Benötigst du neue Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen? Dann solltest du einen professionellen Recruiting-Prozess aufsetzen. Unsere Tipps helfen dir.
Was bedeutet eigentlich Recruiting?
Recruiting, auch als Personalbeschaffung bekannt, bezeichnet den Prozess der Suche nach qualifizierten Mitarbeitenden mit dem Ziel, diese für ein Unternehmen zu gewinnen. Damit ist das Recruiting ein essenzieller Prozess für Unternehmen, um mit den besten Talenten im Wettbewerb zu bleiben und den zukünftigen Personalbedarf zu sichern.
Was ist ein Recruiting-Prozess?
Ein Recruiting-Prozess stellt die strukturierte Vorgehensweise bei der Suche, Auswahl und Einstellung von Kandidat:innen für offene Stellen dar. Der Prozess umfasst immer mehrere aufeinander folgende Phasen, die darauf abzielen, die richtigen Bewerber:innen zu identifizieren und auszuwählen.
Welche Phasen hat ein Recruiting-Prozess?
Die genauen Schritte können je nach Unternehmen und Branche variieren. Auch deine Erfahrung in Sachen Recruiting hängen davon ab, wie viel Schritte du bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden benötigst.
Ein typischer Recruiting-Prozess beinhaltet die folgenden Phasen:
Bedarfsanalyse
Die erste Phase besteht darin, den Personalbedarf zu identifizieren und die Anforderungen für die zu besetzende Stelle festzulegen. Dabei klärst du die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Qualifikationen, Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften, die der/die ideale Kandidat:in mitbringen sollte.
Stellenausschreibung
Du machst die offene Stelle bekannt, entweder intern oder extern. Das heißt, du veröffentlichst eine Stellenanzeige auf der Unternehmenswebsite, auf Jobportalen, verteilst sie über soziale Netzwerke und schaltest Anzeigen in Printmedien.
Bewerber:innen-Screening
In dieser Phase des Recruiting-Prozess’ werden die eingegangenen Bewerbungen überprüft und gescreent, um potenzielle Kandidat:innen zu identifizieren. Du schaust dir hierzu die Anschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse und andere relevante Dokumente (beispielsweise Zertifikate) an.
Erstes Interview
Du lädst geeignete Bewerber:innen zu einem ersten Vorstellungsgespräch ein, um ihre Eignung für die Stelle genauer zu bewerten. Dieses Interview kann persönlich, telefonisch oder über ein Videokonferenz-Tool stattfinden. Hierbei stellst du in der Regel allgemeine Fragen zur Qualifikation, Erfahrung und Motivation der Bewerbenden.
Vertiefende Interviews
Nach der ersten Runde mit Bewerbungsgesprächen können weitere folgen, um die heißesten Kandidat:innen genauer zu beurteilen. Um die Bewerber:innen besser zu durchleuchten, solltest du auch den/die mögliche Teamleiter:in oder Fachkolleg:in mit einladen.
Referenzprüfung
Nach den Interviews kannst du Referenzen von früheren Arbeitgebern oder anderen relevanten Personen anfordern und überprüfen. So erhältst du weitere Informationen über die besten Bewerber:innen. Damit lassen sich ihre Angaben verifizieren oder widerlegen.
Entscheidung und Angebot
Basierend auf den verschiedenen Unterlagen wie auch den Bewerbungsgesprächen triffst du eine Entscheidung, wen du von den Bewerber:innen einstellen möchtest. Der/die ausgewählte Kandidat:in erhält ein schriftliches Arbeitsangebot, das Details wie Gehalt, Arbeitsbedingungen, Leistungen und den gewünschten Starttermin enthält.
Vertragsunterzeichnung
Wenn der/die Bewerber:in dein Angebot annimmt, folgt die Vertragsunterzeichnung. Eventuell gibt es davor noch eine kurze Verhandlungsrunde, beispielsweise über die Höhe des Gehalts oder über mögliche Boni.
Onboarding
Ist alles in trockenen Tüchern, ist der Recruiting-Prozess abgeschlossen und er geht in den Onboarding-Prozess über. Bei diesem wird der neue Mitarbeiter in dein Unternehmen mit seiner Organisation und seinen Abläufen eingeführt.
