Beriebskosten (Bild: Freepik)

Betriebskosten von A bis Z: Erklärung, Beispiele, Berechnung, Vorlagen, Tipps und mehr

  • Letztes Update:2 Wochen 
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In diesem umfassenden Ratgeber lernst du unter anderem, was Betriebskosten sind, wie man sie berechnet und wie du sie gering hältst.

Definition: Was sind Betriebskosten für Unternehmen?

Als Betriebskosten gelten alle laufenden Kosten, die bei der Führung deines Unternehmens anfallen. Sie umfassen sämtliche Ausgaben, die notwendig sind, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Die betrieblichen Kosten können je nach Branche und Größe deiner Firma stark variieren.

Welche ähnlichen Begriffe gibt es noch?

Es gibt mehrere Ausdrücke, die oft im Zusammenhang mit Betriebskosten verwendet werden:

🔹 Betriebsausgaben: Diese umfassen alle Ausgaben, die direkt oder indirekt im Zusammenhang mit deiner Geschäftstätigkeit stehen.

🔹 Geschäftskosten: Ein weiter gefasster Begriff, der sämtliche Kosten eines Unternehmens beinhaltet.

🔹 Gemeinkosten: Das sind Kosten, die nicht direkt einem Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können, wie Verwaltungskosten oder Miete.

Unterschiede zwischen Betriebskosten und Betriebsausgaben

Obwohl die Wörter oft synonym verwendet werden, gibt es Unterschiede:

🔹 Betriebskosten: Diese beinhalten alle laufenden Kosten, die regelmäßig anfallen und notwendig sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Beispiele sind Miete, Gehälter und Energie.

🔹 Betriebsausgaben: Das sind alle Ausgaben, die entstehen – also auch einmalige oder unregelmäßige Ausgaben wie Anschaffungskosten für Maschinen.

Unterschiede zwischen Betriebskosten und Nebenkosten

Betriebskosten und Nebenkosten sind zwei weitere Begriffe, die oft verwechselt werden:

🔹 Betriebskosten: Umfassen alle Kosten, die für den Betrieb deiner Unternehmung bzw. deines Unternehmens notwendig sind.

🔹 Nebenkosten: Diese beziehen sich oft auf zusätzliche Ausgaben im Rahmen eines Mietvertrags wie Heizkosten oder Gebühren für die Müllabfuhr.

Das bedeutet: Nebenkosten sind also eine spezifische Unterkategorie der Betriebskosten.

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Was sind fixe und variable Betriebskosten?

Betriebskosten lassen sich in fixe und variable Kosten unterteilen. Es bestehen die folgenden Unterschiede:

🔹 Fixe Betriebskosten: Diese Kosten bleiben unabhängig von der Produktionsmenge konstant – beispielsweise Miete, Gehälter und Versicherungen.

🔹 Variable Betriebskosten: Diese Kosten variieren je nach Produktionsmenge oder Geschäftsaktivität – beispielsweise Materialkosten und Versandkosten.

Was gehört zu den betrieblichen Kosten?

Hier sind ein paar typische Betriebskosten, die in einem Unternehmen anfallen können:

🔹 Personalkosten: Gehälter, Sozialabgaben, Weiterbildungen. 

🔹 Mietkosten: Miete für Büro- und Lagerräume. 

🔹 Energiekosten: Strom, Wasser, Heizung. 

🔹 Materialkosten: Rohstoffe, Hilfsmittel. 

🔹 Verwaltungskosten: Büromaterialien, Telefon, Internet. 

🔹 Marketingkosten: Werbung, PR, Sponsoring. 

🔹 Reparaturkosten: Wartung und Instandhaltung von Maschinen.

Was sind Betriebskosten bei einem Selbstständigen?

Für Selbstständige können die Betriebskosten im Vergleich zu einem großen Unternehmen etwas anders ausfallen. Zum Beispiel so:

🔹 Arbeitsraum: Miete für ein Büro oder Co-Working-Space. 

🔹 Büroausstattung: Computer, Drucker, Möbel. 

🔹 Versicherungen: Berufshaftpflicht, Krankenversicherung. 

🔹 Transportkosten: Fahrten zu Kunden, Lieferkosten. 

🔹 Weiterbildung: Seminare, Kurse.

