Meetings sind gut. Doch sie können auch unnötig Zeit fressen. So werden deine Besprechungen effizienter.
Viele Meetings entpuppen sich als Zeitfresser
Du sitzt in einem Meeting, das einfach nicht enden will. Entweder bist du total gelangweilt. Oder du scharrst mit den Hufen, denn du musst noch ganz dringend etwas abarbeiten. Kennst du diese Situation? Und hast du sie mehrmals pro Monat? Dann läuft in deinem StartUp in Sachen Meeting-Kultur etwas schief!
Klar, es gibt Meetings, die benötigen Zeit. Zum Beispiel wenn es um große und wichtige Themen wie die Firmenstrategie geht. Doch sind wir mal ehrlich: Viele Dinge, die in Meetings besprochen werden, sind nur bedingt wichtig. Und es gibt viele Faktoren, die solche Treffen unnötig in die Länge ziehen.
Welche Faktoren das sind und wie du Meetings effizienter gestalten kannst, erklären dir folgende Punkte.
Tipp 1 | Lade nur wenig Teilnehmer ein
Muss bei jedem Meeting wirklich das komplette StartUp-Team anwesend sein? Muss jeder Praktikant und Student über alles Bescheid wissen? Nein, in der Regel nicht! Viele Dinge können gut im kleinen Kreis besprochen werden. Je kleiner, desto besser – denn viele Köche verderben bekanntermaßen den Brei.
Tipp 2 | Plane so wenig Zeit wie möglich ein
In Outlook und anderen Kalender-Programmen kannst du standardmäßig die Dauer eines Meetings in Halbstunden-Schritten festlegen. Andere Zeiten erfordern etwas Aufwand. Deswegen sind aus Bequemlichkeit die meisten Meeting-Einladungen eine halbe Stunde oder eine Stunde lang. Darauf stellen sich die meisten Teilnehmer ein, gerade wenn sie eine Präsentation halten sollen. Das führt dazu, dass die gebuchte Zeit unnötig gefüllt wird – zum Beispiel mit lockerem Palaver.
Das bedeutet für dich: Versuche Meetings so kurz wie möglich zu veranschlagen. Bei kurzen Informationen reichen zehn oder 15 Minuten aus.
Tipp 3 | Erstelle eine Agenda
Meeting-Einladungen bei einem Betreff wie „Strategie“ oder „Marketing“ sind nicht zielführend. Gib besser konkret an, um was es genau in dem Meeting gehen soll. Schreibe am besten auch gleich rein, was die Ziele und Erwartungen sind. Das heißt: Erstelle eine Agenda!
So könnte der Betreff „Marketing-Strategie Q4 2022“ lauten, und im Mail-Inhalt steht „Ziel des Meetings: Eine Marketing-Strategie für den Winter zu finden. Das müssen wir dabei klären … [Aufzählung der wichtigsten Punkte]“.
Tipp 4 | Verteile vorab Aufgaben
Mit aussagekräftigen Betreffzeilen wie auch genauen Inhaltsangaben können sich die eingeladenen Teilnehmer geistig auf das Meeting vorbereiten. Noch besser ist es, wenn du vorab Tasks vergibst. Aber nur Sachen, die verständlich und bis zum Termin realistisch umsetzbar sind.
Zum Beispiel: „Unser Ziel ist die Konzeption der Marketing-Strategie Q4 2022. @Marc: Bitte aktuelle SEO-Zahlen mitbringen, @Sara: Angebot der Kreativ-Agentur einholen, @Michael: Was macht das Budget?“
Darüber hinaus kannst du Dokumente anhängen, welche deine Kollegen vorab lesen sollen. Wichtig: Halte die Anhänge so klein wie möglich! Versuche auch PDF-Dateien zu komprimieren, damit sie an jedem Smartphone schnell abgerufen werden können.
Tipp 5 | Gib kurze Redezeiten vor
Es gibt Menschen, die hören sich gerne reden. Und es gibt welche, die können einfach nicht zum Punkt kommen. Beide kosten unnötig Zeit. Sollen beispielsweise mehrere Kollegen in einem Meeting einen Vortrag halten oder einen Punkt erläutern, dann gib ihnen eine Redezeit vor. Und diese sollte möglichst knapp ausfallen.
So wird vermieden, dass die Kollegen abschweifen oder in einen Blabla-Modus verfallen. Zudem werden sie so gezwungen, ihre Aussagen zusammenzufassen und zu konkretisieren. Das ist auch besser für die Zuhörenden.
Tipp 6 | Sofort anfangen!
Viele Meetings beginnen damit, dass sich alle Kollegen nacheinander im Raum einfinden und bis der Letzte da ist, fröhlich geplaudert wird. Selbst wenn alle anwesend sind, geht der lockere Talk oft noch weiter.
