Unternehmer erhalten oft täuschend echt aussehende Rechnungen, bei denen es sich um perfide Betrugsmaschen handelt. So wappnest du dich.
Kaum gegründet, schon Betrugsopfer
Du sitzt noch ganz beseelt am Schreibtisch. Der Notartermin liegt erst ein paar Tage zurück, die Eintragung ins Handelsregister ist durch, dein StartUp ist offiziell geboren. Du bist motiviert, voller Pläne und Tatendrang. Die erste Website steht, das Logo glänzt, die E-Mail-Signatur ist schick. Endlich bist du Unternehmer. Endlich dein eigener Chef.
Dann landet ein Brief im Posteingang. Dicker Umschlag, graue Schrift, förmlicher Ton. Oben steht „Zentrale Eintragung für Unternehmensdaten – Dringend!“. Im Text steht: „Zahlung fällig: 289,47 € innerhalb von 5 Werktagen“. Es sieht amtlich aus. Es klingt amtlich. Und du willst ja alles richtig machen, also zögerst du nicht lange – und überweist das Geld.
Ein paar Wochen später erfährst du durch Zufall: Dieser Brief war reine Abzocke, ein Trick. Du bist auf eine der ältesten Gründerfallen hereingefallen – auf eine professionell gestaltete Abzockmasche. Und dein Geld? Ist längst in dunklen Kanälen verschwunden. Willkommen in der traurigen Realität vieler Gründer.
In diesem umfangreichen Ratgeber stellen wir dir die gängigsten Betrugsmaschen vor. Wir erklären, …
- wie du solche Schreiben schnell entlarvst,
- was du dagegen tun solltest,
- und wie du reagieren kannst, wenn du bereits in die Falle getappt bist.
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Gefälschte Handelsregister-Rechnungen
💠 Eine der ersten Betrugsmaschen trifft viele Unternehmer unmittelbar nach der Firmengründung. Sobald deine Firma im Handelsregister steht, werden die Daten öffentlich bekannt gemacht – das ist Pflicht und geschieht im elektronischen Bundesanzeiger.
💠 Diese Transparenz nutzen Betrüger brutal aus: Täglich durchsuchen sie neue Handelsregister-Veröffentlichungen und schicken gefälschte Rechnungen an Gründer. Die Schreiben erwecken den Eindruck, vom Amtsgericht oder von einer anderen offiziellen Stelle zu stammen. Oft enthalten sie sogar Ausschnitte des echten Registerauszugs oder amtlich wirkende Wappen und Paragraphenzitate, um Seriösität vorzugaukeln.
💠 Typisch für diese „Handelsregister-Abzocke“ ist, dass du zur Zahlung einer Registrierungsgebühr aufgefordert wirst – meist deutlich höher als die echte Gebühr. Eine Handelsregistereintragung kostet offiziell rund 300 Euro, doch die Fake-Rechnungen verlangen gerne 600, 800 oder noch mehr Euro. In einem Fall wurden sogar über 3.000 Euro gefordert!
💠 Manchmal sind die Abzocker jedoch schlau und setzen genau den echten Betrag von 300 Euro an, um keinen Verdacht zu erregen. Immer aber landet das Geld auf dem Konto der Betrüger. Die angegebene IBAN führt direkt zu den Gaunern, oft ins Ausland.
💠 Um Druck zu machen, setzen die Schreiben ultrakurze Zahlungsfristen von nur wenigen Tagen. Sie drohen mit Verzugsgebühren oder anderen Konsequenzen. Das Ziel: Dich verunsichern und dazu bringen, die Rechnung vorschnell zu begleichen, noch bevor die echte Amtsrechnung kommt.
👆 Lass dich von solchen Schreiben nicht einschüchtern! Offizielle Rechnungen für den Handelsregistereintrag kommen immer vom zuständigen Amtsgericht bzw. der Justizkasse, niemals von einer privaten GmbH oder einem „Register e.V.“. Und die Zahlungsfrist beträgt in der Regel 14 Tage oder mehr, nicht bloß drei bis fünf Tage.
