Mail Backup (Bild: Shutterstock)

Outlook, Thunderbird & Co.: Warum und wie du ein Backup deiner geschäftlichen Mails anlegen solltest

Das Sichern deiner Geschäftsmails ist extrem wichtig. Und ein Vorgang, der ein paar Fallstricke bietet. Wir sagen dir, worauf zu achten ist.

DSGVO, Datenschutz und Datensicherheit

Geben wir es zu: Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, verunsichert viele Selbstständige, Gründer und Unternehmer. Es geht seitdem das Gerücht um, man dürfe keine Daten mehr speichern. Das ist natürlich so pauschal gesehen falsch.

Eine Art von Daten, die du auf jeden Fall regelmäßig – am besten täglich – sichern solltest, sind Geschäftsinformationen. Gehen diese verloren oder sind die Datensätze unvollständig, beispielsweise durch einen Festplatten-Crash oder eine Hacker-Attacke, kann der Datenverlust dein Business in Gefahr bringen. Im schlimmsten Fall musst du den Geschäftsbetrieb komplett einstellen, weil essentielle Daten plötzlich weg sind.

Damit es so weit nicht kommt, musst du eine oder mehrere Backup-Lösungen in deinem Unternehmen etablieren. Diese sichern zum Beispiel Geschäftsbriefe, Aufträge, Kundendaten oder die Quellcodes deiner Entwickler.

Warum ein Backup deiner E-Mails ein Must-Have ist

Was beim Thema Backup gerne vergessen wird: Auch deine geschäftlichen Mails solltest du so oft und so sicher wie möglich archivieren! Das gilt auch, wenn du mit einer Cloud-Lösung wie Microsoft 365 (früher Office 365 genannt), Google Workspace (auch als G Suite bekannt) oder einem günstigen Hosting-Anbieter arbeitest.

Ja, richtig gelesen: Nur weil deine Mails in der Cloud oder auf deinen Servern liegen, heißt das nicht, dass sie dort archiviert sind. Microsoft, Google und Konsorten sorgen zwar für einen stabilen Betrieb ihrer Dienste, aber nicht automatisch für ein Backup deiner Daten!

Das bedeutet: Im schlimmsten Fall kann es sein, dass alle deine Mails, die du Outlook “gespeichert” hast, verloren gehen! Und damit dann unter Umständen ein großer Teil deiner geschäftlichen Korrespondenz.

Wie sicherst du deine E-Mails?

Was ist die Lösung, um für den Fall der Fälle – beispielsweise einem massiven Datenverlust – gewappnet zu sein? Du benötigst unbedingt ein Backup deiner geschäftlichen E-Mails. Dieses Backup kannst du dann leicht wieder einspielen und danach ohne Sorgen weiterarbeiten.

Wie geht das? Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir stellen dir mehrere vor.

Lokales Mail-Backup

Arbeitest du auf deinem Computer mit einem Mailprogramm wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird, ist das sehr bequem. Allerdings werden dann häufig deine eingehenden und ausgehenden Mails lokal (also auf deiner Festplatte) gespeichert. Zudem legen sich viele User eigene Strukturen mit Unterordnern an, die zum Beispiel nach Lieferanten- und Kundennamen oder nach Projekten sortiert sind.

Diese kannst du sichern, indem du ein Backup deiner Outlook- bzw. Thunderbird-Daten und -Strukturen machst. Das geht so:

    1. Du nimmst ganz manuell ein Backup vor, indem du beispielsweise eine PST-Datei erzeugst. Wie das geht, erklärt dir Microsoft für Outlook auf dieser Hilfe-Seite.
    2. Du setzt eine spezielle Software ein, die ein lokales Backup deiner Mail-Daten erstellt. Dieses Tool erledigt das automatisch zu definierten Zeiten, beispielsweise jeden Abend um 23 Uhr.

Wichtig: Wird ein Backup deiner Mail-Programm-Daten angelegt, solltest du das auch auf einer zusätzlichen Lösung speichern – zum Beispiel auf einer externen Festplatte oder in der Cloud. Denn wird dein Arbeitscomputer attackiert, ist wahrscheinlich auch das lokal gespeicherte Backup davon betroffen.

Cloud-Backup

Online-Programme wie Microsoft 365 bzw. Office 365 oder Google Workspace bzw. G Suite sind sehr sicher. Das heißt, einen Datenverlust gibt es hier extrem selten. Doch sollte trotzdem mal ein Crash oder Hack vorkommen, können unter Umständen nicht alle deiner Daten wiederhergestellt werden. Deshalb solltest du beispielsweise ein Cloud-Backup deiner Outlook-Emails durchführen.

Auch das kannst du auf zwei Wege bewerkstelligen:

    1. Du führst von Hand eine Speicherung durch. Bei Google Workspace benötigst du dazu den Status “Super Admin”, um deine Mails und andere geschäftsrelevanten Daten zu exportieren.
    2. Du nutzt einen Anbieter, der auf das Sichern deiner in der Cloud abgelegten Daten spezialisiert ist. Er sorgt unter anderem dafür, dass deine Mails, deine Präsentationen und andere Dokumente einem dauerhaften Backup-Prozess unterliegen.

Fazit

Unterschätze niemals das Thema Datensicherheit! Denn ein Datenverlust kann zu jeder Zeit eintreten. Er bremst deinen Geschäftsbetrieb aus oder bringt ihn im Zweifelsfall ganz zum Erliegen.

Sorge vor, indem du ein durchdachtes Backup-System etablierst, bei dem alle geschäftsrelevanten Daten gesichert werden – dazu gehören auch deine E-Mails. Ohne diese moderne Form der Kommunikation geht eigentlich in fast keinem Unternehmen mehr etwas. Dementsprechend gehört eine Datensicherung zu den essentiellen Bestandteil deiner IT-Security-Strategie.

PS: Der Staat schreibt vor, dass Selbstständige und Unternehmen gemäß GoBD arbeiten müssen. Das schließt unter anderem ein, dass du deine elektronische Post nicht nur sicherst, sondern deine E-Mails auch revisionssicher archivierst!

Bilder: Shutterstock, Microsoft

 

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