Deswegen: Meetings müssen pünktlich anfangen! Wenn 12 Uhr vorgegeben wird, wird um 12 Uhr losgelegt. Und nicht erst um 12:04 Uhr, weil noch palavert wird oder weil man bis 12:10 Uhr noch auf einen verspäteten Kollegen wartet.
Tipp 7 | Vermeide Ablenkung
Viele Menschen nutzen Meetings, um Mails und WhatsApp-Nachrichten zu schreiben oder im Internet zu surfen. Solche Tätigkeiten müssen strikt verboten werden, da sie ablenken und Aufmerksamkeit kosten.
Zudem sind Kollegen, die während eines Meetings flüstern oder offen miteinander reden, zu ermahnen. Meetings sind für einen produktiven Austausch da – und für nichts anderes!
Tipp 8 | Starte spannend
Damit alle Teilnehmer sofort deine Aufmerksamkeit haben, gilt es, mit einem Knaller zu beginnen. Anstatt lange ins Thema einzuleiten, solltest du gleich mit spannenden Fakten daherkommen. Zum Beispiel „Q4 muss rocken!“ oder „Wir haben ein Problem!“.
Tipp 9 | Mache die Ziele klar
In der Einladung zum Meeting hast du zwar schon die Ziele (im Idealfall sogar SMART definiert) und Erwartungen festgehalten, trotzdem kann es nicht schaden, diese nochmals zu sagen. Leite somit nach deinem Knaller-Auftakt gleich zu Fragen wie „Was wollen wir nächstes Quartal im Marketing erreichen?“ weiter.
Tipp 10 | Fokussiert euch
Wenn es in einem Meeting um Marketing-Ideen geht, dann sollte in der Besprechung auch nur darüber geredet werden. Ermahne deine Kollegen, nicht abzuschweifen. Denn gerne gelangt man von einem Thema zum nächsten, dabei geht der rote Faden verloren. Das ist schlecht!
Kommen andere, ebenso wichtige Themen auf, dann musst du diese festhalten und in einem anderen Meeting besprechen. Diese Folge-Meetings sollten zeitnah stattfinden, damit nicht der Eindruck entsteht, es würden Themen verschleppt oder vertagt werden.
Tipp 11 | Alles mitschreiben
Wenn du und deine Kollegen in ein Meeting geht, dann nehmt immer einen Schreibblock, Notebook oder Tablet mit. Diese Utensilien dienen aber nur dazu, um alles Besprochene festzuhalten. Am besten ist es, wenn ein Ausgewählter ein Protokoll verfasst und das dann im Anschluss herumschickt.
Tipp 12 | Zeichnen statt labern
Sind manche Sachverhalte schwer zu erklären, dann kann ein Bild helfen. Immerhin sagen Bilder mehr als 1.000 Worte.
Das bedeutet: Versuche bereits in der Vorbereitung Schaubilder, Skizzen oder ähnliches anzufertigen. Oder greife im Meeting zu Block und Stift. Selbstverständlich sollten auch derlei Sachen protokolliert bzw. mitgenommen werden.
Tipp 13 | Technik prüfen
Du willst eine Präsentation zeigen, doch plötzlich funktioniert Powerpoint nicht mehr, der Business-Beamer streikt oder der Akku deines Notebooks ist leer. Oder die verlinkten Inhalte sind nicht verfügbar, weil das WLAN ausgefallen ist. Diese Situationen sind nicht nur peinlich, sondern echte Zeitfresser.
Deswegen gilt: Überprüfe vor dem Meeting die Technik – Software wie auch Hardware!
Tipp 14 | Tasks vergeben
Nicht nur im Vorfeld solltest du Tasks vergeben. Tauchen während des Meetings ToDos auf, musst du diese sofort an Ort und Stelle verteilen. Jeder Verantwortliche muss nach dem Meeting genau wissen, was bis wann zu tun ist. Ein „Wir schauen im Laufe der Woche mal, wer das machen könnte“ ist ein No-Go!
Tipp 15 | Zusammenfassung mailen
Ist das Meeting gelaufen, wurde ein Protokoll angefertigt, Tasks vergeben und noch zusätzliche Informationen versprochen, so packe all das in eine Mail. Diese schickst du zeitnah an alle Teilnehmer. Und an alle Kollegen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, weil sie beispielsweise krank oder im Urlaub waren, aber trotzdem über die besprochenen Themen informiert werden müssen.
Fazit
Wie du siehst, gibt es sehr viele Produktivkiller in Meetings. Wendest du nur ein paar davon an, werden deine Treffen deutlich kürzer und effizienter. Probier‘ es aus!
Bild: Pixabay