Zeitmanagement ALPEN Methode (Bild: Pixabay)

Was ist eigentlich … die ALPEN-Methode? Wie bringt sie dich zu einem besseren Zeitmanagement?

Mit ALPEN ist hier nicht das europäische Gebirge, sondern eine besondere Zeitmanagement-Methode gemeint. Das steckt dahinter.

Für was steht die Abkürzung ALPEN?

Die fünf Buchstaben des Akronyms haben diese Bedeutung:

  • A = Aufgaben
  • L = Länge
  • P = Puffer
  • E = Entscheidung
  • N = Nachkontrolle

Erfinder der ALPEN-Methode ist der deutsche Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert, der unter anderem das Buch Das neue 1×1 des Zeitmanagements verfasste.

Was bringt die ALPEN-Methode?

ALPEN ist eine spezielle Methode für ein besseres Aufgaben- und Zeitmanagement. Sie dient dazu, deine Tasks – zum Beispiel im Büro – zu planen und diese gleich mit einer Zeitangabe zu versehen. Derart entsteht eine Prioritätenliste, aus der auch eine Tagesplanung resultiert.

Die ALPEN-Methode eignet sich sehr gut, um einen Arbeitstag vorausschauend zu planen. Ebenso kannst du mit dem Wissen einen bedarfsgerechten Dienstplan erstellen, um die Aufgaben deiner Teammitglieder besser zu strukturieren.

Umsetzung: So funktioniert die Planung mit ALPEN

Gehe bei der ALPEN-Methode die Punkte, welche durch die einzelnen Buchstaben verdeutlicht werden, Schritt für Schritt durch. Das bedeutet im Praxiseinsatz:

A wie Aufgabenplanung

Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die du an einem Arbeitstag erledigen möchtest. Dabei ist es wichtig, dass du wirklich alle Tätigkeiten aufschreibst. Dazu gehören auch vermeintlich kleine oder banale Tätigkeiten wie das Anrufen von Geschäftspartnern, das Beantworten von E-Mails oder das Unterschreiben von Verträgen!

L wie Aufgaben-Länge

Nimm deine gerade erstellte To-Do-Liste und notiere hinter jeden Task eine Dauer. Dabei gibst du nicht an, wie lange die Aufgabe dauert, sondern wie lange sie maximal dauern darf! Das heißt, du weist jeder Tätigkeit ein Zeitkontingent zu, welches du nicht überschreiten möchtest.

P wie Pufferzeit

Kein Arbeitsalltag lässt sich bis in die letzte Minute durchplanen. Jeden Tag geschehen unvorgesehene Dinge. Meist sind es nur kleine Zeitfresser wie ein kurzes Schwätzchen in der Kaffeeküche oder der Anruf eines wichtigen Kunden. Plane diese indirekt mit ein, indem du dir eine Pufferzeit gönnst. Gemäß der ALPEN-Methode solltest du rund 40 Prozent Puffer pro Tag andenken.

E wie Entscheiden

Wenn du deinen Tagesplan oder den deiner Kollegen nach ALPEN anlegst, wirst du schnell merken, dass die Arbeitszeit für die Fülle an Aufgaben nicht ausreicht. Also gilt es, Prioritäten zu setzen. Entscheide, was wirklich wichtig ist und was weniger – zum Beispiel anhand einer Unterteilung in To-Do- und Not-To-Do.

N wie Nachkontrollieren

Überprüfe am Ende eines Arbeitstages und in den darauffolgenden Tagen, wie gut deine Planung nach ALPEN war. Passte deine zeitliche Planung und die Priorisierung der Aufgaben? Oder fielen Überstunden und viele unerledigte Dinge an? Lerne aus den Erkenntnissen und optimiere entsprechend dein Zeitmanagement.

Fehler, die du bei der ALPEN-Methode nicht machen solltest

Eigentlich klingt das Konzept ganz einfach. Doch es lauern ein paar Fallstricke. Diese sind zum Beispiel:

  • Du trägst nicht wirklich alle Aufgaben in deine Task-Liste ein, weil du denkst, sie seien schnell und nebenbei zu erledigen.
  • Du planst zu wenig Zeit ein, weil du den Umfang einer Aufgabe unterschätzt.
  • Du gibst manchen Dingen zu viel Zeit.
  • Du vergisst, kurze Pausen (beispielsweise eine Raucherpause) oder die dringend benötigte Mittagspause in deine Zeitplanung mit aufzunehmen. Wichtig: Pausen gehören nicht zur Pufferzeit, sondern zu der Liste mit Aufgaben!
  • Dein Puffer fällt zu klein aus, denn manche Tätigkeiten oder Entscheidungen sind stark vom Input anderer Menschen abhängig. Das heißt, du hast das Zeitmanagement nur bedingt im Griff. Bedenke das, indem du deine Pufferzeit pro Tag unter Umständen auf 50 oder 60 Prozent anhebst.

Fazit

Es gibt verschiedene Methoden, wie du deine eigene Zeit wie auch die deiner Mitarbeiter planen kannst. Den ultimativ besten Weg gibt es nicht, da jede Person, jedes Unternehmen und auch die Aufgaben unterschiedlich ausfallen.

Doch solltest du unter Zeitmangel leiden oder sollten in deinem Unternehmen ein paar Prozesse unrund laufen, kann ALPEN helfen. Probiere es aus!

Bild: Pixabay

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