ERP-Software (Bild: Shutterstock)

Was eine moderne ERP-Software unbedingt können sollte – und warum

Bringe die Digitalisierung deines Unternehmens voran, indem du Prozesse effizienter gestaltest. Zum Beispiel mit einem ERP.

Digitale Tools statt Papierkram

Das mit der Digitalisierung läuft – leider – nicht so rund in Deutschland. In den Behörden und Firmen wird noch eifrig mit Stift und Papier gearbeitet, fleißig telefoniert, gefaxt und kopiert. Vorgänge tippen Mitarbeiter gestresst von Hand in Excel-Listen und Word-Dokumente ein. Und die Ergebnisse hält man dann wieder mit Papier fest, um sie schlussendlich in Aktenordnern ab zu heften.

Ein No-Go! Besonders für StartUps und moderne Unternehmen, die ihre Mitbewerber links und rechts überholen möchten. Effizienz in Form von Geschwindigkeit und niedrigen Kosten sind das A und O, um im internationalen Wettbewerb mithalten zu können.

Die Digitale Transformation besteht aus vielen verschiedenen Bausteinen. Ein wichtiger Baustein ist ein ERP – besonders wenn dein Unternehmen viel mit Wareneinkauf, Warenverarbeitung und Warenverkauf zu tun hat.

Was heißt ERP?

Die drei Buchstaben stehen für Enterprise Resource Planing. In der Regel wird damit ein Programm bezeichnet – die ERP-Software bzw. das ERP-System. Im allgemeinen Sprachgebrauch spart man sich das “Software” oder “System” und redet nur von ERP, wenn das Tool gemeint ist.

Im Deutschen wird ERP gerne als Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi oder WWS, bezeichnet. Diese synonyme Verwendung stimmt aber nicht. Denn ein WWS dient nur zum digitalen Managen der Warenflusses. Ein ERP bietet viel mehr!

Was leistet ein ERP?

Die Warenwirtschaft ist nur ein Bestandteil von vielen eines ERP. “Ein ERP-System setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, wie beispielsweise Materialwirtschaft, CRM, Finanzbuchhaltung oder Vertrieb”, erklärt ERP-System.de. “Sie verfügen allesamt über dieselbe Datenbasis und kommunizieren untereinander.”

Schaubild ERP Funktionen (Bild: ERP-System.de)

Ein leistungsstarkes ERP ersetzt somit verschiedene Programme und Tools. Dadurch kannst du Datensilos, also inkompatible Systeme, in deinem Unternehmen abbauen. Zudem sorgst du mit einem ordentlicher Enterprise Resource Planning Software dafür, dass das “Öl der Digitalisierung” – die Daten – sinnbildlich fließen können.

“Ein modernes ERP hilft dabei, die wertvollste Ressource zu stärken: die Menschen in deinem Unternehmen!”, so fasst der ERP-Software Hersteller abas die Vorteile zusammen. Genau darum geht es bei der Digitalisierung: Deine Mitarbeiter konzentrieren sich dank der digitalen Möglichkeiten auf ihre individuellen Fähigkeiten. Die Zeiten, in denen Fachkräfte Ihr Können mit stupiden Aufgaben wie dem Ausfüllen von Papierlisten verschwenden, müssen vorbei sein!

Vorteile: Was ein ERP alles bietet

Das sind die wichtigsten Vorteile eines ERP:

    • Mit einem ERP bildest du die Prozesse in deinem Unternehmen digital ab: von der Warenwirtschaft über die Verwaltung der Kundendaten, den Aufgaben im Personalwesen bis hin zur Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung.
    • Die Prozesse erfolgen über ein System, wodurch sie transparenter werden. Schwachstellen lassen sich leichter finden und beheben.
    • Durch die Verbesserung der Abläufe sparst du Kosten. Und du hast einen besseren Überblick über die Finanzströme.
    • Viele Dinge lassen sich mit einem ERP automatisieren. Zum Beispiel, wenn du es mit deinem Onlineshop-System verbindest: Das Anzeigen des Warenbestandes oder das Ausstellen von Bestellbestätigungen und Rechnungen erfolgen dann von selbst.
    • Eine Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse schlägt sich auch positiv auf die Motivation deiner Kollegen nieder. Und deine Kunden sind zufriedener, was deine Umsätze steigert.
    • Cloud-basierte ERP bieten den Pluspunkt, dass du weniger Zeit und Geld in die Wartung des Systems steckst.

Worauf du bei der Anschaffung achten musst

Wenn du dich mit dem Thema Enterprise Resource Planning beschäftigst, merkst du schnell: Es gibt zahlreiche ERP-Anbieter auf dem Markt. Kleine und große, günstige und teure, bekannte und eher unbekannte. Passend für jede Zielgruppe und jeden Einsatz.

Bei der Auswahl solltest du auf folgende Aspekte achten und dir dabei ein paar wichtige Fragen stellen:

Image

Wie bekannt ist die ERP-Software bzw. das dahinter stehende Unternehmen? Gibt es gute Bewertungen und Kundenstimmen?

Branche

Für welche Branche ist das ERP geeignet? Lässt es sich im IT-Markt genauso wie in der Baubranche oder im Finanzsektor einsetzen?

Anpassbarkeit

Ist es möglich, die vielen Funktionen an die Besonderheiten deines Unternehmens anzupassen? Gibt es Optionen, um weitere Systeme über sogenannte Konnektoren anzubinden?

Unternehmensgröße

Lässt sich das Programm nur in StartUps einsetzen? Oder fokussiert es sich auf die Abläufe in einem Großkonzern?

Mobilität

Können du und deine Kollegen das System nur auf stationären Computern und Laptops einsetzen? Oder lassen sich die Funktionen ebenso auf Tablets und Smartphones nutzen?

Skalierbarkeit

Wie gut wächst das ERP mit einem Unternehmen mit? Kannst du es gut nutzen, wenn aus deinem StartUp mit wenigen Mitarbeitern über die Jahre ein ansehnliches Unternehmen mit zahlreichen Usern und Kunden wird? Wie gut lassen sich die komplexer werdenden Abläufe abbilden?

Internationalisierung

Lässt sich die Lösung nur für den lokalen Markt nutzen? Oder bietet es eine internationale Einsatzfähigkeit?

Releasefähigkeit

Was passiert, wenn dein Unternehmen das ERP anpasst? Erhält es dann weiterhin automatisch und ganz einfach während des Betriebs die neuesten Updates?

Performance & Stabilität

Wie gut läuft das gesamte System, wenn viele Nutzer und mehrere verbundene Systeme darauf zugreifen? Was geschieht, wenn du beispielsweise deine E-Commerce-Aktivitäten ausbaust?

Preise

Wie teuer ist das ERP? Welche Kosten fallen an, wenn du die Module anpasst oder dein Unternehmen wächst? Gibt es vielleicht Zusatzkosten, mit denen du anfangs nicht rechnest?

Fazit

Eine ERP-Software kann der digitale Dreh- und Angelpunkt eines Unternehmens sein. Deshalb ist es wichtig, dass du dir bei der Auswahl genügend Zeit lässt und verschiedene Anbieter miteinander vergleichst.

Bedenke dabei: Das perfekte System für alle Unternehmen gibt es nicht! Das ERP muss am Ende zu deinen aktuellen und zukünftigen Anforderungen passen. Deshalb solltest du auf  Flexibilität, Anpassbarkeit und Skalierungsmöglichkeiten achten.

Bilder: Shutterstock, ERP-System.de

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