Dokumentenmanagement-Systeme im Vergleich: Welches DMS passt am besten zu deiner Firma?

Lass dich nicht von Papierstapeln erschlagen! So findest du für dich und dein Team eine passende, digitale Lösung, um Dokumente zu managen.

Was bringt ein Dokumentenmanagement-System?

Wie viel Zeit verbringen deine Mitarbeiter täglich damit, nach Dokumenten zu suchen? Wie oft müssen sie sich durch unübersichtliche Ordnerstrukturen klicken, Kollegen nach der richtigen Dateiversion fragen oder auf Freigaben warten?

Diese ineffizienten Prozesse kosten nicht nur Nerven und Produktivität, sondern können auch zu Fehlern führen. Veraltete Informationen erhöhen das Risiko falscher Entscheidungen. Und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen wird schnell zur Belastung.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) löst genau diese Probleme. Es sorgt für eine zentrale, klar strukturierte Ablage aller wichtigen Unternehmensdokumente. Statt verstreuter Dateien auf Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern hat dein Team eine gemeinsame, verlässliche Quelle für alle Informationen.

Darüber hinaus lassen sich Arbeitsabläufe wie die Rechnungsfreigabe oder Vertragsprüfung automatisieren und beschleunigen. Das spart Zeit, verbessert die Nachvollziehbarkeit und erhöht die Sicherheit im täglichen Arbeiten. Da es auf dem Markt eine Vielzahl an Lösungen gibt, zeigen wir dir in diesem Artikel verschiedene sehr gute Systeme im Vergleich und unterstützen dich dabei, das passende DMS für dein Unternehmen zu finden.

Kriterien für die Auswahl des richtigen DMS

Die Wahl eines Dokumentenmanagement-Systems ist mehr als nur eine technische Entscheidung. Sie bestimmt, wie effizient und sicher dein Unternehmen künftig arbeitet.

Doch wie findest du heraus, welche DMS-Lösung wirklich zu deinen Abläufen, deinem Team und deinen Zielen passt? Um langfristig von deiner Investition zu profitieren, solltest du die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften genau festlegen und zu überprüfen.

Die folgenden Kriterien helfen dir dabei, das passende Dokumentenmanagement-System zu finden:

✅ Benutzerfreundlichkeit
Ein DMS entfaltet seinen Nutzen nur dann voll, wenn es alle Teams gerne verwenden. Eine klare, moderne und leicht verständliche Oberfläche, die ohne aufwendige Schulungen funktioniert, ist daher extrem wichtig.

✅ Skalierbarkeit
Vom StartUp zum ScaleUp, vom Solo-Unternehmer zum CEO eines Unicorns: Unternehmen entwickeln sich weiter. Dein DMS sollte das ebenfalls tun. Eine gute Lösung wächst mit deinem Bedarf, egal ob du ein kleines Team oder ein große Firma mit vielen Usern hast.

✅ Integrationen
Ein starkes DMS fügt sich reibungslos in deine bestehende IT-Systemlandschaft ein. Schnittstellen zu Systemen wie ERP, CRM, FiBu und Microsoft 365 sorgen dafür, dass Informationen ohne Brüche fließen.

✅ Sicherheit
Der Schutz sensibler Daten ist ein elementar. Achte daher darauf, dass das Dokumentenmanagement-System moderne Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, rollenbasierte Rechteverwaltung und Hosting in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU oder Deutschlands bietet.

✅ Flexibilität
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Die besten DMS-Anwendungen lassen sich individuell konfigurieren und unterstützen verschiedene Betriebsmodelle – zum Beispiel Cloud, On-Premises oder Hybrid.

Die besten Dokumentenmanagement-Systeme im Überblick

Nachdem du nun theoretisch weißt, worauf es bei der Auswahl eines DMS ankommt, folgt jetzt der Blick in die Praxis. Der ist gar nicht so einfach, denn der Markt entwickelt sich rasant weiter. Er bietet Lösungen für unterschiedlichste Bedürfnisse – von einfachen Cloud-Systemen für kleine Teams bis hin zu leistungsstarken Plattformen, die speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind.

