Die Digitalisierung deiner Verträge bietet viele Vorteile. Wir zeigen dir, was dabei wichtig ist und wie du den passenden Software-Anbieter auswählst.
Wie du die Vertragsdigitalisierung angehen kannst
Gerade für StartUps stellt die Handhabung von Verträgen eine Herausforderung dar. Denn die Prozesse sind in der Regel noch nicht klar definiert und Ressourcen für Verwaltungsaufgaben knapp.
Was solltest du also tun, wenn du dem Papier-Chaos ein Ende setzen möchtest? Wir erklären es dir in sieben einfachen Schritten.
Schritt 1 | Verstehe die Vorteile digitaler Verträge
Obwohl viele Unternehmen ihre Kommunikation digital abwickeln, bleibt die Vertragsunterzeichnung oft ein manueller, papierbasierter Prozess. Dieser erzeugt nicht nur erhebliche Kosten für Druck, Versand und Archivierung, sondern verursacht auch unnötige Wartezeit.
Mit digitalen Verträgen reduziert sich der Kosten- und Zeitaufwand enorm. Denn Verträge werden digital in nur wenigen Minuten versendet und rechtskräftig unterschrieben – unabhängig davon, wo sich die Vertragsparteien befinden. Außerdem können Verträge mithilfe von Management-Tools leichter gefunden, bearbeitet und analysiert werden.
Schritt 2 | Organisiere deine Verträge
Bevor du dich nach den richtigen Tools umschaust, solltest du zuerst deine Verträge organisieren. So erhältst du einen Überblick, welche Arten von Verträgen du bereits nutzt. Veraltete Vorlagen sortierst du am besten gleich aus.
Informiere dich dann über rechtliche Vorschriften, die für deine Branche und Vertragsart relevant sind. Wenn du beispielsweise befristete Miet- oder Arbeitsverträge unterzeichnen möchtest, ist die QES Pflicht. Die QES (Qualified Electronic Signature) ist die höchste Stufe der elektronischen Signaturen und kommt der Schriftform gleich.
Stelle nach dem „Ausmisten“ eine Übersicht auf, für welche deiner Verträge welche Formvorschrift gilt. Damit weißt du besser, was du bei der Digitalisierung deiner verschiedenen Verträge benötigst.
Schritt 3 | Entscheide dich für die passende Software
Es gibt verschiedenste Software-Angebote im Bereich Vertragsverwaltung und digitale Unterschriften. Manche setzen auf Funktionsvielfalt, andere auf Datensicherheit. Entscheide nach deinen Bedürfnissen, welcher Anbieter am besten zu dir passt.
Um dir einen ersten Überblick zu bieten, stellen wir dir mit DocuSign, Inhubber, Certifaction und Skribble vier namhafte Lösungen vor.
DocuSign
DocuSign ist eine der bekanntesten Tools für Vertragsmanagement und bietet vielfältige Funktionen, darunter Vertragsanalysen mit KI.
Vorteil: Durch die Verfügbarkeit in 44 Sprachen und die Möglichkeit, digital an Dokumenten zusammenzuarbeiten, eignet sich DocuSign besonders für große, multinationale Unternehmen.
Nachteil: Als amerikanischer Anbieter kann DocuSign durch den CLOUD Act dazu verpflichtet werden, sensible Daten seiner Kunden an die US-Regierung weiterzugeben. Die von DocuSign verarbeiteten Daten sind außerdem nicht zu jeder Zeit verschlüsselt.
Inhubber
Ähnlich zu DocuSign bietet auch Inhubber verschiedene Vertragsmanagement-Features für die Erstellung, Unterzeichnung und Speicherung von Verträgen.
Vorteil: Künstliche Intelligenz unterstützt bei der automatisierten Daten- und Terminerfassung. Der Fokus liegt auf schnellen, effizienten Prozessen.
Nachteil: Inhubber speichert Dokumente in der Cloud. Obwohl diese verschlüsselt werden, bietet diese Variante weniger Sicherheit als die lokale Datenverarbeitung.
Certifaction
Der Schweizer Anbieter Certifaction fokussiert sich auf datenschutzfreundliches eSigning ohne Vertragsmanagement-Funktionen.
Vorteil: Durch lokale Datenverarbeitung und das Zero-Document-Knowledge-Prinzip wird sichergestellt, dass weder Mitarbeiter von Certifaction noch externe Angreifer Zugriff auf Nutzerdaten erhalten. Zudem bietet Certifaction mit der PES eine Alternative zur QES, die trotz hoher Sicherheit deutlich kostengünstiger ausfällt.
