine langen Wege mehr, keine Bitte um den Bericht zum letzten Quartal. Ist? Soll? Jetzt!

Was für Unternehmer ein echter Wissensgewinn ist, ist für die Finanzverwaltung aber unter Umständen schwerer zu kontrollieren. Digitale Daten sind manipulierbar, veränderlich und verschwinden in Unauffindbarkeit, wenn sie nicht sorgfältig und konsequent gespeichert vorliegen. Die Nachvollziehbarkeit einer digitalen Buchhaltung muss für den sachkundigen Dritten, also zum Beispiel den Betriebsprüfer des Finanzamtes, gegeben sein.

Daher gelten jetzt die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Was bedeutet GoDB für ein Unternehmen?

Auch digitale Buchführung muss für die Steuerbehörden nachprüfbar und nachvollziehbar bleiben. Das ist das Ziel. Wenn Eingangs- und Ausgangsrechnungen nur noch digital vorliegen, müssen sie wie gehabt, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und zum Beispiel den Regelungen des Handelsgesetzbuches entsprechen.

Nun ist aber jedes Geschäft anders. Die Geschäftskorrespondenz und Unterlagen, die ein Architekt aufbewahren muss, sind zum Teil andere als bei einer Restaurantbesitzerin. Die GoBD gibt daher nur einen Rahmen vor, welchen Anforderungen die Buchhaltung entsprechen soll. Wie du es in deinem Geschäft konkret umsetzt, ist dir überlassen. Setzt du es aber nicht um, dann droht die Steuerschätzung oder der Verlust des Vorsteuerabzugs.

GoDB 2017: Wie setzt man sie um?

Ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung, Lieferschein oder Geschäftskorrespondenz, Daten müssen für einen sachverständigen Dritten wie zum Beispiel einen Finanzbeamten nachvollziehbar und nachprüfbar erfasst und dann auch zugänglich gemacht werden.

Gänzlich selbsterklärend – das wäre toll. Aber es ist auch möglich, mit einer Verfahrensdokumentation zu arbeiten. Dabei handelt es sich um ein Schriftstück, das die organisatorischen und technischen Abläufe im Unternehmen erklärt: ein Organigramm deiner Buchhaltung und Datenspeicherung. Eine Verfahrensdokumentation zeigt, wer was wohin speichert und wie Zuständigkeiten sind.

Wichtig in der IT-basierten Buchhaltung: Du musst Daten vor unbefugtem Zugriff schützen und dafür sorgen, dass sie nicht vor Ende der Aufbewahrungsfristen verloren gehen oder zerstört werden. Die abgelegten Daten dürfen nicht mehr veränderbar sein. Das bedeutet, dass Textverarbeitung und Tabellenkalkulation hier Nachteile haben. Eine in Word erstellte und gespeicherte Rechnung wäre theoretisch noch veränderbar. Hier ist also der Einsatz von spezieller Buchhaltungssoftware und anderen Speicherformaten sicherer.

Weitere Dinge, die bei der neuen GoDB zu beachten sind

Wer Quittungen und Belege nicht sofort in sein Buchhaltungsprogramm eingibt, muss unter anderem dafür sorgen, dass sie chronologisch in der richtigen Reihenfolge bleiben. Von der GoBD sind also auch Eingangsbelege betroffen.

Auch für Bargeschäfte, die über elektronische Kassensysteme oder über Kassenbücher abgewickelt werden, hat sich etwas verändert. Moderne Kassen müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln speichern, die Daten müssen auslesbar sein. Damit erweitert die GoBD die Dokumentationspflicht. Die von der Kasse erstellten Belege und gespeicherten Daten sind jetzt umfangreicher.

Neue GoDB: Vor- oder Nachteile?

Sind das alles Nachteile? Nein, denn auch du erfährst damit mehr über dein Geschäft, wenn du die Daten entsprechend auswertest. Und Buchhaltung hat schon immer einen präzisen Umgang mit Zahlen erfordert. Konsequent sorgfältige Speicherung der Daten, die du sowieso aufbewahren musst, hilft dir bei deinen Steuererklärungen Zeit zu sparen. Und im Fall einer Betriebsprüfung hast du wenig Aufwand mit der Vorbereitung des Termins.


paul-alexander-thies-von-billomatÜber den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, dem Rechnungsprogramm für StartUps, Freiberufler und Selbständige. Als Webanwendung und mit der Billomat-App können Unternehmer ihre Buchhaltung ganz einfach  online erledigen – ganz egal wo und wann.

Übrigens: Im kostenlosen ePaper findest du hilfreiche Informationen und Tipps zum Thema Buchhaltung für Selbstständige und Gründer.

Bilder: Pixabay, Billomat

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