Um dir die Orientierung zu erleichtern, haben wir hier eine Auswahl der bekanntesten und meistgenutzten Systeme zusammengestellt. Die Übersicht soll dir als Ausgangspunkt dienen, um die passenden Anbieter zu vergleichen.

Amagno

Amagno versteht sich als moderner „Digital Workplace“. Dieser bietet eine umfassende DMS- und ECM-Lösung (Enterprise Content Management) für die digitale Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten.

Die Plattform kombiniert eine intuitive Benutzeroberfläche mit automatischer Datenerkennung, GoBD-konformer Ablage und digitalen Workflows. Ideal, um papierlose und medienbruchfreie Prozesse im Arbeitsalltag umzusetzen.

Dank integriertem Intelligent Document Processing (IDP) werden Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und verarbeitet. Mit Amagno.AI geht die Lösung noch einen Schritt weiter: Das KI-System ermöglicht es, in natürlicher Sprache mit deinen Dokumenten interagieren, Fragen zu stellen oder Aufgaben anzustoßen.

M‑Files

M-Files setzt auf eine Metadaten-basierte Struktur. Diese ermöglicht es, Dokumente unabhängig vom Speicherort anhand ihres Inhalts und Kontexts zu finden. 

Auch diese DMS-Plattform kombiniert KI-gestützte Automatisierung mit einer intelligenten Suchfunktion, M-Files Aino genannt. Zusammenfassungen, Klassifizierungen und Workflow-Empfehlungen lassen sich derart automatisieren. Ebenso klasse: Durch die enge Integration von Microsoft 365, Teams, Outlook, SharePoint und anderen Systemen können die Dokumente und Daten direkt in deinen gewohnten Arbeitsumgebungen verwaltet werden.

Microsoft SharePoint

Eine webbasierte Plattform für Kollaboration, Dokumentenverwaltung und Intranet-Aufbau, das bietet Microsoft SharePoint. Die Applikation ist nahtlos in Microsoft 365 integriert.

SharePoint bietet Funktionen wie Workflow-Automatisierung, Versionskontrolle, Compliance-Management und die Verwaltung über Metadaten. Ein großer Vorteil: Die Dokumente können direkt in vertrauten Anwendungen wie MS Teams, Outlook oder Word geöffnet und bearbeitet werden – auch mobil und plattformübergreifend.

Dein Unternehmen profitiert bei diesem DMS von der hohen Skalierbarkeit, der flexiblen Rechteverwaltung und der zentralen Bereitstellung von Inhalten. Das ermöglicht einen effizienten, teamübergreifenden Informationsaustausch.

ecoDMS

ecoDMS ist eine erschwingliche und skalierbare DMS-Lösung „made in Germany“. Sie ermöglicht eine revisionssichere Archivierung nach GoBD, DSGVO und E-Invoicing-Standards. Die Dokumentenmanagement-Software bietet Funktionen wie OCR-Volltextsuche, automatische Klassifizierung, Duplikaterkennung sowie digitale Workflows über ecoWorkflow.

Alle Dokumente können plattformübergreifend unter Windows, Linux, macOS und auf mobilen Geräten verwaltet werden. Durch das günstige Lizenzmodell ist ecoDMS besonders für kleine und mittlere Unternehmen interessant, die eine unkomplizierte DMS-Anwendung suchen.

DocuWare

DocuWare unterstützt Unternehmen, wie es sich für ein DMS gehört, bei der digitalen Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Die Lösung kombiniert leistungsstarke Automatisierungsfunktionen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. DocuWare lässt sich außerdem flexibel in bestehende Systeme wie Microsoft 365, SAP oder ERP-/CRM-Anwendungen integrieren.

Besonders im Mittelstand ist DocuWare weit verbreitet, da es sowohl als Cloud- als auch als On-Premises-Version verfügbar ist. Mit Funktionen wie revisionssicherer Archivierung, digitaler Rechnungsverarbeitung, intelligenter Indexierung und rollenbasiertem Zugriff sorgt die DMS-Software für strukturierte, sichere und nachvollziehbare Prozesse.

Welches DMS ist das beste? 

