Eröffnungsfeier richtig planen: Wichtige Tipps, damit dein Event gelingt [inkl. Checkliste]

Wenn du mit deinem StartUp gleich zu Beginn einen positiven Ersteindruck hinterlassen willst, solltest du mit einem Eröffnungsevent punkten. Wie dir das gelingt, erfährst du in diesem Schritt-für-Schritt-Ratgeber.

So organisierst du ein gutes Eröffnungsevent

Um erfolgreich zu werden, benötigst du als Firmengründer neben einer guten Geschäftsidee, einem strategischen Marketing und einer astreinen Finanzierung, jedoch vor allem eines: Kunden.

Welche Möglichkeiten hast du, um dein StartUp einem zukünftigen Kundenkreis vorzustellen? Reicht das Versenden einer Pressemeldung aus? Nein. Manche Jungunternehmer nehmen für den positiven Ersteindruck richtig viel Geld in die Hand, um ihre Geschäftseröffnung zu feiern.

Warum? Bei einem Eröffnungsevent lernst du unter Umständen Journalisten, potentielle Geschäftskontakte, Business Angels und eben mögliche Kunden kennen. Das klappt aber nur, wenn du deine Eröffnungsfeier richtig planst und professionell durchziehst.

Die ersten Schritte bei der Eventplanung

Eine Ladeneröffnung mit kostenlosem Sekt zu begießen oder beim Eröffnungsevent eine bekannte Band spielen zu lassen – ja, das sind grundsätzlich gute Ideen. Doch passen sie wirklich zu deinem StartUp?

Stelle dir ganz am Anfang ein paar wichtige Fragen:

• Was möchtest du mit der Eröffnungsfeier erreichen?
• Was sind deine Ziele und welche nachgelagerten Erwartungen hast du?
• Wer sind die Zielgruppen, die du primär ansprechen und erreichen möchtest?
• Willst du zum Beispiel einen Artikel in der Lokalzeitung erhaschen oder gar direkt wichtige Kundenkontakte aufbauen?

Finde die passenden Antworten auf diese Fragen und leite daraus eine Art Strategie für dein Eröffnungsevent ab. Dann weißt du besser, welche Maßnahmen sinnvoll und welche eher wenig zielführend sind.

Eine weitere maßgebende Frage lautet: Wie groß ist dein Budget für deine feierliche Geschäftseröffnung? Viele Dinge, die sich toll und auch sinnvoll anhören, können ziemlich teuer werden. Geld, das beispielsweise fehlt, falls deine StartUp-Finanzierung noch wackelt.

Praktische Tipps für die Umsetzung

Entscheidest du dich, eine Eröffnungsfeier zu veranstalten, dann geht es an die Planung und Umsetzung. Zuerst musst du dir überlegen, wann das Event stattfinden soll. Denn Feiertage, Ferien oder Sportereignisse engen die Auswahl ein.

Danach solltest du genau festlegen, wie du deine Gäste auf das Event aufmerksam machen möchtest. Verschickst du Event-Einladungen per E-Mail oder verteilst du schick gestaltete Flyer in der Fußgängerzone? Oder rufst du die Gäste an, um sie persönlich zur Eröffnung einzuladen? In Zeiten von Mails und WhatsApp-Nachrichten kann diese Art der Kontaktaufnahme sehr erfolgreich sein.

Durchdenke auch genau, was auf dem Event passieren soll. Möchtest du ein lockeres Beisammensein zelebrieren? Dann benötigst du Musik (live oder “aus der Dose”) und die entsprechende Technik. Oder soll bei der Veranstaltung beispielsweise ein Pitch zur Überzeugung der Investoren und Kunden gehalten werden, muss du an Computer, Beamer und eine Leinwand denken.

Um für ein ansprechendes Ambiente zu sorgen, solltest du auch über die passende Dekoration nachdenken. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, kommen unterschiedliche Deko-Elemente in Frage: Luftballons, Girlanden und Blumen sorgen für den Wow-Effekt. Achte aber darauf, dass die Dekoration nicht zu übertrieben und zu kitschig wird. Sie soll jedenfalls deine Marke bestmöglich widerspiegeln.

Auch beim Außenbereich darf mit Dekoration gearbeitet werden: Entweder du verwendest dafür Luftballons oder du stellst Beachflags als Hingucker auf. Auch ein roter Teppich kommt in Frage, sofern das glamouröse Element zu deiner Marke passt. So hast du die Möglichkeit, zusätzlich zu den eingeladenen Gästen auch noch Fußgänger – und somit potenzielle Kunden – anzulocken, die zufällig am Tag der Feier vorbeikommen.

Was jedoch das Allerwichtigste ist: Besorge genügend Essen und Trinken! Eine Feier kann nur gelingen, wenn die grundlegenden Bedürfnisse der Gäste gestillt sind. Am besten engagierst du einen Caterer, der sich um das leibliche Wohl kümmert.

Eröffnungsfeier: Checkliste zur Unterstützung

Wer ein Event veranstalten will, muss zahlreiche Punkte bedenken und beachten. Die folgende Checkliste hilft dir dabei, bei der Eventplanung nichts zu vergessen:

✅ Zielgruppen: Wer sollen deine Gäste sein?

✅ Ziele: Was möchtest du mit dem Event erreichen?

✅ Budget: Wie viel kannst du ausgeben?

✅ Motto: Wie soll die Feier gestaltet werden?

✅ Termin: Wann soll das Eröffnungsevent stattfinden?

✅ Bewerbung: Wie kommst du an deine Gäste?

✅ Programm: Wie soll die Geschäftseröffnung ablaufen?

✅ Equipment: Was benötigst du zur Durchführung?

✅ Personal: Wer muss wo und wie unterstützen?

✅ Nachbetreuung: Was steht nach der Feier an?

Der zuletzt genannte Punkt wird gerne vergessen, doch er gehört zu der gesamten Planung der Eröffnungsfeier dazu. Denn sicherlich kommen während des Events Fragen von deinen möglichen Geschäftspartnern oder den Journalisten auf. Oder du hast erste Leads generiert.

Sorge dafür, dass alle zufrieden sind. Und dass du deine selbst gesteckten Ziele erreichst. Nach dem Spiel ist quasi vor dem Spiel: Die Feier ist vorbei und nun beginnt das Business.

Projekt zu groß? Hol dir Unterstützung!

Ein meist straffer Zeitplan erlaubt keine Abweichungen. Unvorhersehbare Faktoren wie technische Probleme, personelle Engpässe und falsches Timing können sich schnell zu großen Problemen auftürmen.

Wenn du ein Event selbst organisiert, stößt du eventuell schnell an deine Grenzen – besonders, wenn du noch nie eine Ladeneröffnung oder eine Feier geplant hast. Denke deshalb von Anfang an darüber nach, professionelle Unterstützung zu holen: Dienstleister wie Event-Agenturen können dir bei der Planung und Umsetzung helfen. Doch sei dir auch bewusst, dass diese Hilfe zusätzlich Geld kostet.

Weitere Ratschläge zum Thema Eventplanung

Möchtest du noch mehr Tipps für die Planung und Umsetzung deiner Eröffnungsfeier haben? Dieses Infografik ergänzt die hier genannten Punkte:

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