Eröffnungsfeier planen - praktische Tipps (Bild: Freepik)

Eröffnungsfeier richtig planen: Wichtige Tipps, damit dein Event gelingt [inkl. Checkliste]

  • Letztes Update:1 Monat 
  • Lesezeit:8Minuten

Wenn du mit deinem StartUp gleich zu Beginn einen positiven Ersteindruck hinterlassen willst, solltest du mit einem Eröffnungsevent punkten. Wie dir das gelingt, erfährst du in diesem Schritt-für-Schritt-Ratgeber.

So organisierst du ein gutes Eröffnungsevent

Um erfolgreich zu werden, benötigst du als Firmengründer neben einer guten Geschäftsidee, einem strategischen Marketing und einer astreinen Finanzierung, jedoch vor allem eines: Kunden.

Welche Möglichkeiten hast du, um dein StartUp einem zukünftigen Kundenkreis vorzustellen? Reicht das Versenden einer Pressemeldung aus? Nein. Manche Jungunternehmer nehmen für den positiven Ersteindruck richtig viel Geld in die Hand, um ihre Geschäftseröffnung zu feiern.

Warum? Bei einem Eröffnungsevent lernst du unter Umständen Journalisten, potentielle Geschäftskontakte, Business Angels und eben mögliche Kunden kennen. Das klappt aber nur, wenn du deine Eröffnungsfeier richtig planst und professionell durchziehst.


Ist es normal, dass StartUps ihren Start richtig feiern?

Nein. Viele Firmengründungen und die Aufnahme des Betriebs finden meist im „stillen Kämmerlein“ statt. Die Medien oder die breite Öffentlichkeit kriegen deshalb nur selten mit, wenn ein StartUp in der Nähe loslegt. Genau deshalb kann es eine sehr gute Idee sein, ein Eröffnungsevent zu veranstalten.


Die ersten Schritte bei der Eventplanung

Eine Ladeneröffnung mit kostenlosem Sekt zu begießen oder beim Eröffnungsevent eine bekannte Band spielen zu lassen – ja, das sind grundsätzlich gute Ideen. Doch passen sie wirklich zu deinem StartUp?

Stelle dir ganz am Anfang ein paar wichtige Fragen:

  • Was möchtest du mit der Eröffnungsfeier erreichen?
  • Was sind deine Ziele und welche nachgelagerten Erwartungen hast du?
  • Wer sind die Zielgruppen, die du primär ansprechen und erreichen möchtest?
  • Willst du zum Beispiel einen Artikel in der Lokalzeitung erhaschen oder gar direkt wichtige Kundenkontakte aufbauen?

Finde die passenden Antworten auf diese Fragen und leite daraus eine Art Strategie für dein Eröffnungsevent ab. Dann weißt du besser, welche Maßnahmen sinnvoll und welche eher wenig zielführend sind.

Eine weitere maßgebende Frage lautet: Wie groß ist dein Budget für deine feierliche Geschäftseröffnung? Viele Dinge, die sich toll und auch sinnvoll anhören, können ziemlich teuer werden. Geld, das beispielsweise fehlt, falls deine StartUp-Finanzierung noch wackelt.

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Praktische Tipps für die Umsetzung

Entscheidest du dich, eine Eröffnungsfeier zu veranstalten, dann geht es an die Planung und Umsetzung. Zuerst musst du dir überlegen, wann das Event stattfinden soll. Denn Feiertage, Ferien oder Sportereignisse engen die Auswahl ein.

Danach solltest du genau festlegen, wie du deine Gäste auf das Event aufmerksam machen möchtest. Verschickst du Event-Einladungen per E-Mail oder verteilst du schick gestaltete Flyer in der Fußgängerzone? Oder rufst du die Gäste an, um sie persönlich zur Eröffnung einzuladen? In Zeiten von Mails und WhatsApp-Nachrichten kann diese Art der Kontaktaufnahme sehr erfolgreich sein.

Durchdenke auch genau, was auf dem Event passieren soll. Möchtest du ein lockeres Beisammensein zelebrieren? Dann benötigst du Musik (live oder “aus der Dose”) und die entsprechende Technik. Oder soll bei der Veranstaltung beispielsweise ein Pitch zur Überzeugung der Investoren und Kunden gehalten werden, muss du an Computer, Beamer und eine Leinwand denken.


Muss es eine Präsentation bei einer StartUp-Eröffnungsfeier geben?

