Mit Stechuhr, per App oder einfach mit Excel: Wie muss man die Arbeitszeit dokumentieren? Hier gibt’s die Antwort und wichtige Fakten.
Die Arbeitszeiterfassung sorgt Unsicherheit bei Unternehmen
Wenn du in den letzten Jahren die Medien verfolgt hast, hast du sicherlich auch vom Wirbel rund um die Arbeitszeiterfassung mitbekommen. Denn im Mai 2019 entschied der EuGH (Europäischer Gerichtshof), dass Unternehmen in der EU verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Im September 2022 bestätigte das deutsche Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Trotz dieser Urteile und Beschlüsse gibt es aktuell noch keine klare gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland, was natürlich zu Unsicherheiten und Diskussionen führt.
Was gilt nun bei der Erfassung der Arbeitszeit?
Auf der FAQ-Seite des BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) steht unter anderem folgende Erklärung: “§ 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit über acht Stunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen. Der Arbeitgeber hat die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorzulegen oder zur Einsicht zuzusenden.”
Das bedeutet: Unternehmen müssen dafür sorgen, dass ihre fest angestellten Mitarbeiter ihre Arbeitszeit aufzeichnen können. Je nach Betriebsgröße gibt es jedoch unterschiedliche Anforderungen an die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung.
Wie muss in StartUps die Arbeitszeit erfasst werden?
Derzeit können Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten frei entscheiden, wie die Arbeitszeit erfasst wird. Das bedeutet, dass viele StartUps, Kleinst- und Kleinunternehmen ihre Arbeitszeiterfassung nicht unbedingt elektronisch oder digital durchführen müssen, sondern auch zum Papier greifen dürfen.
Fällt dein StartUp in diese Unternehmensgröße, können deine Angestellten zum Beispiel eine kostenlose Vorlage zur Arbeitszeiterfassung in Word oder Excel nutzen. Oder du führst ein digitales Zeiterfassungssystem ein.
Brauchen Unternehmen bald eine Stechuhr?
Jein. Eine Stechuhr, auch Stempeluhr oder Kontrolluhr genannt, ist ein Gerät zur Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern. Sie wurde in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts entwickelt und ist somit ziemlich alt.
Die klassische Stempeluhr hat jedoch einige moderne Nachfahren. So werden elektronische Systeme oder Apps zur Arbeitszeiterfassung auch als Stechuhr bezeichnet, obwohl sie technisch gesehen natürlich anders funktionieren.
Das heißt: Wenn dein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter digital erfassen muss, sollte es eine Stempeluhr anschaffen. Das kann also eine Stempeluhr-Software für den PC oder eine digitale Stempeluhr-App für Tablets und Smartphones sein.
Was ist bei einer Stempeluhr-Software zu beachten?
Zum einen muss die Arbeitszeiterfassung mit einer digitalen Stempeluhr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehört unter anderem, dass die Computersoftware oder die mobile Anwendung den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters festhält. Außerdem sollte die Anwendung die Daten sicher und manipulationssicher speichern. Sinnvoll sind auch Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungsprogrammen, um die Arbeitszeitdaten zu übertragen.
Neben den technischen und rechtlichen Aspekten solltest du noch auf einen weiteren Punkt achten: die Benutzerfreundlichkeit. Deine Mitarbeiter, aber auch die Fachleute in der Personalabteilung müssen sich schnell mit der Software zurechtfinden und sie gerne täglich nutzen.
Fazit: Eine Stempeluhr ist zeitgemäß
Kleine Unternehmen, beispielsweise junge StartUps, können Ihre Arbeitszeiterfassung noch recht klassisch durchführen. Aber nicht erst, wenn dein Unternehmen wächst, solltest du über eine moderne Stempeluhr nachdenken. Denn mit ihr gibt es keine Missverständnisse und keine Probleme bei der Abrechnung der geleisteten Stunden. Somit kann sich auch schon bei wenigen Angestellten die Anschaffung einer App oder Software zur Arbeitszeiterfassung lohnen.
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