Die Frage nach dem „besten“ Dokumentenmanagement-System lässt sich nicht pauschal beantworten. Das ideale DMS richtet sich komplett nach deinen Zielen und Rahmenbedingungen. Zwei Beispiele:

🔷 Legst du größten Wert auf hohe Nutzerakzeptanz, eine sehr intuitive Bedienung und einen schnellen, cloudbasierten Start, kann eine Plattform wie Amagno punkten. 

🔷 Ist dein Unternehmen im Microsoft-Universum unterwegs? Arbeiten deine Angestellten intensiv mit Microsoft 365, könnte die nahtlose Integration von Microsoft SharePoint die passendere Wahl sein.

Entscheidend ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie digitalaffin ist dein Team? Welche Systeme müssen angebunden werden? Wie viel Budget steht bereit? Je genauer du diese Fragen beantwortest, desto treffsicherer fällt deine Entscheidung aus.

Was muss man bei der Implementierung eines DMS beachten? 

Eine DMS-Software entfaltet ihren vollen Nutzen erst dann, wenn sie erfolgreich eingeführt und danach aktiv genutzt wird. Dein Team muss das System akzeptieren. Die Prozesse müssen reibungslos funktionieren und der versprochene Mehrwert im Alltag spürbar sein.

Die folgenden Schritte helfen dir, die DMS-Einführung strukturiert anzugehen, typische Stolpersteine zu vermeiden und von Beginn an die Grundlage für eine erfolgreiche Nutzung zu schaffen.

➡ Ziele festlegen und Prozesse prüfen
Bevor du mit der Implementierung beginnst, solltest du genau wissen, was du erreichen willst. Analysiere hierzu deine bestehenden Abläufe und identifiziere Schwachstellen. Formuliere daraus konkrete, messbare Ziele. Zum Beispiel: „Die Suchzeit für Rechnungen muss um 50% reduziert werden.“ So lässt sich der Erfolg später objektiv bewerten.

➡ Mitarbeiter frühzeitig einbinden
Ein DMS-Projekt ist immer auch ein Veränderungsprozess. Binde dein Team deshalb von Anfang an ein. Benenne beispielsweise eine verantwortliche Person sowie ein Projektteam aus verschiedenen Abteilungen. Kommuniziere klar, welchen Nutzen das System bringt, und ermögliche Beteiligung bei der Gestaltung der neuen Ablagestrukturen. Das alles steigert die Akzeptanz erheblich.

➡ Klare Strukturen als Grundlage schaffen
Ordnung muss sein! Entwickle also eine einfache, nachvollziehbare Ablagestruktur mit sinnvollen Metadaten, die das schnelle Auffinden erleichtern. Ergänze dies durch ein klares Berechtigungskonzept: Wer darf Dokumente einsehen, bearbeiten oder freigeben?

➡ Altdaten gezielt migrieren
Nutze die Umstellung, um alte Daten- und Dokumentensätze zu bereinigen. Überlege bei diesem Prozess genau, welche Dokumente wirklich übernommen werden müssen. Plane die Digitalisierung und den Import sorgfältig, damit wichtige Informationen vollständig und korrekt im neuen System landen.

➡  Schulungen und schrittweiser Rollout
Damit das Dokumentenmanagement-System im Alltag funktioniert, muss dein Team es sicher bedienen können. Setze somit auf praxisnahe, rollenspezifische Schulungen, die sich an den tatsächlichen Aufgaben orientieren. Ein gestufter Start – etwa zunächst in einzelnen Abteilungen – erleichtert den Einstieg. Er ermöglicht es, Abläufe laufend zu optimieren.

Fazit

Ein DMS ist bei einem wachsenden Unternehmen kein „nice to have“, sondern ein „must have“. Denn es reduziert unnötige (teure) Arbeit. Entscheidend für die erfolgreiche Einführung und Nutzung sind eine klare Zieldefinition, schlanke Ablagestrukturen mit Berechtigungen, eine gezielte Datenmigration sowie praxisnahe Schulungen und ein schrittweiser Rollout. Mit dieser Basis wird das digitale Dokumentenmanagement vom Kostenfaktor zum Produktivitätsgewinn – messbar und nachhaltig.