Nein. Eine Präsentation bei einer StartUp-Eröffnungsfeier ist nicht zwingend erforderlich, Sie kann aber sehr vorteilhaft sein. Ein gut gestalteter Vortrag kann dabei helfen, die Vision und Ziele deines StartUps zu vermitteln. Und du kannst die ersten Produkte zeigen. Auch eine Vorstellung des Teams ist möglich.

Wenn (kommende) Investoren, Geschäftspartner und Medien anwesend sind, kann eine gute Präsentation einen starken Eindruck hinterlassen und das Interesse an deinem Unternehmen steigern.

Doch: Übertreibe es nicht! Fällt deine Präsentation zu lang und zäh aus, oder kannst du nicht die wichtigsten Fakten liefern, geht dein Vorhaben nach hinten los: Dir gelingt es nicht, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.


Vergiss nicht die Dekoration

Um für ein ansprechendes Ambiente zu sorgen, solltest du auch über die passende Dekoration nachdenken. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, kommen unterschiedliche Deko-Elemente in Frage: Luftballons, Girlanden und Blumen sorgen für den Wow-Effekt. Achte aber darauf, dass die Dekoration nicht zu übertrieben und zu kitschig wird. Sie soll jedenfalls deine Marke bestmöglich widerspiegeln.

Essen bei einem Eröffnungsevent (Bild: Pexels)

Auch beim Außenbereich darf mit Dekoration gearbeitet werden: Entweder du verwendest dafür Luftballons oder du stellst Beachflags als Hingucker auf. Auch ein roter Teppich kommt in Frage, sofern das glamouröse Element zu deiner Marke passt. So hast du die Möglichkeit, zusätzlich zu den eingeladenen Gästen auch noch Fußgänger – und somit potenzielle Kunden – anzulocken, die zufällig am Tag der Feier vorbeikommen.

Was jedoch das Allerwichtigste ist: Besorge genügend Essen und Trinken! Eine Feier kann nur gelingen, wenn die grundlegenden Bedürfnisse der Gäste gestillt sind. Am besten engagierst du einen Caterer, der sich um das leibliche Wohl kümmert.


Warum ist das Essen bei einem StartUp-Event so wichtig?

Das Essen bei einem StartUp-Event ist aus mehreren Gründen unverzichtbar. Zuerst einmal schafft es eine angenehme und lockere Atmosphäre, die es deinen Gästen ermöglicht, sich wohlzufühlen und zu entspannen. Das Essen kann auch als Eisbrecher dienen, insbesondere bei Veranstaltungen, wo Menschen sich oft zum ersten Mal treffen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass gutes Essen den Teilnehmern Energie liefert, besonders bei langen Events. Es hält die Leute aktiv und konzentriert. Außerdem ist das Essen ein Spiegelbild der Event-Qualität und des Organisationsniveaus. Es zeigt, wie viel Mühe und Sorgfalt du in die Veranstaltung gesteckt hast.

Und: Schließlich ist das Essen eine Möglichkeit, die Kreativität und Innovationskraft deines StartUps zu demonstrieren, indem man einzigartige oder thematisch passende Speisen anbietet.


Eröffnungsfeier: Checkliste zur Unterstützung

Wer ein Event veranstalten will, muss zahlreiche Punkte bedenken und beachten. Die folgende Checkliste hilft dir dabei, bei der Eventplanung nichts zu vergessen:

Zielgruppen: Wer sollen deine Gäste sein?

Ziele: Was möchtest du mit dem Event erreichen?

Budget: Wie viel kannst du ausgeben?

Motto: Wie soll die Feier gestaltet werden?

Termin: Wann soll das Eröffnungsevent stattfinden?

Bewerbung: Wie kommst du an deine Gäste?

Programm: Wie soll die Geschäftseröffnung ablaufen?

Equipment: Was benötigst du zur Durchführung?

Personal: Wer muss wo und wie unterstützen?

Nachbetreuung: Was steht nach der Feier an?

Sorge dafür, dass alle zufrieden sind. Und dass du deine selbst gesteckten Ziele erreichst. Nach dem Spiel ist quasi vor dem Spiel: Die Feier ist vorbei und nun beginnt das Business.

Projekt zu groß? Hol dir Unterstützung!

Ein meist straffer Zeitplan erlaubt keine Abweichungen. Unvorhersehbare Faktoren wie technische Probleme, personelle Engpässe und falsches Timing können sich schnell zu großen Problemen auftürmen.

Wenn du ein Event selbst organisiert, stößt du eventuell schnell an deine Grenzen – besonders, wenn du noch nie eine Ladeneröffnung oder eine Feier geplant hast. Denke deshalb von Anfang an darüber nach, professionelle Unterstützung zu holen: Dienstleister wie Event-Agenturen können dir bei der Planung und Umsetzung helfen. Doch sei dir auch bewusst, dass diese Hilfe zusätzlich Geld kostet.


