Welche Payroll-Software passt zu deinem Unternehmen? 5 bekannte Anbieter im Vergleich

Lohn- und Gehaltsabrechnung leicht gemacht: Von der voll integrierten Payroll-Software bis zur spezialisierten HR-Plattform – hier bekommst du eine Übersicht.

Warum eine Payroll-Software so wichtig ist

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung aka Payroll gehört zu den vielen Aufgaben, die in einem Unternehmen erledigt werden müssen. Dabei geht es nicht nur um die pünktliche Gehaltszahlung, sondern auch um die fehlerfreie Navigation durch ein Labyrinth aus Steuerrecht und Sozialversicherungsbeiträgen. Eklatante oder häufige Fehler können zu rechtlichen Sanktionen und einem Vertrauensverlust führen.

Eine moderne Payroll-Software ist daher mehr als ein weiteres, lapidares Tool. Sie automatisiert komplexe Prozesse, minimiert menschliche Fehler und schafft Freiräume, die du und dein Team für andere Tasks nutzen könnt.

👉 Daher solltest du bei der Auswahl der passenden Payroll-Anwendung genau auf die Features und die Vor- & Nachteile schauen. Das ist besonders wichtig, wenn dein Unternehmen ein schnell wachsendes ScaleUp ist, bei dem sich Prozesse und Strukturen rasant verändern.

Hier findest du eine Übersicht ausgewählter, etablierter und attraktiver Payroll-Lösungen. Vielleicht ist ja die optimale Software für deine Firma dabei?

CSS AG und eGECKO

Die CSS AG stellt die Lohnabrechnung in einen größeren unternehmerischen Kontext. Die eGECKO Payroll-Software wurde als integraler Bestandteil einer umfassenden Business-Software konzipiert, die Personalwesen, Controlling und Rechnungswesen auf einer einzigen Datenbasis vereint. Dieser ganzheitliche Ansatz richtet sich gezielt an den ambitionierten Mittelstand, der kaufmännische Prozesse als vernetztes Ganzes betrachtet.

Gemäß der Vision „Mehr Zeit für Wichtiges!“ werden zeitraubende Routineaufgaben durch smarte Workflows und KI-gestützte Automatisierung abgelöst. Für zahlengetriebene Zielgruppen wie Controller und Geschäftsführer bedeutet dies eine konsistente Datenbasis in Echtzeit, die eine agile Unternehmenssteuerung ohne manuelle Datenabgleiche zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht.

Weitere Features & Vorteile sind:

✅ Vollständige Integration
eGecko verbindet HR, Finanzen und Controlling zu einer einzigen Datenquelle („Single Source of Truth“) und vermeidet Systembrüche.

✅ Hohe Skalierbarkeit
Die Payroll-Software passt sich flexibel an das Wachstum und die sich verändernden Anforderungen von mittelständischen Unternehmen an.

✅ Branchenspezifische Features
Spezialisierte Funktionen und Module ermöglichen eine passgenaue Konfiguration für die spezifischen Anforderungen verschiedener Branchen.

✅ Automatisierung durch Technologie
Künstliche Intelligenz und Business Intelligence dienen der Prozessautomatisierung und ermöglichen tiefgehende Datenanalysen in Echtzeit.

✅ Beratungsintensiver Ansatz
Durch Webdemos und persönliche Beratungsgespräche wird eine auf die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnittene Lösung erarbeitet.

Personio

Von Personio hast wahrscheinlich schon gehört, da das StartUp ein bekanntes, deutsches Unicorn ist. Das Münchner Team entwickelt eine All-in-One-Plattform für das Personalwesen, die sich primär an kleine und mittelständische Unternehmen richtet.

Personio Payroll ist dabei ein tief integriertes Modul, das die Lohnabrechnung als logisches Endergebnis aller vorangehenden HR-Prozesse versteht. Änderungen bei Stammdaten, Arbeitszeiten oder Abwesenheiten fließen automatisch in die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein. Dieser Ansatz reduziert den administrativen Aufwand und erhöht die Datenqualität signifikant.

Ein starker Fokus von Personio liegt auf der positiven Benutzererfahrung für HR-Manager und Mitarbeiter. Und das Payroll-System fungiert als zentraler Vermittler zwischen den einsetzenden Unternehmen und externen Lohnbüros bzw. Steuerberatern.

Weitere Features & Vorteile sind:

✅ All-in-One-Plattform
Personio vereint Personalverwaltung, Recruiting und Lohnabrechnung in einer zentralen Anwendung für einen ganzheitlichen Überblick.

