15 x FAIL: Diese Steuer-Fehler solltest du als Gründer unbedingt vermeiden

Möchtest du Ärger mit dem Finanzamt haben? Nein? Dann solltest du diese häufig gemachten FAILs in Sachen Steuern nicht wiederholen!

Wichtige Tipps gegen den Finanzamt-Stress

Wenn du ein StartUp gründest, hast du extrem viel zu bedenken. Einen Punkt, den du nie vergessen solltest: Stell dich gut mit deinem Finanzamt! Denn zeigen sich Probleme auf, kann das schnell ein teurer “Spaß” werden. Dieser Ärger sorgt unter Umständen dafür, dass das Überleben deiner Unternehmung gefährdet ist. Willst du das? Sicherlich nicht.

Beachte deshalb die folgenden Steuer- und Finanztipps, um keinen unnötigen Ärger mit den Finanzbehörden zu bekommen.

Fehler Nr. 1 | Keine Anmeldung

Wenn du dich selbstständig machst, sei es hauptberuflich oder nebenbei, musst du das deinem Finanzamt melden. Kläre, welchen Status du hast: Bist du ein Einzelunternehmer oder ein Freiberufler? Startest du größer durch, beispielsweise mit einer richtigen Rechtsform wie UG oder GmbH, hast du das auch den Steuerbehörden mitzuteilen.

Tipp: Je nach Art der Selbstständigkeit und je nach Art der Rechtsform fallen andere Steuern für dich an. Mache dich darüber schlau!

Fehler Nr. 2. | Geringe Steuervorauszahlungen

Als Privatperson wie auch als Unternehmer musst du Steuern bezahlen. Anfangs berechnet das Finanzamt deine geschäftliche Steuerlast nach dem Einreichen der ersten Steuererklärungen. Nach rund zwei Jahren hast du Vorauszahlungen zu leisten. Diese Vorauszahlungen können, wenn du besser verdienst als angenommen, zu niedrig ausfallen. Das hat zur Folge, dass du unter Umständen eine fette Nachzahlung leisten musst.

Tipp: Überprüfe regelmäßig deinen Gewinn und schätze ab, ob du deine Vorauszahlungen nach oben anpassen solltest.

Fehler Nr. 3 | Zu wenige Steuern zahlen

Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer, Lohnsteuer … es gibt verschiedene Arten von Steuern, die du als Unternehmer entrichten musst. Welche Belastungen auf dich zukommen, hängt unter anderem von der Art deiner Unternehmung ab: Als Freiberufler zahlst du weniger Steuern als eine GmbH mit zehn Mitarbeitern.

Tipp: Behalte einen Überblick darüber, welche Arten von Steuern auf dich zutreffen. Vergisst du eine Abgabe, folgen teure Nachzahlungen für dich. Programme wie BuchhaltungsButler helfen dir dabei, stets deine Finanzkennzahlen im Blick zu behalten.

Fehler Nr. 4 | Steuertermine verpassen

Manche Steuern hast du unter Umständen monatlich, andere quartalsweise oder jährlich zu entrichten. Zudem musst du Steuererklärungen abgeben, damit die Finanzbehörden wissen, welche Umsätze und Gewinne dein StartUp erwirtschaftet. Verpasst du eine Deadline, flattern bald die ersten Briefe vom Finanzamt in dein Postfach.

Überschreitest du die Fristen, musst du mit finanziellen Folgen rechnen: Es stehen saftige Strafzinsen oder Schlimmeres an.

Tipp: Wann ist was zu melden und zu bezahlen? Informiere dich regelmäßig über die Steuertermine und -fristen. Und trage die Termine in deinen Kalender mit Reminderfunktion ein.

Fehler Nr. 5 | Keine Steuern bezahlen

Bist du knapp bei Kasse? Musst du eventuell derart hart sparen, dass du dir die Abgaben nicht leisten kannst? Dann mache auf keinen Fall den Fehler, gar keine Steuern zu bezahlen. Das sorgt für Ärger und bringt Strafzinsen mit sich.