Was kostet ein Eröffnungsevent von einem StartUp?

Auf diese Frage lässt sich keine eindeutige Antwort geben. Denn die Kosten eines Eröffnungsevents für ein StartUp können stark variieren. Deine Ausgaben hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören unter andere die Größe des Events, der Veranstaltungsort, der Umfang des Caterings, die geplanten Showeinlagen und das benötigte  Equipment sowie deine Werbemaßnahmen.

Bist du sparsam und planst du nur wenige Dingen ein, kann dich das Eröffnungsevent im besten Fall nur wenige hundert Euro kosten. Wird die Veranstaltung aber groß, weil du viele Gäste eingeladen hast, oder trumpfst du mit speziellen „Acts“ auf, kannst du auch locker 10.000, 50.000 Euro oder mehr ausgeben.


Wie geht es nach der Eröffnungsfeier weiter?

Im Fußball heißt es so schön: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Das Gleiche gilt auch für ein Event. Anders gesagt: Deine Arbeit sollte nicht damit erledigt sein, die Veranstaltung zu planen und durchzuführen!

Denn es gab ja einen Grund, warum du den Start deines frischgebackenen Unternehmens gefeiert hast: Du wolltest Aufmerksamkeit erregen. Und zu deinen Zielen gehörte sicherlich auch, erste Leads – also Kontakte zu Journalisten sowie potentiellen Geschäftspartnern und Investoren – zu generieren, oder?

Nach einer Eröffnungsfeier solltest du als das Bestreben haben, das Maximum aus dem (teuren) Event herauszuholen. Das bedeutet, du musst unter anderem diese Maßnahmen ergreifen:

Follow-up-Kommunikation
Sende Dankes-Mails oder Briefe an alle Teilnehmenden. Betone dabei, wie wichtig ihre Anwesenheit für dich war.

Feedback einholen
Frage nach Rückmeldungen zur Veranstaltung: Was hat den Besuchern gefallen, was weniger? Dies zeigt, dass dein StartUp großen Wert auf Meinungen legt und auch bestrebt bist, sich zu verbessern.

Social Media nutzen
Teile Fotos und Eindrücke des Events auf sozialen Netzwerken wie Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn und/oder TikTok, um die Aufmerksamkeit und das Interesse zu verlängern.

Netzwerke pflegen
Halte den Kontakt zu den Teilnehmenden aufrecht, so baust du langfristige Beziehungen auf. Oder nimm, falls es vor der Veranstaltung noch keinen richtigen Kontakt gab, diesen erstmals auf.

Pressearbeit
Sprich lokale und regionale Medien schon vor dem Event an. Vielleicht möchten sie über die Veranstaltung berichten? Wenn du ein paar Zusagen hast, solltest du nachfassen, wenn es keine Berichterstattung gibt.

Conclusio: Denke daran, dass die Nachbetreuung genauso wichtig ist wie die Veranstaltung selbst! Es geht darum, die Beziehungen, die du während des Events aufgebaut hast, zu festigen und weiterzuentwickeln.

Weitere Ratschläge zum Thema Eventplanung

Möchtest du noch mehr Tipps für die Planung und Umsetzung deiner Eröffnungsfeier haben? Dieses Infografik ergänzt die hier genannten Punkte:

Bilder: Freepik, Pexels, U-Motions

2 Kommentare

  1. Super Anleitung!
    Besonders das Schritt für Schritt-Vorgehen in der Anleitung gefällt mir richtig gut, da es eine tolle Richtlinie für die Planungsprios gibt.
    Ganz wichtig finde ich aber auch die Bespaßung der Besucher, wir haben bei unserer letzten internen Weihnachtsfeier einen tollen Fotospiegel gemietet (https://www.gadplan.com/fotospiegel-mieten-mirrorbooth/), der kam richtig gut an! Bei 150 Besuchern hatten wir beinahe 2000 Fotos über den Abend aufgenommen!

  2. Vielen Dank für diesen Beitrag. Ich und eine Freundin haben vor einiger Zeit den Grundstein für unser eigenes Start-up gelegt. Seit dem konnte sich schon einiges entwickeln und wir haben sogar schon erste Mitarbeiter*innen gewonnen. Um diesen Schritt hervorzuheben, möchten wir nun ein Event planen, welches uns, wenn möglich, auch alle näher zusammenbringen soll. Eine passende Location haben wir glücklicherweise bereits gefunden.

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