✅ Automatisierte Datenübernahme
Änderungen bei Stammdaten oder Arbeitszeiten werden automatisch für die Lohnabrechnung synchronisiert.

✅ Self-Service
Mitarbeiter können selbst Daten einpflegen. Dieses Feature entlastet die Personalabteilung von Routineaufgaben.

✅ Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Das System bereitet alle Lohndaten strukturiert auf und ermöglicht eine nahtlose Übergabe an die Buchhaltung.

✅ Fokus auf KMU
Die Lösung von Personio wurde speziell auf Unternehmen mit bis zu 2.000 Angestellten zugeschnitten.

Lexware

Auch diesen Namen kennt man! Lexware, als Teil der Haufe Group, ist eine feste Größe für kaufmännische Software bei Selbstständigen, StartUps und KMU in Deutschland. Die Produktlinie Lexware lohn+gehalt* konzentriert sich darauf, eine gesetzeskonforme, sichere und verständliche Lohnabrechnung zu ermöglichen.

Die Payroll-Software wurde so konzipiert, dass sie auch von Anwendern ohne tiefes Expertenwissen sicher bedient werden kann. Integrierte Assistenten führen dich schrittweise durch den monatlichen Abrechnungsprozess – von der Anlage neuer Mitarbeiter bis hin zum elektronischen Versand aller Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger.

Ein weiteres besonderes Merkmal: die garantierte Aktualität. So läuft die Lohnabrechnung immer korrekt und vorschriftsmäßig ab. Damit vermeidest du unter anderem Stress mit dem Finanzamt.

Weitere Features & Vorteile sind:

✅ Gesetzeskonformität
Die Software wird kontinuierlich an die aktuelle Gesetzgebung angepasst, was die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben sicherstellt.

✅ Benutzerführung
Integrierte Assistenten unterstützen dich bei der fehlerfreien Durchführung der monatlichen Lohnabrechnungen.

✅ Zertifizierung
Lexware gewährleistet den sicheren und direkten elektronischen Versand aller gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen (zum Beispiel via ELSTER).

✅ Schnittstellen
Lohnbuchungslisten können unkompliziert an andere Programme oder den Steuerberater übergeben werden.

✅ Skalierung
Die Payroll-Software ist in verschiedenen Versionen erhältlich, die sich im Funktionsumfang und der Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter unterscheiden.

SAP

SAP ist ein weltweit bekannter Name. Das Unternehmen aus Baden-Württemberg hat sich als führender Anbieter von Unternehmenslösungen für den gehobenen Mittelstand und Großkonzerne etabliert. Dafür bietet SAP zahlreiche Lösungen an. Eine davon: SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.

Das Cloud-System basiert auf der robusten, in Deutschland entwickelten Payroll-Engine. Es wurde für die hohe Komplexität des deutschen Lohnrechts konzipiert. Es unterstützt unter anderem bei vielschichtigen Tarifverträgen für den öffentlichen Dienst (TVöD), bei Branchenlösungen oder bei der betrieblichen Altersvorsorge.

Die SAP-Anwendung überzeugt vor allem durch ihre Fähigkeit, komplexe Anforderungen zuverlässig umzusetzen. So werden gesetzliche Meldewege wie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) oder die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) automatisiert eingehalten. Ein integriertes Cockpit ermöglicht die Überwachung der Abrechnung in Echtzeit, während die nahtlose Anbindung an die SAP HXM Suite für durchgängige und effiziente HR-Prozesse sorgt.

Weitere Features & Vorteile sind:

✅ Umfassende Regelwerkstiefe
Das SAP-System bildet komplexe deutsche Tarifverträge und Branchenanforderungen präzise und revisionssicher ab.

✅ Hohe Prozessautomatisierung
Die Anwendung automatisiert komplexe Abrechnungszyklen. Und es ermöglicht durch Echtzeitanalysen eine proaktive Überwachung.

✅ Integration in die HR-Suite
Die Payroll-Lösung ist nahtlos mit allen anderen HR-Modulen wie Stammdatenverwaltung und Zeitwirtschaft verbunden.

✅ Echtzeit-Einblicke
Das Payroll Control Center bietet Dashboards und proaktive Warnmeldungen, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Abrechnungsdaten zu überwachen.

✅ Bewährte Technologie
Alles basiert auf der seit Jahrzehnten bewährten und kontinuierlich weiterentwickelten SAP-Payroll-Engine.

DATEV

Die DATEV eG ist eine Genossenschaft von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern und nimmt dadurch eine besondere Rolle auf dem deutschen Markt ein. Ihre Programme – allen voran DATEV Lohn und Gehalt – gelten in den meisten Steuerkanzleien als Standard. Im Mittelpunkt des DATEV-Systems steht die sichere und effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern.

