Darf man Excel zur Buchhaltung nutzen? Ist das in Ordnung fürs Finanzamt?

Microsoft Excel kannst du vielseitig nutzen. Doch gilt es als “legal”, damit die einfache und doppelte Buchführung zu machen?

Einfache oder doppelte Buchführung mit Excel?

Wenn du selbstständig bist und die Kleinunternehmerregelung nutzt, fällt deine Buchhaltung in der Regel recht einfach aus. Du musst zum Beispiel keine Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) auf deinen Rechnungen angeben und das Verrechnen der Vorsteuer fällt damit weg.

Auch bei StartUps, die schon einen ordentlichen Umsatz erwirtschaften, kann die Buchhaltung simpel sein. Wenn du und dein Team keine komplexen Eingänge und Ausgänge habt, lässt sich der “Papierkram” flink erledigen.

Somit liegt es in beiden Fällen nahe, die einfache Buchführung oder die doppelte Buchführung mit Excel zu erledigen. Immerhin gibt es dafür zahlreiche Muster im Internet, welche dir die Arbeit erleichtern.

Warum solltest du deine Buchhaltung nicht mit Excel machen?

Ja, im Web findest du viele praktische und auch kostenlose Excel-Vorlagen. Doch das heißt nicht, dass du diese nutzen darfst, um damit deine Buchführung zu erledigen!

Denn das Finanzamt erkennt deine Excel-Buchführung bei einer Prüfung wahrscheinlich nicht an. “Der Grund ist, dass sich Daten und Werte einfach manipulieren lassen, ohne, dass das jemand nachvollziehen kann”, erklärt die Website Buchhaltungssoftware.online.

In der Fachsprache heißt das, deine Buchungen und Angaben sind nicht revisionssicher. Du oder eine andere Person könnten jederzeit Einträge zu deinen Gunsten verändern. Das wäre Steuerbetrug!

Was hat Excel mit den GoBD zu tun?

Das deutsche Bundesfinanzministerium hat Ende 2014 die sogenannten GoBD verabschiedet, die seit Januar 2015 verbindlich gelten. Die Abkürzung GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die Grundsätze setzen die Rahmenbedingungen für die elektronische Archivierung von Dokumenten. Dazu gehört beispielsweise, dass deine Aufzeichnungen in der Buchhaltung vollständig und nachvollziehbar sein müssen. Und dass du deine Daten, die “Bücher”, so ablegen musst, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können.

Für wen gelten die GoBD?

“Von der neuen Regelung sind alle Unternehmer und Selbstständigen betroffen – gleichgültig ob Kleinstbetrieb oder Großkonzern”, stellt Lexoffice.de klar. Somit ist es egal, ob du ein selbstständiger Kleinunternehmer bist oder ein StartUp mit Dutzenden Angestellten leitest: In keinem Fall darfst du deine einfache oder doppelte Buchführung mit Excel erledigen. In allen Fällen verstößt du gegen die GoBD.

Wenn du trotzdem deine Buchführung nur mit dem Microsoft-Programm durchführst, riskierst du großen Ärger! Im Zweifelsfall erkennt dein Finanzamt deine Bücher nicht an und fordert hohe Nachzahlungen. Oder es verhängt als Strafe hohe Bußgelder gegen dich und dein Unternehmen. Willst du das?

Wie umgehst du den Ärger mit dem Finanzamt?

Zum einen solltest du dir eine ordentliche Software für die Buchhaltung anschaffen. Das kann ein Download-Programm oder ein Online-Tool sein. Bekannte Anbieter sind zum Beispiel Sevdesk, Billomat, Sage, Lexware und Debitoor.

Mit dieser Buchhaltungssoftware kannst du unter anderem Angebote erstellen, korrekte Rechnungen schreiben, Belege erfassen, deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen durchführen, dein Geschäftskonto verwalten und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Alle modernen Programme zur Buchführung arbeiten GoBD-konform, indem Sie die Daten sicher speichern und keine Manipulationen erlauben.

Zum anderen solltest du darüber nachdenken, zusätzlich einen Steuerberater zu engagieren. Er gibt dir beispielsweise Tipps zur korrekten Erfassung und Verbuchung der verschiedenen Posten. Und auch er wird dir dringend davon abraten, deine Buchhaltung mit Excel durchzuführen!

Fazit

Selbst die einfache Buchführung mit Excel umzusetzen gilt als No-Go! Zumindest, wenn du das Tabellenprogramm als alleiniges Tool nutzt. Setzt du dagegen hauptsächlich eine Buchhaltungssoftware ein und ergänzend dazu Excel, um beispielsweise Berechnungen zu überprüfen, geht das in Ordnung.

Hast du deine Buchhaltung rechtskonform aufgesetzt, solltest du fortwährend daran arbeiten, deine Prozesse zu beschleunigen. Wie das geht, erfährst du in dieser Podcast-Episode:

Bilder: Freepik, Lexware