Kostenpflichtige Register-Einträge
🔷 Eine seit Jahrzehnten gängige Betrugsmasche ist der Adressbuchschwindel, auch bekannt als Branchenbuch- oder Gewerberegister-Abzocke. Dabei erhältst du ein Schreiben (oft als Formular), das wie eine Rechnung oder ein amtliches Schreiben aussieht – zum Beispiel wie beim Weka Media Firmeneintrag.
🔷 Man suggeriert dir, dass dein Unternehmen sich in ein gewerbliches Register eintragen müsse. Oder es wird angegeben, dass bereits ein Vertrag besteht, den du nun bezahlen sollst. Tatsächlich verbirgt sich dahinter kein offizielles Register, sondern ein privates Adressverzeichnis, das meist völlig nutzlos ist.
🔷 Wie funktioniert diese Masche? Nach der Handelsregister-Bekanntmachung oder einer Gewerbeanmeldung greifen dubiose Adressbuch-Verlage deine Firmendaten ab. Kurz darauf schicken sie dir ein „Angebotsformular“, das mit offizieller Optik, Behörden-Jargon und manchmal sogar deinem veröffentlichen Registertext arbeitet. Im Fettdruck prangt etwa „Ihre Rechnung“ oder es wird ein „Pflichteintrag“ in ein Register nahegelegt.
🔷 Im Kleingedruckten versteckt sich dann der Hinweis, dass es sich nur um ein Angebot handelt. Erst wenn du das Formular unterschreibst und zurückschickst oder bezahlst, kommt ein Vertrag zustande. Oft schließt du damit ungewollt ein mehrjähriges, kostenpflichtiges Abo für einen Eintrag in einer privaten Datenbank ab.
🔷 Die Betrüger setzen darauf, dass man das Kleingedruckte übersieht und die Scheinforderung aus Routine bezahlt – insbesondere in hektischen Zeiten. Die Beträge wirken relativ gering (oft ein paar hundert Euro jährlich), damit es weniger auffällt.
🔷 Existenzgründer und junge Unternehmen sind bevorzugte Opfer dieser Masche, denn sie kennen solche Tricks noch nicht. Laut dem Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität entsteht durch Adressbuch-Betrüger jährlich ein Schaden von etwa 350 Millionen Euro. Ein sehr lukratives Geschäft für die Abzocker.
👆 Wichtig zu wissen: Kein Unternehmen ist verpflichtet, sich in irgendwelche privaten Firmenregister oder Adressbücher einzukaufen. Pflicht ist nur der Eintrag im amtlichen Handelsregister (falls für deine Rechtsform vorgeschrieben). Dafür kommt, wie gesagt, die Rechnung vom Amtsgericht und nicht von einem ominösen Branchenverzeichnis.
Falschen Gebühren: USt-IdNr., Transparenzregister & Co.
🔵 Nicht nur Handelsregister und Branchenverzeichnisse stehen im Visier der Betrüger. Mittlerweile versenden Abzocker auch massenhaft Fake-Briefe und Mails im Namen diverser Behörden und Institutionen. Ziel sind meist Unternehmen, die gerade etwas bei einer Behörde beantragt haben. Zwei häufige Beispiele sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und das Transparenzregister.
🔵 Wenn du eine Umsatzsteuer-ID beantragst, wirst du vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kostenlos registriert. Es fallen also keine Gebühren an. Betrüger nutzen jedoch die Daten neu registrierter Firmen, um amtlich aussehende Briefe zu versenden, in denen eine kostenpflichtige Registrierung deiner USt-IdNr. angeboten wird.
🔵 Ähnlich perfide: Die Betrüger geben sich als BZSt aus und behaupten, man hätte eine Steuererstattung. Man will dich hiermit auf Phishing-Links locken. Merke dir: Die Vergabe der USt-IdNr. ist immer kostenlos und offizielle Stellen fragen niemals per E-Mail nach deinen Kontodaten!
