Produktionsplanung: Grundlagen und Tipps [inkl. Excel-Vorlagen zum Herunterladen]

In einer Welt voller Fabriken, Technologien und globaler Lieferketten ist die Organisation wichtiger denn je. Das musst du über die Produktionsplanung wissen.

Was versteht man unter Produktionsplanung?

Produktionsplanung bezeichnet den Prozess, mit dem Unternehmen entscheiden, welche Produkte in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt produziert werden sollen. Das Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass Produkte effizient und kostengünstig hergestellt werden, während man die Qualität und Lieferzeiten einhält.

Denn: Ohne eine gute Planung sind Unternehmen mit der Gefahr konfrontiert, Überproduktion, Materialmangel oder Verzögerungen zu haben. Das kann zu finanziellen Verlusten führen.

Was gehört zur Produktionsplanung?

Die Produktionsplanung ist eng mit anderen Geschäftsabläufen verknüpft, darunter Vertrieb, Einkauf und Logistikprozessen. Ein effektiver Planungsprozess kann in deinem Unternehmen dazu beitragen, Engpässe zu vermeiden, Bestände zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Zu einer Produktionsplanung gehören beispielsweise die folgenden Elemente:

📈 Bedarfsprognose
Bevor du entscheidest, was produziert wird, gilt es abzuschätzen, wie groß die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt in einem bestimmten Zeitraum sein könnte.

📦 Bestandsmanagement
Möchtest du eine neue Ware bestellen? Dann solltest du zuerst wissen, welche Materialien und Produkte bereits auf Lager sind.

📊 Ressourcenplanung
Bei der Planung von Ressourcen stellst du sicher, dass alle notwendigen Ressourcen (beispielsweise Maschinen und Arbeitskräfte) verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

🏭 Produktionsplan
Nachdem du die vorherigen Schritte durchlaufen hast, erstellst du einen detaillierten Plan. Dieser Produktionsplan gibt an, welche Produkte in welcher Reihenfolge und in welcher Menge produziert werden sollen.

🔧 Optimierung
Während der Produktion solltest du den Fortschritt überwachen und deinen Plan bei Bedarf anpassen.

Wo kommt die Produktionsplanung zum Einsatz?

Die Produktionsplanung kommt in einer Vielzahl von Branchen und Industrien zum Einsatz, da sie für eine effiziente Nutzung von Ressourcen und für die Erfüllung von Kundenanforderungen entscheidend ist. Hier einige Beispiele:

🚗 Automobilindustrie
Ein Auto besteht aus Tausenden von Teilen. Die Produktionsplanung sorgt dafür, dass jedes Teil rechtzeitig und in der richtigen Menge verfügbar ist. Fehlt ein Teil, kann das die gesamte Produktion stoppen. Das wird unter Umständen ziemlich teuer.

👗 Bekleidungs- und Textilindustrie
Trends ändern sich schnell. Unternehmen müssen flexibel genug sein, um auf wechselnde Kundenanforderungen zu reagieren. Die Produktionsplanung hilft dabei, die richtige Menge an Materialien zu bestellen, damit die Kleidung rechtzeitig produziert wird.

🍔 Lebensmittelindustrie
Frische ist hier das Schlüsselwort. Die Produktionsplanung sorgt dafür, dass Lebensmittel rechtzeitig verarbeitet und ausgeliefert werden, bevor sie verderben.

🌾 Landwirtschaft
Auch in der Landwirtschaft gibt es eine Form der Produktionsplanung. Bei dieser entscheiden die Landwirte, welche Pflanzen sie wann und in welcher Menge anbauen. Die Entscheidungen basierend auf Faktoren wie Wettervorhersagen, Marktnachfrage und Bodenqualität.

💼 Dienstleistungssektor
Obwohl dieser Sektor nicht im traditionellen Sinne „produziert“, finden sich sogar bei Dienstleistungen Aspekte der Produktionsplanung wieder. Zum Beispiel die Zuweisung von Ressourcen und Personal, um sicherzustellen, dass Dienstleistungen effizient erbracht werden.

Du siehst, obwohl die spezifischen Anforderungen variieren können, profitieren nahezu alle Unternehmen und Branchen von einer effektiven Produktionsplanung.

Produktionsplanung erstellen: Mit Excel oder einer speziellen Planungssoftware?

Ob eine Excel-Planungsvorlage oder eine (teure) Planungssoftware besser für dich ist, hängt von deinen spezifischen Anforderungen, dem Umfang deiner Projekte und deinem Budget ab. In der Regel gilt:

➡ Für den Anfang oder für kleinere bis mittelgroße Unternehmen ist Excel meist völlig ausreichend.

