Tipps für strukturiertes Arbeiten (Bild: Freepik)

15 wichtige Ratschläge und Methoden fürs strukturierte Arbeiten [inkl. Vorlagen]

  • Letztes Update:2 Monaten 
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To-do oder Not-to-do? So kriegst du mit strukturiertem und organisiertem Arbeiten deinen Stapel an Aufgaben erledigt.

Wie kannst du strukturiertes Arbeiten lernen?

Manchmal reicht ein Tag einfach nicht aus, um all das zu erledigen, was du eigentlich erledigen wolltest. Was ist die Lösung? Noch mehr rackern? Noch mehr Tasks pro Stunde abarbeiten?

Nein! Lerne das strukturierte Arbeiten. Dafür gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden, Frameworks und Tipps. Bei den meisten geht es darum, sich besser zu organisieren, Dinge zu priorisieren, dich zu fokussieren und deinen Arbeitstag besser einzuteilen.

Mit den hier vorgestellten Empfehlungen lernst du, strukturiert und organisiert zu arbeiten. Das bringt dir einen Effizienzgewinn und hilft dir, Stress zu vermeiden.

Tipp 1 | Fokussierung

Was ist in deinem Business wichtig? Welche Aufgaben musst du wirklich erledigen, um dein Unternehmen voran zu bringen? Welche Maßnahmen sind eher „nice to have“ oder gar unnütz?

Lerne, fokussiert zu arbeiten. Wie das geht, erfährst du in dieser Folge des StartUpWissen Podcasts:

Die Fokussierung ist ein komplizierter Prozess. Denn dafür benötigst du zuerst einen weiten Blick auf dich und deine Arbeitssituation. Du musst dazu viele Dinge analysieren und dann mit verschiedenen Methoden verbessern.

Tipp 2 | Ordnung

Um deine Arbeit besser organisieren und strukturieren zu können, benötigst du Platz. Daher auch der Begriff „Arbeitsplatz“. Damit du genügend Raum hast, um deinen Tätigkeiten nachzugehen, musst du Ordnung im Büro schaffen.

Das gelingt, indem du alle Dinge, die du nicht jeden Tag dringend benötigst, von deinem Tisch verbannst. Lege zum Beispiel Aktenordner in Schränken und Tacker in Schubladen ab. Stelle deine Topfpflanzen auf eine Fensterbank und schmeiße alte Notizzettel in den Müll.

Alles, was dich ablenkt, dir Platz wegnimmt und/oder was Zeit frisst muss von deinem Tisch verschwinden. Dazu gehört auch dein Smartphone, bei dem ständig private WhatsApp-Nachrichten aufblinken.

Tipp 3 | Home-Office-Arbeitsplatz

Bevor wir dir ein paar Methoden erläutern, um besser strukturiert arbeiten zu können, möchten wir noch Tipp Nr. 2 ergänzen. Denn immer mehr Menschen arbeiten mittlerweile im Home Office bzw. gehen einer Telearbeit nach.

Dein Telearbeitsplatz sollte zum einen wie dein Büro-Arbeitsplatz genügend Platz bieten. Sorge also auch hier für Ordnung und Freiräume. Zum anderen benötigst du die gleichem Materialien (beispielsweise Tacker, Ordner, Stifte) und ein ähnliches technisches Equipment (leistungsfähiges Notebook, XL-Monitor, Multifunktionsdrucker), um wie in einem „richtigen“ Büro arbeiten zu können.

Mangelt es an Zubehör und Technik-Equipment, wirst du zuhause nie richtig – das heißt strukturiert und effizient – arbeiten können. Das bremst dich unnötig aus und sorgt für Frust.

Tipp 4 | Not-To-Do-Liste

To-Do-Listen kennt jeder. Aber hast du schon einmal mit einer Not-To-Do-Liste gearbeitet? Ihr Ziel ist es, deinen Arbeitsalltag zu verschlanken. Die Not-To-Do-Liste folgt dem Grundgedanken: Alles, was du heute NICHT erledigen willst, weil es unwichtig oder nicht wichtig genug ist, gehört auf die Not-to-do-Liste.

Es gibt verschiedene Wege, sich der Not-To-Do-Liste zu nähern. So lässt sich zum Beispiel eine Liste mit kleineren Tagesaufgaben, die sich gut verschieben oder einfach ignorieren lassen, festhalten. Eine weitere Möglichkeit: Du stellst alle Aufgaben, die du selbst erledigen musst, und Dinge, die sich delegieren lassen, gegenüber. Die Tasks, die du abgeben kannst, ist deine Not-To-Do-Liste.