🔵 Auch gefährlich ist die Transparenzregister-Masche, denn fast alle Unternehmen müssen wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister eintragen. Unseriosen Gestalten haben auch hier versucht, zu kassieren. Es wurden zum Beispiel E-Mails von einer angeblichen „Organisation Transparenzregister e.V.“ versandt. Darin wurde behauptet, man müsse sich kostenpflichtig auf einer bestimmten Website registrieren – verbunden mit der Drohung hoher Bußgelder, falls man der Mitteilungspflicht nicht nachkommt.
🔵 Ähnliches gilt für andere Behörden: Betrüger verschicken auch Fake-Briefe im Namen vom Finanzamt, von der Berufsgenossenschaft, der IHK/HWK oder sogar der Polizei. Das Schema ist meist das Gleiche. Es wird eine Gebühr oder Strafe gefordert, die Zahlung soll auf ein fragwürdiges Konto erfolgen.
👆 Sei dir bewusst: Behörden fordern niemals Zahlungen auf diese Weise ohne vorherigen Bescheid. Insbesondere drohen sie nicht per E-Mail mit sofortigen Strafen, sondern verschicken offiziell Post mit Rechtsbehelfsbelehrung.
Betrug mit Marken- und Patentverlängerungen
🔻 Auch Inhaber von Marken oder Patenten werden gezielt abgezockt. Ein aktuelles Beispiel ist ein Schreiben der DMSV Deutsche Markenschutzverlängerung UG. Dieses Unternehmen versendet amtlich wirkende Briefe an Markeninhaber, deren Markenschutz demnächst abläuft. Das Schreiben trägt den Titel „Markenverlängerung“, zeigt Registerdaten und sogar einen Adler im Briefkopf. Eben alles, um einen amtlichen Eindruck zu erwecken.
🔻 Tatsächlich handelt es sich aber nicht um Post vom Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA), sondern um ein privates Angebot für einen Verlängerungs-Service (DMS genannt). Und der hat es in sich: Die DMSV verlangt 1.300 Euro Gebühren, obwohl die offizielle Verlängerung beim DPMA nur 750 Euro kostet. Die Differenz von 550 Euro würde quasi für eine einzige Überweisung in die Kasse der DMSV fließen.
🔻 Diese Marken-Verlängerungsbriefe sind besonders perfide, weil sie tatsächlich einen realen Vorgang (Markenschutz-Erneuerung) mit einer überteuerten Dienstleistung koppeln. Viele Empfänger zahlen aus Angst, sonst ihre Marke zu verlieren. Sie übersehen den versteckten Hinweis, dass es nur ein „entgeltliches Serviceangebot“ ist. Der Hinweis steht nämlich gut versteckt im Fließtext
👆 Unser Rat bei solchen Schreiben: Unterschreibe oder überweise nichts! Wenn du deine Marke verlängern möchtest, kannst du das ganz einfach direkt beim DPMA beantragen oder einen seriösen Anwalt damit beauftragen. Du brauchst keine zwischengeschaltete, private Firma dafür, denn das DPMA verschickt sechs Monate vor Ablauf übrigens selbst eine Erinnerung – kostenlos und ohne Zahlungsaufforderung.
Fake-Inkasso-Schreiben und erfundene Mahnungen
🛑 Eine weitere fiese Masche: gefälschte Inkasso-Briefe oder Mahnschreiben. Hier behaupten Betrüger, du hättest eine offene Rechnung oder einen Vertrag nicht bezahlt, und nun würde ein Inkassounternehmen Geld eintreiben. Solche Schreiben wirken einschüchternd.
🛑 Die Verbraucherzentrale berichtet, dass regelmäßig betrügerische Inkasso-Schreiben im Umlauf sind. Teils werden dabei sogar echte Inkasso-Firmen oder Anwaltskanzleien missbraucht. Die Betrüger nutzen hier die Namen, Logos und andere vertrauenserweckenden Merkmale. Nur die Kontoverbindung hat in all diesen Fällen nichts mit dem echten Unternehmen zu tun.
🛑 Woran erkennst du solche Fake-Inkasso-Schreiben? Meist steht ein hoher Druck dahinter („letzte außergerichtliche Mahnung“ oder „Gerichtsvollzieher kommt“). Prüfe genau, ob du überhaupt bei der genannten Firma Kunde bist oder die angebliche Rechnung kennst. Ein klares Alarmsignal ist, wenn die Zahlung ins Ausland gehen soll – erkennbar an der IBAN-Länderkennung. Kein seriöses deutsches Inkasso würde dich auffordern, auf ein ausländisches Konto zu überweisen.