Die Payroll-Software bietet flexible Modelle an. Zum Beispiel können Unternehmen die gesamte Lohnabrechnung an eine Kanzlei auslagern – oder selbst Daten erfassen und diese digital zur abschließenden Prüfung weitergeben. Seine besondere Stärke zeigt die DATEV-Lösung bei komplexen Themen wie Baulohn oder Kurzarbeitergeld, die zuverlässig und rechtssicher abgebildet werden.

Für viele kleine und mittelständische Firmen sprechen außerdem das hohe Vertrauen in die Marke sowie die Sicherheit des eigenen Rechenzentrums für DATEV.

Weitere Features & Vorteile sind:

✅ Sicheres Rechenzentrum
Alle Daten werden im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet, was höchsten Datenschutzstandards entspricht.

✅ Kollaboration mit Steuerberatern
Die Systeme sind optimal auf die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien abgestimmt und ermöglichen einen effizienten Datenaustausch.

✅ Spezialisierte Abrechnungsformen
Die Payroll-Anwendung von DATEV unterstützt zuverlässig verschiedene und komplexe Sonderfälle.

✅ Gesetzliche Aktualität
Alle Programme sind stets auf dem neuesten rechtlichen Stand.

✅ Umfassendes Schulungsangebot
Anwender profitieren von einem breiten Spektrum an Serviceleistungen, Hotlines und Weiterbildungsmöglichkeiten.

FAQ: Was du über Payroll-Programme wissen solltest

Schwirren dir nun noch Fragen durch den Kopf? Sicherlich. Diese FAQ-Liste fasst für dich alle wichtigen Fragen und Antworten rund ums Thema „Payroll-Software“ verständlich zusammen:

Was genau ist eine Payroll-Software?

Eine Payroll-Software digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie berechnet Gehälter, Steuern sowie Sozialversicherungsbeiträge. Zudem erstellt die Anwendung alle gesetzlich erforderlichen Meldungen und Dokumente.

Welche Kernfunktionen sollte eine gute Lohnsoftware bieten?

Wesentliche Features sind eine sichere Stammdatenverwaltung, die automatische Brutto-Netto-Berechnung, ein Abwesenheitsmanagement und ein zertifiziertes elektronisches Meldewesen. Wichtig sind zudem flexible Auswertungsmöglichkeiten für das Personalcontrolling.

Was sind die Vorteile einer automatisierten Lohnabrechnung?

Die größten Pluspunkte sind Zeitersparnis, eine signifikant reduzierte Fehlerquote sowie die Gewährleistung der Rechtskonformität durch regelmäßige Updates. All dies führt zu mehr Effizienz in der Verwaltung und zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

Cloud-Lösung vs. On-Premise: Was ist besser?

Cloud-Lösungen bzw. Software-as-a-Service (SaaS) sind heute für die meisten Firmen die bevorzugte Wahl. Denn sie erfordern keine eigene IT-Infrastruktur, sind flexibel zugänglich und der Anbieter kümmert sich um Wartung und Sicherheit. On-Premise-Lösungen bieten dagegen maximale Datenkontrolle, erfordern aber höhere Investitionen in eigene IT-Ressourcen.

Wie steht es um Datensicherheit und DSGVO?

Ein wichtiges Thema! Achte unbedingt auf Anbieter, die ihre Server in Deutschland oder der EU hosten. Zertifizierungen wie ISO 27001 und die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind wichtige Qualitätsmerkmale für die Revisionssicherheit.

Wie wichtig sind Schnittstellen zu anderen Systemen?

Schnittstellen, also APIs, sind entscheidend, um Datensilos zu vermeiden. Eine gute Payroll-Software muss sich nahtlos mit der Finanzbuchhaltung und Zeiterfassung verbinden lassen, um einen konsistenten Datenfluss sicherzustellen und Doppelarbeit zu verhindern.

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Prüfe, ob der Funktionsumfang deine spezifischen Anforderungen abdeckt. Achte ebenso auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Supportqualität und Datenschutz-Standards.

Fazit

Von eGecko, Personio über Lexware und DATEV bis SAP: Die Entscheidung für die passende Payroll-Software ist gar nicht so einfach! Alle vorgestellten Anbieter bieten robuste Lösungen, die den hohen Anforderungen des Mittelstands gerecht werden. Die finale Entscheidung hängt von der Größe, Komplexität und strategischen Ausrichtung deines Unternehmens ab.