Beispiele: 30 typische Betriebskosten eines Unternehmens

  1. 📈 Gehälter und Löhne
  2. 🏢 Miete für Geschäftsräume
  3. ⚡ Stromkosten
  4. 🔧 Instandhaltungskosten
  5. 🚚 Transportkosten
  6. 📑 Büromaterial
  7. 💻 Softwarelizenzen
  8. 📞 Telefonkosten
  9. 🌐 Internetkosten
  10. 📣 Werbekosten
  11. 🎓 Weiterbildungskosten
  12. 🚗 Firmenwagen-Leasing
  13. 🛡️ Versicherungen
  14. 📅 Steuerberatergebühren
  15. 💡 Energiekosten
  16. 🔄 Wartungskosten
  17. 📦 Verpackungskosten
  18. 🛒 Lagerkosten
  19. 📡 IT-Support
  20. 📜 Rechtsberatungskosten
  21. 📚 Fachliteratur
  22. 🖨️ Druckkosten
  23. 📤 Post- und Versandkosten
  24. 🍴 Bewirtungskosten
  25. 🌍 Reisekosten
  26. 💡 Innovationskosten
  27. 🚨 Sicherheitskosten
  28. 🖥️ Online-Marketing
  29. 📋 Marktanalysen
  30. 🔬 Forschung und Entwicklung

Formel: Wie berechnet man die Betriebskosten?

Um deine Betriebskosten zu berechnen, summiere einfach alle fixen und variablen Kosten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums anfallen. Die Formel dazu lautet:

Betriebskosten=∑Fixe Kosten+∑Variable Kosten

Ganz easy, oder?

Beispiel: Berechnung der Betriebskosten eines App-StartUps

Angenommen, du betreibst ein App-StartUp. Hier ist ein Beispiel zur Berechnung der Betriebskosten:

Fixe Kosten:

  • Miete: 1.000 €
  • Gehälter: 5.000 €
  • Versicherungen: 200 €
  • Softwarelizenzen: 300 €

Variable Kosten:

  • Marketing: 1.000 €
  • Serverkosten: 300 €
  • Reisekosten: 200 €

Gesamte Betriebskosten: 

1.000 + 5.000 + 200 + 300 + 1.000 + 300 + 200 = 8.000 €

Das heißt, dein junges Unternehmen hat Betriebskosten von 8.000 Euro im definierten Zeitraum.

Kostenlose Vorlagen für die Erstellung einer Betriebskosten-Berechnung

Die Betriebskosten zu ermitteln, ist theoretisch ganz einfach. Du musst dazu nur alle laufenden Ausgaben sammeln und addieren. Das geht mit Programmen wie Excel recht schnell.

Trotzdem kann es nicht schaden, ein Muster zur Berechnung der geschäftlichen Betriebsausgaben zu verwenden. Hier sind zwei kostenlose Templates:

> Download: Ausgaben-Tracking – Vorlage 

> Download: Ausgaben-Budget – Vorlage  

Warum ist die Ermittlung von Betriebskosten so wichtig?

Betriebskosten sind ein entscheidender Faktor für die Rentabilität eines Unternehmens. Sie beeinflussen maßgeblich die Gewinnmargen und somit den langfristigen Erfolg. 

Als Selbstständiger oder Gründer ist es wichtig, die Betriebskosten genau zu kennen und zu kontrollieren, um finanziellen Spielraum zu behalten und effizient zu wirtschaften.

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Welche Betriebskosten kann man von der Steuer absetzen?

Viele Betriebskosten können steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören unter anderem diese:

🔹 Personalkosten: Gehälter und Sozialabgaben. 

🔹 Mietkosten: Miete für Geschäftsräume.

🔹 Arbeitsmittel: Computer, Software, Büromaterial. 

🔹 Reisekosten: Geschäftsreisen und Fahrten zu Kunden. 

🔹 Weiterbildungskosten: Seminare, Workshops.

Mehr Beispiele, was du steuerlich als betriebliche Kosten abschreiben kannst, bekommst du in diesem Video:

Wie kann man seine Betriebskosten senken?

Zum Schluss erhältst du noch ein paar Tipps, wie du deine betrieblichen Ausgaben verringern kannst.

🔹 Effizienzsteigerung: Prozesse optimieren und automatisieren. 

🔹 Verhandlungen: Bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln. 

🔹 Outsourcing: Lagere Aufgaben an externe Dienstleister aus. 

🔹 Digitalisierung: Investition in Technologien, die die Effizienz steigern. 

🔹 Automatisierung: Optimiere deine Prozesse mit Maschinen oder Software.

🔹 Energieeinsparung: Energiesparende Geräte und Beleuchtung verwenden.

Das heißt: Effektives Kostenmanagement hilft dir, deine Betriebskosten zu senken und deine Gewinnmargen zu erhöhen.

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