👆 Ganz wichtig: Nicht zahlen, nicht unterschreiben, nicht antworten, solange der Fall nicht zweifelsfrei geklärt ist. Lass dich durch Drohungen nicht panisch machen. Bei echten Inkasso-Forderungen hättest du normalerweise zuvor Mahnungen vom ursprünglichen Gläubiger erhalten. Im Zweifelsfall kontaktiere die angebliche Inkasso-Firma über offiziell recherchierte Kontaktdaten oder hole Rat bei deiner Verbraucherzentrale ein.
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Typische Warnsignale: So erkennst du Betrugsbriefe
Wie kannst du Fake-Rechnungen und Betrugsschreiben erkennen, bevor es zu spät ist? Hier eine Checkliste mit häufigen Merkmalen solcher Schreiben:
✅ Ungewöhnliche IBAN
Schau dir die IBAN des Empfängers genau an! Beginnt sie nicht mit DE, sondern zum Beispiel mit LT, BG, IT oder ES? Achtung! Eine ausländische IBAN ist oft ein klares Warnsignal für Betrug. Aber auch eine deutsche IBAN schließt Abzocke nicht aus. Dann sollte zumindest der Empfängername stutzig machen.
✅ Unpassender Zahlungsempfänger
Offizielle Rechnungen von Behörden laufen immer über die Landesjustizkasse oder eine öffentliche Kasse. Als Empfänger steht dann z.B. „Justizkasse <Bundesland>“. Taucht stattdessen ein Firmenname (GmbH, UG, e.V.) als Überweisungsempfänger auf, ist etwas faul.
✅ Zweifelhafte Namen
Klingt der Name des Absenders vielleicht „amtlich“, ist aber gar keine Behörde (Beispiel: „Deutsches Register AG“)? Wirst du stutzig? Dann recherchiere diesen Namen im Internet. Oft findest du so schon Hinweise auf einen Betrugsversuch.
✅ Kleingedrucktes und AGB
Betrüger verstecken gerne Hinweise auf die Freiwilligkeit oder Vertragsnatur im Kleingedruckten. Lies immer das Kleingedruckte auf solchen Schreiben. Formulierungen wie „dies ist ein Angebot“, „jährlich kündbar“ oder „freiwillige Eintragung“ entlarven die Abzocke.
✅ Drohungen und Dringlichkeit
Fake-Briefe setzen oft unrealistisch kurze Fristen (meist drei bis sieben Tage) und drohen sofort mit Mahngebühren, Vollstreckung oder Strafen. Das soll dich unter Stress setzen. Echte Behördenbescheide haben in der Regel 14 Tage Zahlungsziel oder informieren zunächst sachlich über einen Vorgang ohne Panikmache.
✅ Unerwartete oder doppelte Rechnung
Frage dich immer: Wofür soll ich überhaupt zahlen? Hast du diese Leistung bestellt oder beantragt? Wurde die Gebühr vielleicht schon beim Notar oder der Behörde entrichtet? Beispielsweise kommen Handelsregister-Kosten immer über den Notar/Amtsgericht, du bekommst keine zweite Rechnung von irgendwo anders. Wenn du zwei Rechnungen für den gleichen Vorgang bekommst, ist eine davon wahrscheinlich Fake.
✅ Grammatik, Sprache und Details
Zwar werden die Fake-Schreiben immer professioneller, doch manchmal finden sich Rechtschreibfehler, seltsame Formulierungen oder logische Brüche. Beispiel: Auf einem gefälschten Amtsgericht-Briefkopf war ein Richter aus Düsseldorf genannt, aber die Kontoverbindung ging an eine Stelle in Frankfurt. Solche Unstimmigkeiten verraten den Schwindel.
✅ Gewöhnliche Mailadressen
Ein ganz simples Zeichen, dass ein Schreiben nicht echt ist, sind die simplen Mailadressen! Denn eine Behörde oder eine seriöse Firma nutzt kein Gmail-, GMX- oder Web.de-Konto.