➡ Bei sehr komplexen Produktionsprozessen oder großen Datenmengen kann Excel schnell an seine Grenzen stoßen. Dann ist eine spezialisierte Produktionsplanungssoftware die bessere Wahl.

Zwei Muster für deine Produktionsplanung

Du möchtest eine Excel-Vorlagen für deine Produktionsplanung nutzen? Kein Problem! Dieses englische Muster kannst du verwenden, um eine Materialressourcenplanung für ein Endprodukt zu erstellen:

> Download: Kostenlose Produktionsplanung-Vorlage

Das folgende, kostenpflichtige Template dient der grundlegenden Materialbedarfsplanung (MRP), was zur Produktionsplanung dazugehört. Damit lassen sich deine „Vorräte“ überwachen und rechtzeitig neue Bestellungen auslösen.

> Produktionsplanung: Excel-Template zum Kaufen

Excel-Planungsvorlagen: Vor- und Nachteile

Ist es sinnvoll, ein Muster für die Produktionsplanung zu verwenden oder eher nicht? Wir beleuchten hier die Pro- und Contra-Punkte:

Vorteile

✅	Kostengünstig Oftmals ist Excel bereits in Bürosoftware-Paketen enthalten. Viele Vorlagen sind kostenlos oder relativ günstig.
✅	Anpassbar Du kannst Excel-Vorlagen leicht an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.
✅	Weit verbreitet Viele Menschen sind bereits mit Excel vertraut, sodass du keine lange Einarbeitungszeit einplanen musst.

Nachteile

🛑	Begrenzte Funktionen Bei komplexen Produktionsplanungen kann das Microsoft-Programm schnell an seine Grenzen stoßen.
🛑	Fehleranfällig Ein kleiner Fehler in einer Formel kann große Auswirkungen haben. Mitunter ist es sehr schwer, diesen Fehler zu finden.
🛑	Fehlende Integration Möchtest du deine Produktionsplanung mit anderen Tools verknüpfen, ist das unter Umständen mit Excel nicht möglich.

Spezialisierte Planungssoftware: Vor- und Nachteile

Schwankst du noch, ob du Microsoft Excel (oder ein ähnliches Tabellenprogramm) nutzen willst? Oder soll es vielleicht doch eine spezielles Planungsprogramm sein? Vielleicht hilft es dir, diese Plus- und Minuspunkte zu kennen:

Vorteile

✅	Erweiterte Funktionen Spezialisierte Software bietet oft fortschrittliche Funktionen, die über die Leistungsfähigkeit von Excel hinausgehen.
✅	Integration Viele Software-Lösungen können in andere Systeme (zum Beispiel CRM und ERP) integriert werden, was den Datenfluss und die Zusammenarbeit erleichtert.
✅	Kollaboration Die Software ermöglicht oft eine bessere Zusammenarbeit im Team, beispielsweise durch Funktionen wie Echtzeit-Updates, Kommentare und Aufgabenverwaltung.

Nachteile

🛑	Kosten Gute Planungssoftware kann teuer sein, sowohl in Bezug auf den Kaufpreis als auch auf regelmäßige Lizenzgebühren.
🛑	Lernkurve Es kann eine Weile dauern, bis du und dein Team sich an eine neue Software gewöhnt haben – insbesondere wenn sie komplex ausfällt.
🛑	Überladung Meist bieten die Tools mehr Funktionen, als du tatsächlich benötigst. Eine überladene und verwirrende Benutzeroberfläche ist die Folge, die Usability daher nicht optimal.

Vier essentielle Tipps für eine gute Produktionsplanung

Wie kannst du deine Produktionsplanung sukzessive verbessern? Halte dich an diese Ratschläge:

👆 Tipp 1
Nutze moderne Technologien und Software, um deine Produktionsplanung zu optimieren. Schau in die Zukunft und versuche, die Nachfrage so genau wie möglich vorherzusagen. Gute Prognose-Tools helfen dir dabei. Und wenn du mal daneben liegst – hey, selbst das Wetter wird manchmal falsch vorhergesagt!

👆 Tipp 2
In der Produktionswelt kann alles Mögliche schiefgehen: Maschinen streiken, Lieferungen verspäten sich und so weiter. Überprüfe regelmäßig deinen Plan, um auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren zu können.

👆 Tipp 3
Schule deine Teams und sorge dafür, dass jeder weiß, was wann zu tun ist.

👆 Tipp 4
Hat etwas nicht funktioniert? Lerne aus deinen Fehlern und aus denen der anderen! Analysiere, was schiefgelaufen ist, lerne daraus und mach’s beim nächsten Mal besser.

Weitere Tipps, wie du deine Produktionsplanung besser machst, erhältst du in diesem Video:

Bilder: Freepik, Springer Gabler