Tipp: Hast du einen finanziellen Engpass, dann rede mit deinem Ansprechpartner beim Finanzamt darüber. Bitte um eine Verschiebung oder Stundung deiner Steuerzahlungen.

Fehler Nr. 6 | Schuhkarton statt Software

Buchhaltung macht dir keinen Spaß? Verständlich. Doch das ist kein Grund, deine FiBu schleifen zu lassen und alle deine Unterlagen wild in einen Schuhkarton zu werfen. So verlierst du schnell den Überblick über Eingänge und Ausgänge, abziehbare Posten und dergleichen.

Tipp: Gewöhne dir ab dem ersten Tag an, deine Finanzbuchhaltung sauber und ordentlich zu erledigen. Lege und hefte alle Papiere sauber ab, am besten arbeitest du digital.

Fehler Nr. 7 | GoBD ignorieren

Um der Zettelwirtschaft entgegenzuwirken, wurden unter anderem die GoBD ins Leben gerufen. Diese “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – so der voll ausgeschriebene Begriff – verpflichten dich, verschiedene Vorgaben einzuhalten. Dazu gehört beispielsweise, dass du Rechnungen nicht in Excel schreiben und archivieren darfst.

Tipp: Lege dir ein ordentliches, revisionssicheres FiBu-Programm zu, mit dem du deine Buchhaltung digital und GoBD-konform erledigen kannst.

Fehler Nr. 8 | Zahlungen ohne Belege

Drucker, Patronen, Geschäftsessen, Fachmagazine, Messebesuche: Es gibt viele Dinge, die du als Unternehmer von der Steuer absetzen kannst. Allerdings nur, wenn du deine Ausgaben richtig belegen kannst. Was nicht nachweisbar ist, ist nicht absetzbar – so die einfache Faustregel.

Tipp: Lass dir für jede Ausgabe, die du für dein StartUp tätigst, eine ordentliche Rechnung mit Namen, Datum, Umsatzsteuer und finaler Summe geben.

Fehler Nr. 9 | Unpassende Sachen absetzen

Möchtest du deine Steuerlast drücken? Dann tätige Ausgaben im Namen deiner Firma. Aber übertreibe es nicht! Und vermische nicht geschäftliche mit privaten Ausgaben. Willst du beispielsweise deine Spielkonsole und deinen Fernseher von den Steuern absetzen, benötigst du dafür gute Gründe.

Tipp: Bleibe auf dem Teppich und werde nicht zu “frech” beim Einreichen deiner Ausgaben. Deine Ausgaben müssen immer plausibel sein. Ob das so ist, checkt beispielsweise BuchhaltungsButler mit seiner automatischen Plausibilitätsprüfung.

Fehler Nr. 10 | Keine Gewinnabsichten

Gründest du ein Unternehmen, musst du nach ein paar Jahren Gewinne erzielen – ansonsten läuft etwas gewaltig schief. Und das Finanzamt unterstellt dir, dass du eher einem Hobby nachgehst, anstatt wie ein echter Geschäftsmann zu agieren. Bekommt dein Vorhaben den Status “Liebhaberei”, verlierst du die Privilegien eines Unternehmens, zum Beispiel das Absetzen von Ausgaben.

Tipp: Läuft dein StartUp nicht so gut, musst du dem Finanzamt vermitteln, dass du eine Gewinnerzielungsabsicht hast. Also achte darauf, dass du über mehrere Jahre deutliche Überschüsse erzielst.

Fehler Nr. 11 | Fehlende Bilanzierung

Machst du als Einzelunternehmer weniger als 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz pro Jahr, kannst du eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) am Jahresende erstellen. Setzt du mehr um, bist du zu einer – deutlich komplizierten – Bilanzierung verpflichtet. Gleiches gilt für verschiedene Rechtsformen. Erstellst du keine Bilanz, kann das als Straftat angesehen werden.