✅ Kein offizielles Wappen/Siegel
Viele Fakes drucken irgendeinen Adler oder ein generisches Wappen aufs Papier. Das echte Behörden-Siegel oder offizielle Logo fehlt aber meist. Bei Marken-Betrugsschreiben fehlt zum Beispiel das offizielle DPMA-Logo und es steht nicht deine vollständige Register-Nummer drauf, sondern nur irgendwas Allgemeines.
👆 Kurz gesagt: Bleib skeptisch, wenn du unerwartet aufgefordert wirst, Geld zu überweisen. Im Zweifel ruf direkt bei der Behörde an, von der das Schreiben angeblich stammt, und frage nach. Oder kontaktiere deinen Notar bzw. deine IHK – sie kennen diese Maschen und können Rat geben.
Wie du dich vor Betrugsbriefen schützen kannst
Die beste Waffe gegen Abzocke ist Information und gesunde Skepsis. Hier ein paar präventive Tipps:
🟩 Wisse, was dich erwartet
Informiere dich bereits bei der Gründung, welche offiziellen Schreiben auf dich zukommen (Handelsregister-Rechnung, IHK-Mitgliedschaft und so weiter). Wenn du weißt, wer dir schreiben wird und wie hoch die Ausgaben sind, erkennst du Fälschungen leichter. Beispielsweise kostet ein neuer Handelsregistereintrag meist rund 150 bis 200 Euro Gerichtskosten plus Notarkosten – alles andere ist verdächtig.
🟩 Interne Abläufe
Falls du Mitarbeiter hast oder eine Buchhaltung, schärfe allen Beteiligten ein, solche Rechnungen genau zu prüfen. Lieber soll eine Rechnung einmal zu oft hinterfragt als blind bezahlt werden. Gerade in der Anfangszeit kannst du beispielsweise festlegen, dass keine Zahlung ohne deine persönliche Prüfung erfolgt, wenn es um Behördengebühren geht.
🟩 Im Zweifel
Zögere nie, bei Unklarheiten einfach bei der genannten Behörde direkt anzurufen. Die offiziellen Stellen kennen diese Betrugsmaschen oft schon und können dir sofort sagen, ob das Schreiben echt ist. Scheue dich auch nicht, „dumme Fragen“ zu stellen. Diese Fragen können dich vor teurem Schaden bewahren.
🟩 Google-Recherche hilft
Viele der Betrugsfirmen sind keine Unbekannten. Eine schnelle Internetsuche nach dem Namen des Absenders oder der Konto-IBAN wirkt Wunder. Oft stolperst du binnen Sekunden auf negative Foreneinträge oder Warnmeldungen.
🟩 Digitalen Fallen vermeiden
Gerade bei E-Mails: Nicht auf Links klicken und keine Dateianhänge öffnen, wenn dir etwas spanisch vorkommt. Ein offizielles Inkasso schickt dir keine ZIP-Datei mit einem gerichtlichen Mahnbescheid. So etwas kommt per Post vom Mahngericht.
🟩 Schutzverband informieren
Es gibt in Deutschland den Deutschen Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität (DSW), der solche Fälle sammelt. Du kannst verdächtige Schreiben dort melden. Damit trägst du dazu bei, dass die Maschen bekannt und vielleicht strafrechtlich verfolgt werden.
👆 Bleib stets aufmerksam! Betrüger mögen ihre Methoden verfeinern, aber sie verwenden immer wieder ähnliche Tricks. Wenn du die oben genannten Warnsignale beherzigst, wirst du die meisten Fake-Briefe enttarnen, bevor sie dir dein Geld aus der Tasche ziehen.
Was tun, wenn du bereits gezahlt hast?
Trotz aller Vorsicht kann es passieren: Man hat in einem unachtsamen Moment bezahlt oder ein Formular unterschrieben und abgeschickt. Du bist nicht der Erste und nicht der Letzte, dem das passiert. Schäme dich nicht, sondern werde jetzt aktiv.
