E-Rechnungen schreiben: Darfst du noch (kostenlose) Word-Vorlagen nutzen oder nicht?

Du verwendest seit jeher Word, um deine Rechnungen zu schreiben? Dann musst du dich eventuell umstellen, denn nun gilt die E-Rechnungspflicht. Das bedeutet sie für dich.

Word-Rechnungen sterben aus

Du sitzt abends im Home Office. Vor dir: dein Laptop, eine uralte Word-Vorlage mit Logo, Tabellen, Fußzeile. Rechnungsnummer austauschen, Datum anpassen, PDF speichern, per Mail raus – fertig. So machst du das seit Jahren.

Doch dann ruft dich trotz der späten Stunde ein Kunde an. Er bittet dich um eine E-Rechnung. PDF-Rechnungen seien nicht mehr erlaubt, Word-Vorlagen sowieso nicht, sagt er. Zudem wirft er mit Begriffen wie „EN 16931”, „XRechnung” und „Zugferd” um sich. Du bist verwirrt.

Zudem fragst du dich: Darf ich meine Word-Vorlage wirklich nicht mehr nutzen? Bekomme ich nun Probleme mit meinen Kunden oder gar dem Finanzamt? Was muss ich alles umstellen und anders machen?

Fragen über Fragen. Hier bekommst du alle wichtigen Antworten!

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Was besagt die E-Rechnungspflicht?

🔷 Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

🔷 Die Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz und das neu gefasste Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG).

🔷 Jede E-Rechnung muss in einem speziellen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.

🔷 Die Grundlage dafür bildet die europäische Norm EN 16931.

🔷 E-Rechnungen müssen demnach im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

🔷 Alles andere zählt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.

🔷 Zu den nicht erlaubten Formaten gehören beispielsweise Word-, Excel- und PDF-Dateien.

Wer (keine) E-Rechnungen ausstellen muss

Die E-Rechnungspflicht zielt, wie schon gesagt, auf inländische Unternehmer. Also auf Firmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland. Dazu gehören auch Freiberufler und Einzelunternehmer.

Nicht betroffen sind unter anderem:

✅ Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

✅ Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG

✅ Steuerfreie Umsätze, beispielsweise bei Wohnraumvermietung

✅ Rechnungen an Privatkunden, also B2C-Geschäfte

Zudem existieren schon länger besondere Regeln für Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G). Seit Ende 2020 verlangen Bundesbehörden E-Rechnungen auf Basis der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV).

Übergangsfristen: Wie lange Word, PDF & Co. noch durchgehen

Musst du jetzt sofort auf E-Rechnungen umstellen? Brauchst du sofort ein spezielles Rechnungsprogramm? Jein, denn es gibt noch ein paar Sonderregelungen. Es kann jedoch nicht schaden, parallel im Internet zu recherchieren und einen E-Rechnungssoftware Test zu suchen, um die passende Lösung zu finden.

Das sind die Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:

👉 Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen für B2B-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs (auch aus Word-Vorlagen) nutzen, solange der Empfänger damit einverstanden ist.

👉 Hast du im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz gemacht, darfst du solche „sonstigen Rechnungen“ sogar noch bis Ende 2027 ausstellen.

👉 Bist du Kleinunternehmer, musst du auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen

Wichtig: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig vom Umsatz und davon, ob du selbst schon E-Rechnungen ausstellst. Ein E-Mail-Postfach und ein Viewer für XRechnung oder ZUGFeRD reichen technisch aus.

Darfst du kostenlose Word-Vorlagen noch nutzen?

Die Antwort lautet: Ja, aber nur eingeschränkt. Und nur für „sonstige Rechnungen“, nicht für E-Rechnungen!

Solange du in die Übergangsfristen oder gar nicht unter die E-Rechnungspflicht zur Ausstellung fällst, gilt weiterhin dieses Procedere:

✅ Word-Vorlage → PDF → Versand per Mail

✅ Word-Vorlage → Ausdruck → Versand per Post

Mit diesem Prozess verstößt du nicht automatisch gegen das Umsatzsteuerrecht, solange alle Pflichtangaben draufstehen und du zudem die strengen GoBD-Vorgaben erfüllen kannst.