Was kostet ein Recruiting-Prozess?
Die Kosten eines Recruiting-Prozesses können stark variieren und mitunter sehr hoch ausfallen. Mit diesen Ausgaben-Posten musst du rechnen:
Personalressourcen
Die Aufwände für interne Personal-Mitarbeiter:innen und externe Headhunter:innen sind meist die größten Kostenblöcke bei einem Recruiting-Prozess. Suchst du besondere Fachkräfte, kann es sinnvoll sein, eine spezielle IT Personalberatung wie PALTRON einzuschalten. Diese Experten helfen dir, schneller zum Ziel zu gelangen.
Marketing
Ein weiterer beträchtlicher Kostenblock sind die Ausgaben für die Bewerbung der freien Stellen. So benötigst du ein ordentliches Budget, um beispielsweise die Stellenanzeigen auf Job-Portalen einzustellen und zu pushen. Auch Anzeigen auf Social-Media-Plattformen können dir helfen. Die Preise variieren je nach Plattform, Anzeigenformat, Reichweite und Dauer der Schaltung.
Recruiting-Tools
Die Nutzung von Rekrutierungssoftware, Bewerber:innen-Tracking-Systemen, Videokonferenz-Programmen oder anderen technologischen Lösungen ist in der Regel mit Kosten verbunden. Bedenke, dass nicht nur die Lizenzierung der Anwendungen zu Buche schlägt, sondern auch die Implementierung und Pflege der Recruiting-Tools.
Onboarding
Die Kosten für die Einführung und Integration der neuen Mitarbeiter:innen solltest du ebenfalls berücksichtigen. Das Onboarding umfasst möglicherweise Schulungen, Mentoring-Programme, besondere Arbeitsmaterialien und die IT-Ausstattung.
Was bringt ein strukturierter Recruiting-Prozess?
Ein durchdachtes Recruiting bietet eine Reihe von Vorteilen für dich und dein Unternehmen. Zum Beispiel diese:
Schnelligkeit
Durch eine klare Struktur und sauber definierte Schritte lässt sich dein Recruiting-Prozess fortwährend effizienter gestalten. Das bedeutet, du kannst die Bewerbungen zügig beantworten und (hoffentlich) die geeigneten Kandidat:innen schnell finden.
Time to Hire
Eine effiziente Rekrutierung führt dazu, dass die Time to Hire – die Zeit bis zur Besetzung der offenen Stellen – sinkt. Dadurch erleidet dein Unternehmen weniger Produktivitätsverluste aufgrund von Personalengpässen.
Konsistenz
Ein strukturierter Recruiting-Prozess sorgt für Konsistenz bei der Bewertung der Bewerber:innen. Durch einheitliche Kriterien und Bewertungsmethoden kannst du die Kandidat:innen fair und objektiv vergleichen.
Qualität
Mit der systematischen Vorgehensweise bei der Auswahl und Beurteilung der Bewerber:innen wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass du Kandidat:innen auswählst, die perfekt zu den Anforderungen der Position entsprechen.
Kostenersparnis
Mit einem durchdachten Recruiting-Prozess lassen sich Kosten sparen. Einerseits wird weniger Arbeitszeit verschwendet, andererseits benötigst du weniger Werbebudget. Und optimal passende Bewerbernde kündigen nicht gleich wieder.
Employer Branding
Hast du einen guten Recruiting-Ablauf eingeführt, verbessert sich das Image der Firma. Das zahlt positiv aufs Employer Branding ein. In Folge wird dein Unternehmen attraktiver für neue Bewerber:innen.
Welche Fehler sollte man beim Recruting-Prozess vermeiden?
Beim Recruiting-Prozess gibt es einige Stolpersteine und Fettnäpfchen, die du nicht nehmen solltest. Dazu gehören unter anderem diese:
Unklare Anforderungen
Eine schlecht definierte Stellenbeschreibung kann zu Missverständnissen führen. Am Ende werden ungeeignete Kandidat:innen ausgewählt und du stellst unpassende Fachkräfte ein.
