ERP (Bild: Pixabay)

Warenwirtschaftssysteme: Ab wann lohnt sich ein ERP?

Sollten StartUps gleich zu Beginn in ein ERP investieren? Oder kann man die Ausgabe für ein Warenwirtschaftssystem auf die lange Bank schieben?

Was bringt ein Warenwirtschaftssystem für StartUps?

Egal ob Einkauf, Lagerbestand oder Materialplanung: Ein digitales Warenwirtschaftsprogramm (Englisch: Enterprise Ressource Planning = ERP) ist ein wahrer Allrounder, was die genannten und weitere Geschäftsbereiche betrifft. Doch viele StartUps, die noch am Anfang ihrer Unternehmensentwicklung stehen, verschließen sich zunächst davor, sich direkt ein solches System zuzulegen. Oft liegt das an dem in der Gründungsphase begrenzten Budget.

Aber kann die Verwaltung der Materialwirtschaft tatsächlich ohne ein einheitliches Programm funktionieren? Und wenn ja – wie lange? Solltest du als Gründer von Beginn an auf die verschiedenen Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems setzen oder lieber mit simplen Excel-Tabellen vorlieb nehmen? Und wie sieht es mit den Vor- und Nachteilen aus, die mit einer speziellen Software einhergehen?

Das kann ein ERP für dich als Gründer leisten

  • Kunden erhalten automatische Bestellbestätigungen, Rechnungen sowie Lieferscheine. Damit gewährleistet die Software eine reibungslose Bestellabwicklung in deiner Firma. So kannst du bereits in der Gründungsphase sicherstellen, dass kein Auftrag übersehen wird.
  • Du behältst von Anfang an den Überblick über alle Prozesse in deiner Materialwirtschaft. Damit bist in der besten Lage, zukünftig strategische Entscheidungen für deinen Betrieb zu treffen, da du dich auf greifbare Daten und Unternehmenskennzahlen aus dem Programm stützt.
  • Der Lagerbestand wird digital erfasst, automatisiert und der verfügbare Platz optimal ausgenutzt. Liefer-Engpässe und nervige Wartezeiten lassen sich vermeiden, da das System rechtzeitig Nachschub organisiert.
  • Dir bietet sich zudem die Option, deine bisherige Marketingstrategie genauer unter die Lupe zu nehmen und gegebenenfalls abzuändern. Dank dem digitalen Bestellprozess’ kannst du Kundendaten aufnehmen und auswerten.
  • Indem das ERP deine Warenwirtschaft digitalisiert und verbessert, nimmt sie dir lästige Aufgaben ab. Damit wirst du entlastet, sodass du mehr Zeit für das tägliche Kerngeschäft hast und dich voll und ganz auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

Die Vor- und Nachteile für StartUps

Vorteile Nachteile
  • Kosteneinsparung möglich, z.B. durch Cloud-Lösungen
  • Teilweise hohe Anschaffungs- & Wartungskosten
  • Zeiteinsparung durch automatisierte Abläufe
  • Technische Voraussetzungen müssen erfüllt sein (bspw. Hardware)
  • Wettbewerbsvorteile durch umfassende Analysen und Auswertungen
  • Fachliches Wissen erforderlich
  • Optimale Anpassung an den Markt durch branchenspezifische Features
  • Abstimmung auf das Unternehmen zwingend notwendig
  • Fehler in der Materialwirtschaft werden vermieden
  • Weltweiter Datenzugriff möglich bei Cloud-Lösungen

Der ideale Zeitpunkt für ein Warenwirtschaftssystem

Tatsächlich ist es am besten, wenn du dich als Jungunternehmer schon während der Firmengründung für ein Warenwirtschaftsprogramm entscheidest. Das erspart dir mühsame Digitalisierungsmaßnahmen und Datenübertragungen aus alten Formaten. Langjährig bestehende Betriebe ohne ERP sind hingegen irgendwann einmal zu genau diesen Umstrukturierungen gezwungen.

Daher macht es für deine Firma Sinn, wenn du von Beginn an ein einheitliches Komplettpaket favorisierst. Dieses sollte neben einem Warenwirtschaftssystem weitere Geschäftsbereiche wie die Buchhaltung oder die Personalverwaltung als Extra mit abdecken. Ist dein StartUp beispielsweise im E-Commerce oder in der Produktions- oder Handelsbranche tätig, macht sich eine ERP-Software mit integrierter Materialwirtschaft ab dem ersten Tag bezahlt.

So halten sich die Ausgaben in Grenzen

Um das Budget nicht übermäßig zu strapazieren, setzten viele StartUps anfangs fälschlicherweise auf verschiedene Insellösungen zur Steuerung ihrer Geschäftsabläufe. Doch damit schaden sie sich auf die Dauer leider selbst. Mag das Konzept der verstreuten Lösungen zu Beginn noch funktionieren, da die Absatzzahlen nur langsam steigen, so wird es spätestens mit steigenden Umsätzen und fortschreitender Wachstumsphase immer komplizierter, alle Prozesse zu erfassen. Denn die einzelnen Tools lassen sich nur äußert selten miteinander kombinieren oder ergänzen.

Solltest du also nur begrenzte finanzielle Kapazitäten zur Verfügung stehen haben, empfiehlt es sich für dich, während der Gründung mit einem speziell auf Einsteiger ausgerichteten Phasenmodell zu arbeiten. Dieses enthält die wichtigsten Eigenschaften, die du bereits in der Anfangsphase brauchen wirst.

Tipp

Achte vor dem Kauf unbedingt darauf, welche Zusatzmodule die Lizenz beinhaltet. Denn wenn sich dein Geschäftsmodell einmal verändern sollte, wirst du auf weitere Funktionen angewiesen sein, die du dann teuer erwerben musst. Ist es also absehbar, dass gewisse Features fehlen, die zukünftig für deine Firma unverzichtbar sein werden, dann wähle lieber direkt ein alternatives Programm aus.

Fazit

Die frühzeitige Investition in ein ERP-System lohnt sich gerade für StartUpsr, da sie so von Beginn an mit einer universellen Software agieren, die spätere Erweiterungen ermöglicht. Deshalb solltest du dich nicht von den Anschaffungskosten abschrecken lassen, sondern stattdessen an die Zukunft deines Unternehmens denken und an die Vorteile, die sich mit dem Programm langfristig dafür ergeben.

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