Folgende Schritte sind ratsam, wenn du auf einen Betrugsbrief hereingefallen bist:
⭐ Beweise sichern
Hebe das betrügerische Schreiben gut auf. Mache Kopien oder Fotos davon. Notiere dir Datum, Betrag, Kontonummer und alle verfügbaren Infos. Diese Beweise brauchst du für spätere Schritte.
⭐ Bank kontaktieren
Melde dich umgehend bei deiner Bank und erkläre den Vorfall. Vielleicht lässt sich eine Überweisung noch rückgängig machen, wenn sie ganz frisch raus ist. Bei Lastschriften kannst du innerhalb von acht Wochen den Betrag zurückbuchen lassen.
⭐ Schaden begrenzen
Falls du durch Unterschrift in eine Vertragsfalle (zum Beispiel ein Adressbuch-Abo) geraten bist, dann erkläre umgehend schriftlich den Widerruf oder die Anfechtung des Vertrags wegen arglistiger Täuschung. Sende dies per Einschreiben/Rückschein an die Firmenadresse des Abzockers. Damit stellst du klar, dass du dich getäuscht fühlst und nicht an den Vertrag gebunden bist.
⭐ Rechtsrat einholen
Suche dir am besten einen anwaltlichen Rat, speziell wenn es um größere Beträge geht oder der Betrüger weiter Forderungen stellt. Es gibt Kanzleien, die sich auf solche Wirtschaftsbetrugsfälle spezialisiert haben. Ein Anwalt kann prüfen, ob ein Vertrag gültig ist oder ob du eventuell nichts zahlen musst. In vergleichbaren Fällen haben Gerichte oft zugunsten der Betrogenen entschieden, gerade wenn versteckte Kosten im Spiel waren.
⭐ Anzeige erstatten
Auch wenn die Chancen, das Geld zurückzubekommen, gering sind – erstatte trotzdem Strafanzeige bei der Polizei wegen Betrugs. Jede Anzeige hilft, das Ausmaß dieser Kriminalität sichtbar zu mache. Je mehr Fälle bekannt sind, desto mehr Ressourcen werden hoffentlich für die Verfolgung bereitgestellt.
⭐ Schutzverband informieren
Melde den Vorfall dem oben erwähnten DSW (Deutscher Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität e.V.). Diese Organisation sammelt Fälle, warnt andere Unternehmen und arbeitet mit Behörden zusammen. Deine Meldung kann helfen, andere zu warnen oder langfristig doch Täter zu ermitteln.
⭐ Kopf hoch
Mach dir klar, dass viele Betrüger extrem professionell vorgehen. Sie optimieren ihre Maschen seit Jahren und selbst vorsichtige Menschen können in einem unbedachten Moment darauf hereinfallen. Du bist also kein „Dummkopf“, sondern Opfer einer ausgeklügelten Falle geworden. Wichtig ist, dass du daraus lernst und die Sache zukünftig noch skeptischer angehst.
Fazit
Betrugsbriefe an Unternehmer sind eine reale Gefahr, besonders in den ersten Wochen nach der Gründung. Die Absender geben sich Mühe, ihre Schreiben amtlich und überzeugend wirken zu lassen. Ob gefälschte Handelsregister-Rechnung, Adressbuch-Angebot, Scheingebühr für die USt-IdNr. oder ein Fake-Inkasso – all diese Abzocken basieren darauf, dass jemand ohne genaues Hinsehen zahlt.
Lass dir von diesen Betrügern nicht die Laune am Unternehmerdasein verderben! Nimm dir die Zeit, (vermeintlich) amtliche Schreiben zu prüfen, frag im Zweifel bei offiziellen Stellen nach und zahle nie unter Druck. Sollte dennoch ein Betrüger Erfolg gehabt haben, dann schäm dich nicht, sondern unternimm die richtigen Schritte, um den Schaden zu begrenzen und den Vorfall zu melden.
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Hinweis: Die in diesem Beitrag genannten Informationen stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Falls du eine rechtliche oder steuerliche Beratung benötigst, dann wende dich bitte an einen qualifizierten Experten, zum Beispiel an eine Rechts- oder Steuerkanzlei.
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