Tipp 5 | Eisenhower-Prinzip

Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum, deine Aufgaben in vier Quadranten – der Eisenhower-Matrix – zu verteilen. Die Quadranten unterteilen deine Tasks in:

  • dringend, aber unwichtig
  • dringend und wichtig
  • nicht dringend, aber wichtig
  • nicht dringend und unwichtig

Je nachdem, wo ein Task eingeordnet wird, weißt du, wie du mit ihm umgehen solltest. Was nicht dringend und unwichtig ist, gehört zum Beispiel auf deine Not-To-Do-Liste.

Tipp 6 | Getting Things Done

Getting Things Done, kurz GTD, von David Allen ist ein Zeitmanagement-Methode, die sich ebenfalls großer Beliebtheit erfreut. Sie verzichtet darauf, dir einen detaillierten Tagesablauf vorzuschlagen. Und es gibt auch kein Muster, in welcher Reihenfolge deine Prioritäten zu setzen sind.

GTD besteht stattdessen aus diesen fünf Phasen:

  1. Sammeln: Erfasse alle deine Ideen, Informationen und Notizen
  2. Verarbeiten: Lege fest, was du mit den gesammelten Dingen tun möchtest
  3. Organisieren: Sortiere alle Aktion in verschiedene Kategorien ein und halte sie in einem System fest
  4. Durchsehen: Alle Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe müssen regelmäßig gecheckt und aussortiert werden
  5. Erledigen: Führe deine Vorhaben aus, aber abhängig von Parametern wie Zeit und Verfügbarkeit

Das Ergebnis deiner GTD-Aktionen kann ein Schaubild sein, das vielleicht so aussieht:

GTD-Beispiel (Bild: Wikipedia)

Tipp 7 | ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode fokussiert sich nicht nur auf die Auflistung von Aufgaben, sondern auch auf die realistische Einschätzung der Dauer. Und: Du planst genügend Puffer ein, damit du die Möglichkeit hast, auch unvorhergesehene Dinge zu erledigen.

Die „Formel“ der Zeitmanagement-Methode ist ganz einfach:

  • A = Aufgaben
  • L = Länge
  • P = Puffer
  • E = Entscheidung
  • N = Nachkontrolle

Hast du deinen Arbeitstag nach ALPEN geplant bzw. deine Arbeit strukturiert, kannst du die einzelnen Aufgaben angehen.

Tipp 8 | Ivy-Lee-Methode

Bei der Ivy-Lee-Methode handelt es sich um ein Vorgehen, das du ohne großen Aufwand ausprobieren kannst. Auch hier geht es darum, sich zu fokussieren und dabei das strukturierte Arbeiten zu lernen.

Die Umsetzung sieht so aus:

  • Du erstellst eine Liste der sechs wichtigsten Aufgaben und ordnest sie nach Priorität.
  • Bei der Erledigung der ersten Aufgabe lässt du dich nicht von E-Mails, Anrufen und Meetings ablenken.
  • Anschließend prüfst du die Prioritäten der übrigen Aufgaben und ordnest sie eventuell neu.
  • Die beiden letzten Schritte wiederholst du bis zum Ende des Arbeitstages.
  • Deine letzte Aufgabe am Tag ist es, eine neue Liste für den nächsten Arbeitstag zu erstellen, unter Umständen auch mit Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten.

Tipp 9 | Pareto-Prinzip

Dir fällt es schwer, deine Aufgaben und Ideen zu gewichten und zu priorisieren? Dann denke an die 80/20-Regel.

Die 80/20-Regel nach Pareto besagt, dass du 80 Prozent der relevanten Ergebnisse mit 20 Prozent deiner Zeit erledigen kannst. Umgekehrt bedeutet das: Dinge, die nur 20 Prozent deiner Ziele erfüllen, benötigen 80 Prozent deiner Zeit. Versuche deshalb, die Herausforderungen zu finden, die dir am meisten bringen, aber die Umsetzung nur wenig Zeit kostet.

Tipp 10 | Pomodoro-Prinzip

Weißt du, welche Aufgaben du an einem Arbeitstag zu erledigen hast, solltest du auch die Umsetzung organisieren und strukturieren. Dazu eignet sich zum Beispiel ein Vorgehen nach dem Pomodoro-Prinzip.

Teile hierzu die Tasks in kleine Häppchen auf und arbeite sie jeweils konzentriert ab. Zwischen den Zeitabschnitten gönnst du dir kurze Ruhepausen.