Nachteil: Durch die Spezialisierung auf eSigning erhältst du keine All-in-One-Lösung für die Verwaltung deiner Verträge.
Skribble
Skribble ist ein weiterer Anbieter für benutzerfreundliche eSignaturen.
Vorteil: Die Datenspeicherung erfolgt in der Schweiz. Die drei Signatur-Arten SES, AES und QES sind direkt in die Lösung integriert und erfordern keinen separaten Vertrag, wie es beispielsweise bei DocuSign der Fall ist.
Nachteil: Auch Skribble bietet keine All-in-One-Lösung für das Dokumentenmanagement, ebenso keine lokale Datenverarbeitung.
Schritt 4 | Teste die Programme
DocuSign, Certifaction und Skribble können kostenlos getestet werden. Mit diesen Trial- oder Demo-Versionen findest du am einfachsten heraus, ob das jeweilige Programm deine Erwartungen hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erfüllt.
Achte bei deinem Test genau darauf, wie die Anbieter deine Daten verarbeiten. Die richtige, digitale Lösung bringt dir Rechtssicherheit. Und sie verringert das Risiko, dass dein Unternehmen von rufschädigenden Daten-Leaks und hohen Geldstrafen bei Nichteinhaltung der vielen verschiedenen europäischen Regeln und lokalen Landesgesetze betroffen wird.
Im Beitrag „6 Anzeichen, dass ein eSignatur-Anbieter auf Dokumente zugreifen kann“ erhältst du detaillierte Informationen, wie du die Sicherheit von E-Signing-Anbietern bewerten kannst. Merke dir zudem diese Faustformel: umso mehr Funktionen, umso mehr Angriffsfläche.
Das bedeutet: Kann beispielsweise KI einen Vertrag analysieren, hat sie auch Zugriff darauf. Das Dokument ist also nicht uneinsehbar!
Schritt 5 | Integriere eSigning in deine Prozesse
Egal, ob du dich für ein Vertragsmanagement-Tool oder einen reinen eSigning-Anbieter entscheidest: Nun beginnt die Integration in deine täglichen Abläufe. Erstelle dazu einen klaren Plan und informiere deine Mitarbeiter und Kunden über Änderungen.
Lege zum Beispiel fest, ob und welche Dokumente einen Passwortschutz erhalten sollen und welche Art der Signatur (SES, AES oder QES) verwendet werden muss. Deine rechtliche Recherche aus dem zweiten Schritt hilft dir dabei. Auf der technischen Seite stehen dir zur Integration meist mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: eSigning im Web, über Schnittstellen oder als
Hybrid-/On-Premise-Lösung.
Schritt 6 | Nutze die gebotenen Funktionen
In der Regel erhältst du beim Onboarding schon einige Tipps zu den Funktionen der Programme. Schaue sie dir genau an und probiere sie aus. Ein Beispiel: Versende in einem Arbeitsschritt mehrere Verträge an verschiedene Empfänger zur Unterschrift; oder passe Signaturkarten an dein Corporate Design an.
Schritt 7 | Optimiere deine Vertragsprozesse kontinuierlich
Dein StartUp wächst und damit auch deine Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, deine Prozesse kontinuierlich zu optimieren. SaaS-Anbieter erweitern ihre Features regelmäßig – behalte sie im Blick und evaluiere, welche dir weiterhelfen können. Darüber hinaus empfiehlt es sich, in festgelegten Intervallen
Sicherheitsüberprüfungen durchzuführen und die Aktualität rechtlicher Anforderungen zu checken.
Fazit
Die Digitalisierung von Verträgen ist anfangs eine Herausforderung, lohnt sich aber bereits nach kurzer Zeit. Mit den richtigen Tools wirst du deine Verträge besser verstehen und ordnen, deine Effizienz steigern und alle Beteiligten zufriedener machen. Damit deine Dokumente jederzeit sicher bleiben, solltest du auf einen Privacy-First-Anbieter wie Certifaction setzen. Mehr Informationen und das kostenlose Test-Angebot findest du auf certifaction.com.
Hinweis: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.
Bilder: Freepik
Ich denke auch, dass die Möglichkeit, Verträge online zu unterzeichnen und zu speichern, viel Zeit spart. Das schafft auch mehr Übersicht, denke ich. Ich habe auch schon viel über verschiedene Arten von Software für Unternehmen gehört.