Essenszuschuss (Bild: Pixabay)

Kostenloses Essen für Mitarbeiter: Das ist beim Essenszuschuss unbedingt zu beachten

  • Letztes Update:2 Wochen 
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Steuerlich gibt es einige Dinge zu berücksichtigen, wenn deine Angestellten eine günstigere oder gar kostenlose Mahlzeit spendiert bekommen. Wir erklären, worauf es dabei ankommt. 

Aufgepasst bei Gratis-Essen!

Den Mitarbeitern ein kostenloses Essen anzubieten ist ein immer beliebter werdendes Mittel, um die Mitarbeiterbindung (Employee Retention) zu erhöhen. Auch bei der Gewinnung von neuen Fachkräften kann dieser zusätzliche Benefit helfen.

Allerdings musst du als Arbeitgeber einige Dinge beachten, damit die Leistung nicht zur unangenehmen Steuerfalle wird!

Was ist ein Essenzuschuss?

Durch einen Essenszuschuss oder Verpflegungszuschuss werden Arbeitnehmer bei der Lebenshaltung unterstützt. Durch diesen Beitrag erhalten deine Mitarbeiter beispielsweise kostenlose oder deutlich verbilligte Mahlzeiten in der Kantine oder in einem Restaurant.

Selbst wenn du keine Kantine, aber dafür eine Küche im Büro integriert hast, kannst du deinen Mitarbeitern reichhaltige Mahlzeiten anbieten. Zum Beispiel mit frisch zubereiteten Fertigmenüs. Oder du engagierst (gelegentlich) einen Koch, der bei euch vor Ort die leckersten Speisen zubereitet.

Außerhalb des eigenen Betriebs kann man als Arbeitgeber den Zuschuss für Mahlzeiten entweder in Form von Geldleistungen oder Essensmarken anbieten. Die Essensmarke werden als Gutschein oder als Restaurantscheck ausgehändigt. Das vereinfacht die Organisation, und die Gaststätte kann die Mahlzeiten sauber abrechnen.

Gut zu wissen: Arbeitnehmer haben keinen generellen Anspruch auf einen Essenszuschuss. Lediglich wenn der Zuschuss zur Verpflegung vertraglich zugesagt ist, muss dieser auch gewährt werden. 

Was ist steuerlich beim Essenszuschuss zu beachten?

Da der Essenszuschuss eine Leistung ist, die einen Vorteil für die Mitarbeiter darstellt, sind einige steuerliche Faktoren zu beachten. Folgende drei Punkte solltest du im Vorfeld klären:

    1. Der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit
    2. Der eigentliche Zuschuss durch dein Unternehmen
    3. Die Zuzahlung des Arbeitnehmers

Der amtliche Sachbezugswert

Der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit wird durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung vorgegeben und jährlich neu angepasst. Dieser ist grundsätzlich steuer- und abgabenpflichtig.

Die amtlichen Sachbezugswerte sahen im Jahr 2021 so aus:

    • Frühstück: 1,83 Euro
    • Mittagessen: 3,47 Euro
    • Abendessen: 3,47 Euro

Zuschuss durch den Arbeitgeber

Zusätzlich zum amtlichen Sachbezugswert ist es möglich, dass dein StartUp bis zu 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei dazugibt (Stand: 2021). Du kannst so jedem Mitarbeiter insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 6,57 Euro geben – 3,47 Euro Sachbezugswert plus 3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss.

Zu beachten ist dabei, dass pro Arbeitstag lediglich eine Mahlzeit je Arbeitnehmer bezuschusst werden darf. Außerdem darf dein Zuschuss maximal so hoch wie der tatsächliche Preis der Mahlzeit sein.

Nicht eingelöste Marken müssen genau wie Urlaubs- und Krankheitstage festgehalten werden. So können zu viel gewährte Zuschüsse zurückgefordert oder für den folgenden Monat reduziert werden. Eine Ausnahme dieser Regelung erfolgt, wenn der Arbeitnehmer im Monat nicht mehr als 15 Tage einen Essenszuschuss erhält und maximal drei Tage pro Monat dienstlich unterwegs ist. 

Zuzahlung durch den Arbeitnehmer

Bei der Versteuerung des Sachbezugswertes kommt es immer darauf an, ob dein Unternehmen einen Teil der jeweiligen Mahlzeit selbst bezahlt oder nicht. Bezahlt dein StartUp nicht den volle Sachbezugswert aus eigener Tasche, dann ist die Differenz aus Sachbezugswert und Zuzahlung ein geldwerter Vorteil. Dieser Betrag ist dann lohnsteuer- und abgabenpflichtig.

Bietest du als Arbeitgeber die Mahlzeiten sogar komplett kostenlos an, dann gilt der gesamte Betrag als steuerpflichtig. Doch dein Unternehmen kann den geldwerte Vorteil mit 25 Prozent pauschal versteuern. Bei dieser pauschalen Versteuerung fallen zudem keine Sozialabgaben an.

Aufgepasst: Wenn deine Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert selbst übernehmen, dann liegt kein geldwerter Vorteil vor. 

Essenszuschuss: So läuft es in der Praxis ab

Der Zuschuss des Arbeitgebers ist also immer steuer- und beitragspflichtig, sobald die gewährten 3,10 Euro überschritten werden. Zahlt dein StartUp etwas dazu, dann muss immer die Summe pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, die bis zum Sachbezugswert von 3,47 Euro fehlt.

Beispiel: Erhalten deine Mitarbeiter eine Mahlzeit für sechs Euro, zahlen jedoch nur 2,90 Euro dafür, dann kann dein Unternehmen den Maximalbetrag von 3,10 übernehmen. Die Zuzahlung jedes einzelnen Arbeitnehmers liegt mit 2,90 genau 0,57 Euro unter dem Sachbezugswert von 3,47 Euro. Jeder Angestellte muss diese Summe dann versteuern, was bei 20 Essen im Monat rund zwei Euro pro Nase macht.

Bild: Pixabay

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