Unklare Stellenanzeigen
Es ist wichtig, klare und präzise Anforderungen für eine Stelle zu definieren und dann diese in den Text der Stellenanzeige einfließen zu lassen. Sage ganz genau, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen die Bewerber:innen haben müssen.
Mangelhafte Vorauswahl
Wenn Bewerbungen nicht gründlich gesichtet und bewertet werden, kann dies zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen führen. Setze deshalb bewährte Screening-Methoden ein, um die Anzahl der Kandidat:innen zu reduzieren.
Lange Entscheidungsprozesse
Müssen mehrere Personen involviert werden, um eine Stelle auszuschreiben und die passenden Mitarbeitenden zu finden, erhöht das die Komplexität. Im schlimmsten Fall wird der ganze Recruiting-Prozess zäh wie Kaugummi.
Miese Kommunikation
Eine unzureichende Kommunikation mit den Bewerbenden kann zu Frustration und einem negativen Eindruck führen. Es ist deshalb wichtig, alle Kandidat:innen über den Stand des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden zu halten und ihnen Feedback zu geben – insbesondere nach einem Vorstellungsgespräch.
Status Quo behalten
Hast du einen erfolgreichen Recruiting-Prozess aufgesetzt? Gratulation! Doch ruhe dich nicht zu lange auf deinen Lorbeeren aus! Die moderne Welt verändert sich teilweise sehr schnell. Was heute Erfolg bringt, kann morgen ein Flop sein. Das bedeutet: Bleibe flexibel und versuche deinen Recruiting-Ablauf fortwährend zu optimieren und neuen Gegebenheiten anzupassen!
Keine Trends verfolgen
Stets das Gleiche zu machen, weil es (angeblich) funktioniert, ist ein Fehler. Ebenso ist es ein Fehler, sich nicht über langfristige Veränderungen und aktuelle Trends zu informieren. Wenn du nicht weißt, was quasi „in“ ist, wird dein Unternehmen bald nicht genügend Talente akquirieren können. Und das wird zu einem eklatanten Wettbewerbsnachteile der sogar das Überleben der Firma gefährden kann.
Warum gefährdet ein schlechter Recruiting-Prozess das Überleben eines Unternehmens?
Ein ineffizienter oder mangelhafter Recruiting-Prozess kann das Überleben eines Unternehmens aus mehreren Gründen gefährden:
Falsche Auswahl
Ein schlechter Recruiting-Prozess kann dazu führen, dass unpassende Kandidat:innen eingestellt werden, die nicht den Anforderungen und Erwartungen deines Unternehmens entsprechen.
Erhöhte Fluktuation
Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann entstehen, wenn die falschen Personen eingestellt werden. Dies führt zu steigenden Kosten für die erneute Personalbeschaffung und Einarbeitung.
Längere Vakanz-Zeiten
Offene Stellen, die über einen längeren Zeitraum unbesetzt bleiben, können den Geschäftsbetrieb erheblich stören und zu Produktivitätsverlusten führen.
Mangel an Fachkräften
Ein ineffektiver Recruiting-Prozess kann es dem Unternehmen erschweren, dringend benötigte Fachkräfte zu gewinnen.
Schädigung des Images
Ein langwieriger und komplizierter Bewerbungsprozess kann potenzielle Kandidaten abschrecken und das Image deines Unternehmens negativ beeinflussen.
Höhere Recruiting-Kosten
Ineffizienzen und wiederholte Fehlentscheidungen im Recruiting-Prozess können die Kosten für die Personalbeschaffung in die Höhe treiben.
Fazit
Ein Recruiting-Prozess ist keine bürokratische Hürde, sondern ein notwendiger Ablauf – und das in StartUps gleichermaßen wie in Konzernen. Wenn du Struktur und Ordnung in deine HR-Prozesse reinbringst, spart das Kosten und beschleunigt die Nachbesetzung. In Zeiten der Dauerkrisen und des Fachkräftemangels sind das zwei wichtige Punkte für den Erfolg deines Unternehmens!
Hinweis: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.
Bilder: Freepik