Aber:

🛑 Diese Dokumente gelten nur als “sonstige Rechnung”, nie als E-Rechnung

🛑 Spätestens ab 2027 werden größtenteils nur noch noch E-Rechnungen akzeptiert

Warum Word-Vorlagen für Rechnungen keine Lösung sind

Du kannst und willst nun weiterhin (kostenlose) Word-Vorlagen für deine Rechnungen nutzen? Dann solltest du dir dieser Risiken bewusst sein:

🟡 Kein strukturiertes Format
Eine Word-Datei oder ein simples PDF enthält zwar lesbaren Text, aber keine maschinenlesbare Struktur nach EN 16931. Externe Buchhalter oder Steuerberater müssen daher deine Daten manuell erfassen, was Zeit und Geld kostet.

🟡 Hohes GoBD-Risiko
Word-Rechnungen lassen sich beliebig ändern, überschreiben oder löschen. Ohne sauber dokumentierte Prozesse, Versionshistorie und einer revisionssicheren Archivierung entsteht schnell Ärger bei Betriebsprüfungen.

🟡 Anfälligkeit für Fehler
Word-Vorlagen aus dem Internet enthalten oft fehlerhafte Formeln, veraltete Steuersätze oder es fehlen Pflichtangaben. Dadurch läufst du Gefahr, dass dir deine Kunden die Rechnungen zurückschicken. Das sorgt für Ärger, Aufwand und Zahlungsausfälle.

🟡 Unattraktiv für deine Kunden
Viele Unternehmen haben bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Wenn du weiterhin Word- oder PDF-Dokumente verschickst, sorgst du für Unmut. Unter Umständen verlierst du deshalb wichtige Kunden.

Fazit

Ja, du darfst heute teilweise noch mit Word-Vorlagen arbeiten. Das gilt jedoch nur für „sonstige Rechnungen“, innerhalb klar begrenzter Übergangsfristen und für Sonderfälle. Und die Uhr tickt. Stelle deshalb so schnell wie möglich auf E-Rechnungen um, um „up to date“ zu sein und um Ärger zu vermeiden.

FAQ zum Thema “Word-Vorlagen und E-Rechnung”

Du hast noch offene Fragen? Dann lies dir diese FAQ genau durch. Sie liefert dir zusätzliche Informationen.

Muss ich alte Rechnungen nachträglich in E-Rechnungen umwandeln?

Nein, eine Pflicht zur rückwirkenden Umwandlung besteht nicht. Entscheidend bleibt, dass die Rechnungen zum Zeitpunkt der Leistungsausführung den Regeln entsprachen und ordentlich archiviert sind. Für Betriebsprüfungen zählt die Nachvollziehbarkeit, nicht das nachträgliche “Aufhübschen” in ein E-Rechnungsformat.

Was gilt für Rechnungen an Geschäftskunden im Ausland?

Die nationale E-Rechnungspflicht zielt auf Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also wenn sowohl du als auch dein Kunde im Inland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Leistungen greifen andere Regeln. Zum Beispiel EU-Vorgaben zu Meldesystemen, aber keine identische, flächendeckende Pflicht zur XRechnung.

Wie mache ich Word-Rechnungen heute möglichst GoBD-sicher?

Du speicherst jede Rechnung nach dem Versand unveränderbar ab, dokumentierst Korrekturen über Storno- und neue Rechnungsnummern und legst eine Verfahrensdokumentation an. Zusätzlich sorgst du für regelmäßige Backups und Zugriffsbeschränkungen, damit niemand einfach alte Rechnungen überschreibt.

Woran erkenne ich, ob eine Software echte E-Rechnungen erzeugt?

Du schaust, ob sie explizit Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.01) unterstützt und auf die EN-16931-Norm verweist. Im Zweifel fragst du nach technischen Unterlagen oder einer Testdatei. Diese lässt du beispielsweise von deinem Steuerberater prüfen.

Bilder: Freepik