Schaubild Pomodoro-Technik (Bild: Freepik)

Tipp 11 | Zeitfresser

Zeit ist das wichtigste Gut, das wir haben. Schon morgen können wir das Gestern nicht mehr nachholen, und später kommt früher als wir denken. Leider vertrödeln wir viel kostbare Zeit im Alltag, zum Beispiel mit diesen Dingen:

Um strukturiert arbeiten zu können, musst du alle störenden Faktoren aus dem Weg räumen. Dazu gehört, die Zeitfresser zu „killen“. Schalte zum Beispiel soziale Netzwerke, Chat-Programme und dein Mail-Programm aus, schließe deine Bürotür zu und lass dich nicht dazu verleiten, jede Stunde einen Kaffee zu holen.

Tipp 12 | Routinen

Viele der hier genannten Tipps und Methoden haben mit Zeitmanagement zu tun. Um die Arbeitsweisen besser in dein Arbeitsleben integrieren zu können, kann es helfen, wenn du dir Routinen zulegst. Das heißt: Du erledigst gewisse Dinge immer zur gleichen Uhrzeit oder zu einem festgelegten Zeitpunkt.

Zum Beispiel legst du fest, dass du jeden Morgen als Erstes eine To-Do- und Not-To-Do-Liste anlegst. Oder du räumst immer zehn Minuten, bevor du deinen Arbeitsplatz verlässt, deinen Schreibtisch auf. Oder du liest deine E-Mails nur in der Mittagspause. Oder, oder, oder.

Routinen helfen dir, Strukturen zu schaffen und so deine Arbeit besser zu organisieren. Und die festgelegten Aufgaben dienen ebenso dazu, Dinge, die du ungern machst, trotzdem fest in deinen Arbeitsalltag zu integrieren und zu festigen.

Tipp 13 | Multitasking

Es heißt, Frauen würden Multitasking besser als Männer beherrschen. Das stimmt nicht! Wie verschiedene Studien bereits belegten, ist das ein modernes Märchen. Weder Frauen, noch Männer können gleichzeitig mehrere Dinge erledigen – zumindest nicht besonders gut.

Das bedeutet: Versuche nicht, Multitasking zu betreiben. Die Ergebnisse der einzelnen Tätigkeiten werden höchstwahrscheinlich schlechter sein, als wenn du sie seriell abgearbeitet hättest. Die Conclusio ist: Halte dich an Tipp Nr. 1 und versuche, dich so weit wie möglich zu fokussieren! Erledige nur eine Aufgabe, diese aber richtig. Danach wendest du dich erst wieder einem neuem Task zu.

Wie du herausfindest, welchen Aufgabe du wann erledigen solltest? Nimm dir die genannten Task- und Zeitmanagement-Methoden (bspw. die Eisenhower-Matrix oder die ALPEN-Methode) zu Herzen und setze sie konsequent um!

Tipp 14 | Nein!

Warum wirst du von Arbeit überschüttet? Warum liest du diesen Ratgeber, um strukturiertes Arbeiten lernen zu können? Ein Grund ist vielleicht, dass du schlecht Nein sagen kannst.

Gibt es etwas zu erledigen, stehst du an vorderster Front. Oder kommen deine Kollegen nicht voran, greifst du gerne unter die Arme. Richtig? Dann lerne, wie du Aufgaben ablehnst! Nur wenn es dir gelingt, immer wieder  ein „Nein!“ über deine Lippen zu bringen, kannst du deine Arbeit besser organisieren.

Tipp 15 | Prokrastination

Ein weiterer Punkt, warum du bei deiner Arbeit nur langsam oder gar nicht vorankommst, ist das Prokrastinieren – auch als Aufschieberitis bekannt. Wenn du ständig denkst „Ach, das kann ich auch noch morgen, nächste Woche oder kommenden Monat erledigen“, wirst du träge. In Folge sammeln sich die Tasks an.

Also: Folge der Weisheit „Was du heute kannst erledigen, das verschiebe nicht auf morgen“! Doch bedenke dabei, dass es viele Tätigkeiten gibt, die unnötig sind. Halse dir also keine sinnlose Arbeit auf, sondern gehe – wie hier vermittelt – organisiert und strukturiert vor.

Strukturiertes Arbeiten: Vorlagen zum Herunterladen

Damit du besser strukturiert und organisiert arbeiten kannst, solltest du dir ein paar „Helferlein“ zulegen – zum Beispiel diese kostenlosen Muster:

> Download: Vorlage To-Do-Liste

> Download: Pomodoro-Vorlage

> Download: Vorlage Eisenhower-Matrix

 

Bilder: Freepik, Wikipedia, Omnimundus

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