Kundenliste mit Excel umsetzen: So gelingt dir der Einstieg [inkl. kostenlosen Vorlagen]

Wer Kunden hat, braucht Struktur. Eine gut gepflegte Kundenliste hilft dir, den Überblick zu behalten. So legst du sie in Excel an.

Was ist eine Kundenliste und wozu brauchst du sie?

Eine Kundenliste ist eine strukturierte Übersicht über deine bestehenden und potentiellen Kunden. Sie enthält die wichtigsten Informationen wie Namen, Kontaktdaten, Kaufhistorie oder aktuelle Angebote. Mit einer gut gepflegten Liste bringst du System in deinen Vertrieb und kannst persönlich sowie zielführend kommunizieren.

Das heißt, die Kundenliste oder Kundendatenbank hilft dir, Ordnung zu schaffen. Und sie klärt unter anderem folgende Fragen:

❓ Wer sind meine Kunden?

❓ Wie lauten die Geschäftsdressen?

❓ Was wurde bereits besprochen?

❓ Wo besteht konkreter Handlungsbedarf?

Welches Tool eignet sich für Kundenlisten?

Zwar gibt es professionelle CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce, doch die sind teuer und komplex. Für dich als Solo-Unternehmer oder Gründer wären das die berühmten Kanonen auf Spatzen.

Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Office Calc und ähnliche Programme bieten dagegen den Vorteil, dass sie sofort einsatzbereit, vielseitig, kostenlos oder zumindest günstig sind. Wächst dein Business kannst du die Kundendaten immer noch aus deiner Tabellenkalkulation in eine CRM-Anwendung importieren.

Kundenliste in Excel anlegen: die Grundlagen

Lege deine Kundenliste einfach als simple Tabelle an. Trage alle Infos ein, die du benötigst oder nutzen möchtest, in eine Spalte ein. Zum Beispiel:

🔹 Name

🔹 Unternehmen

🔹 Kontaktdaten

🔹 Status

🔹 Nächster Schritt

🔹Notizen

In der zweiten Spalte pflegst du dann die entsprechenden Daten ein. Ganz easy, oder?

👉 Tipp: Halte die Liste übersichtlich und praxistauglich. Lieber klein starten und bei Bedarf ausbauen, als gleich mit 5 Spalten und 30 Zeilen loszulegen, die du nie brauchst.

So wird die Kundenliste zum Werkzeug

Die Stärke von Excel und dergleichen liegt in der Flexibilität. Das bedeutet:

✅ Du kannst Kunden nach Status filtern (zum Beispiel „aktiv“ oder „ruhend“),

✅ mit Farben Prioritäten setzen …

✅ oder dir mit einfachen Formeln anzeigen lassen, wie lange der letzte Kontakt zurückliegt.

👉 Trick: Mit der Formel =HEUTE()-[Zelle mit letztem Kontakt] erkennst du, wie viele Tage seit dem letzten Kontakt vergangen sind.

👉 Tipp: Pflege deine Kundenliste aktiv und regelmäßig. Trage neue Kontakte zeitnah ein, halte Änderungen fest und plane regelmäßige Updates.

Kundenliste Excel-Vorlagen zum Herunterladen

Um nicht bei Null zu starten, kannst du auch Muster einsetzen und diese sukzessive an deine Bedürfnisse anpassen. Hier drei praktische Templates:

➡ Die Kundenliste-Vorlage in Excel der Hanseatic Business School ist kostenlos. Falls du sie nicht auf Anhieb verstehst, hilft dir dieses Video:

➡ Eine weitere kostenlose Vorlage für eine Excel-Kundendatenbank findest du auf Excelvorlage.de.

➡ Diese Excel-Vorlage einer Kundendatenbank kannst du 30 Tage lang gratis testen. Ideal, um zu prüfen, was du wirklich brauchst.

Fazit

Eine Excel-Kundenliste ist ein praktischer und wirkungsvoller Einstieg in die  Kundenorganisation deines Unternehmens. Du brauchst somit zum Start keine teure Software.

Eine gut gepflegte Liste hilft dir, Chancen zu erkennen, Beziehungen zu vertiefen und deine Zeit effizient zu nutzen. Nutze eine Vorlage, teste sie im Alltag – und passe sie dann Schritt für Schritt an deine Bedürfnisse an. So wächst deine Kundendatenbank mit deinem Erfolg.

Bild: Freepik