Mehr Planungssicherheit, mehr Professionalität: Was bei Einführung einer Projektzeiterfassung wichtig ist

Willst du eine Projektzeiterfassung einführen? Denke bei der Umsetzung an diese Tipps, damit das Vorhaben reibungslos verläuft.

Sie rennt und rennt und rennt …

Aufgaben verschieben sich. Abstimmungen dauern länger als geplant. Ergebnisse bleiben aus. Plötzlich fehlt die Übersicht. Chaos!

Ja, Zeit bleibt im Projektgeschäft die knappste Ressource. Und Zeit ist Geld. Genau hier setzt eine Projektzeiterfassung an. Sie liefert dir nicht nur Zahlen, sondern Fakten für bessere Entscheidungen.

Warum eine Projektzeiterfassung so wertvoll ist

Eine moderne Projektzeiterfassung macht Arbeitsprozesse sichtbar. Du erkennst damit, wie viele Stunden, Tage oder Wochen einzelne Aufgaben wirklich beanspruchen. Daraus ergeben sich klare Vorteile:

✅ Bessere Planung
Unrealistische Deadlines sind ein Stressfaktor. Mit einer professionellen Projektzeiterfassung gehören sie der Vergangenheit an. Denn mit echten Daten kalkulierst du neue Projekte realistischer.

✅ Faire Abrechnung
Ob bei Kundenprojekten oder internen Leistungen – du belegst mit einer Projektzeiterfassung transparent, wie viel Arbeit in welches Paket geflossen ist.

✅ Performer erkennen
Mit einer Projektzeiterfassung erkennst du auch, wie gut einzelne Mitarbeiter sind. Damit kannst du gezielt High-Performer belohnen und schwache Kollegen fördern.

✅ Gezielte Analyse
Verzögerungen und Engpässe treten klar zutage. Du siehst, wo Prozesse straffer organisiert werden können. Und du identifizierst Engpässe, die optimiert werden müssen.

Warum klassische Zeiterfassung nicht reicht

Das alte Modell „Start – Ende – Pause“ bildet die heutige Arbeitsrealität nicht mehr ab. In Projekten wechseln Teammitglieder zwischen Aufgaben, springen in Meetings oder arbeiten parallel in mehreren Vorhaben. Eine derart flexible und komplexe Arbeitsweise ist mit einer „Stechuhr“ schwer abbildbar.

Eine gute Projektzeiterfassung berücksichtigt genau das: Sie erlaubt unter anderem die Zuordnung von Zeiten zu Projekten, Tätigkeiten und Unterbrechungen. Erst damit entsteht ein realistisches Bild der Arbeitsverteilung.

Worauf du bei der Einführung achten solltest

Ein Zeiterfassungssystem darf nicht als Kontrollinstrument wirken. Es soll Vertrauen schaffen und die Leistungen objektiv abbilden. Achte daher auf diese Punkte:

☑️ Flexibilität
Alle Mitarbeiter müssen Zeiten projektbezogen erfassen und mit Kommentaren versehen können.

☑️ Struktur
Einheitliche Kategorien und Benennungen sorgen dafür, dass Daten vergleichbar bleiben.

☑️ Team-Struktur
Besonders in hybriden Teams mit Remote Workern muss die Zeiterfassung transparent sein.

Tipps: So findest du das passende Tool

Die Auswahl an Software-Lösungen ist groß. Damit du das richtige Werkzeug für dein Unternehmen oder einzelne Teams findest, helfen dir folgende Tipps:

☑️ Flexibilität
Setze auf ein flexibles System zur Zeiterfassung. Es sollte verschiedene Arbeitsmodelle abbilden, von klassischen Bürozeiten bis zu agilen Projektstrukturen.

☑️ Bedienung
Wenn das Tool für die Projektzeiterfassung kompliziert wirkt, nutzen es deine Mitarbeiter nicht konsequent. Eine intuitive Oberfläche ist daher Pflicht.

☑️ Integrationen
Prüfe, ob sich die Lösung mit deinem Projektmanagement-Tool, deiner Buchhaltung oder Abrechnungssoftware verknüpfen lässt.

☑️ Mobilität
Viele deiner Mitarbeiter arbeiten vielleicht unterwegs oder im Home Office. Eine App oder eine Cloud-Anwendung erhöht die Akzeptanz enorm.

☑️ Skalierung
Wähle ein System, das mit deinem Unternehmen mitwachsen kann. So vermeidest du spätere Umstellungen.

Fazit

Projektzeiterfassung bedeutet nicht Kontrolle, sondern Klarheit. Sie verbessert deine Planung, macht Abrechnungen klarer und deckt Optimierungspotenziale auf. Das bedeutet: Vorbei sind die Zeiten der Laissez-fair-Führungsstils, nun werden Aufgaben und Projekte realistisch geplant und gemanagt!