Tipp: Nimm die Bilanzierungspflicht nicht auf die leichte Schulter. Und erstelle deine Bilanzen ordnungsgemäß, ansonsten drohen dir harte Folgen. Vermeiden kannst du die, indem du vielseitige Buchhaltungstools wie BuchhaltungsButler einsetzt, denn hier werden Bilanzen quasi nebenbei erledigt.

Fehler Nr. 12 | Fehlende Umsatzsteuer-Abgaben

Als Gewerbetreibender hantierst du mit der Vorsteuer. Das bedeutet vereinfacht ausgedrückt: Die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer deiner Ausgaben verrechnest du mit der Umsatzsteuer deiner Einnahmen. Stellst du Rechnungen ins Ausland, kommen Sonderfälle wie das Reverse-Charge-Verfahren ins Spiel.

Tipp: Vergessen oder Nicht-Wissen gilt nicht! Weise deine Umsatzsteuer-Einnahmen und -Ausgaben korrekt aus. Bei Auslandsgeschäften ist unter Umständen eine sogenannte Zusammenfassende Meldung zu machen.

Fehler Nr. 13 | Aufbewahrungsfristen ignorieren

Als Unternehmer darfst du Dokumente, sei es auf Papier oder digital, nicht einfach wegschmeißen. Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmensdokumente beträgt in Deutschland zehn Jahre, wenn sie als Buchungsgrundlage dienten (zum Beispiel Rechnungen, Kontoauszüge). Dienten sie nicht als Buchungsgrundlage sind die Dokumenten sechs Jahre aufzubewahren. Hast du mal eine Steuerprüfung und nicht mehr alle Dokumente griffbereit, kommt es im schlimmsten Fall zu Steuerschätzungen – meist zu deinem Nachteil.

Tipp: Archiviere alle geschäftlichen Papiere, am besten haptisch und digital, für mindestens zehn Jahre. Sicher ist sicher!

Fehler Nr. 14 | Finanzamt ignorieren

Wenn dein für dich zuständiges Finanzamt eine monetäre Forderung oder eine Frage an dich hat, wird es dich per Post anschreiben. Lässt du diese Briefe unbeantwortet liegen oder antwortest du erst viele Wochen später, ist Streit vorprogrammiert. Oft gibt es Deadlines, bis wann du reagieren solltest.

Reagierst du nicht, bekommst du vielleicht eine Erinnerung zugestellt. Vielleicht auch nicht, dann wird das Finanzamt anders tätig. Unter Umständen musst du dann Strafzahlungen leisten.

Tipp: Briefe vom Finanzamt lässt man nicht liegen! Auch wenn sie unangenehm sein können, so musst du sie bestmöglich beantworten. Komme deshalb stets den Anforderungen nach. Verstehst du etwas nicht, dann rufe bei deinem Ansprechpartner an.

Fehler Nr. 15 | Streiten und provozieren

Du sollst mehr Steuern als gedacht bezahlen? Du kannst nicht alle Ausgaben wie geplant absetzen? Kriegst du Puls, wenn du einen Brief vom Finanzamt bekommst? Greifst du gleich zum Hörer, um die Finanzbeamten am Telefon zu beleidigen? Oder schreibst du gepfefferte Beschwerdebriefe an die Behörde? Drohst du unter Umständen mit Klage und einem harten Gerichtsverfahren? Dann machst du dir unnötig Feinde.

Tipp: Bedenken zum einen, dass auch die Mitarbeiter eines Finanzamtes „nur“ Menschen sind. Sei freundlich zu ihnen, auch wenn dich etwas ärgert. Oft lässt sich ein Punkt am Telefon klären oder mit einem sachlich formulierten Brief ein Kompromiss finden.

Fazit

Viele Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt sind leicht zu vermeiden. Halte dich an die Gesetzgebung und Vorgaben wie die GoBD, dann bist du in der Regel auf der sicheren Seite. Lege dir dazu eine professionelle Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler zu und hole ergänzend einen Steuerberater mit ins Boot. Derart schaffst du eine sichere, ordnungsgemäße Grundlage für deine Buchhaltung.

Hinweis zur Transparenz: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.

Bilder: Freepik, Buchhaltungsbutler