Eine ordentliche Rechnungen enthält zahlreiche Positionen, die du auf keinen Fall vergessen darfst. Welche? Das verraten wir dir hier.
Das muss bei Rechnungen beachtet werden
Deinen Auftrag hast du erfolgreich abgeschlossen. Nun wird es Zeit für die Vergütung deiner Dienste. Dazu ist allerdings noch eine Formalie in Sachen Finanzen nötig: die Rechnung. Die brauchen dein Kunde und du, um eure Geschäfte vor den jeweilig zuständigen Finanzbehörden belegen zu können.
Damit eine Rechnung offiziell eine Rechnung ist, gibt es Pflichtangaben – und zwar nicht nur in Deutschland. Die gute Nachricht ist aber: Fehler in Rechnungen sind vermeidbar!
Falsche Rechnungen – was sind die Konsequenzen?
Unterläuft dir bei der Rechnungsstellung ein Fehler, kann das zu ärgerlichen Zeitverlusten führen. Denn: Rechnungsfehler führen zu Zahlungsverzögerungen. Korrekturen erfordert zusätzliche Arbeitszeit. Und unter Umständen gefährdest du als Rechnungsstellender den Vorsteuerabzug beim Kunden.
Also: Fehler beim Rechnung schreiben sind nicht nur ärgerlich, sondern manchmal auch teuer. Im schlimmsten Fall können sie deine Liquidität beeinträchtigen.
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Checkliste: Wie du easy und rechtssicher Rechnungen schreibst
Wenn du Stress mit dem Finanzamt und Kunden vermeiden willst, musst du darauf achten, immer korrekte Rechnungen zu schreiben. Damit diese „wasserfest“ ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:
📛 Absender & Empfänger
Klarer Fall – dein Name und deine Adresse müssen rein. Das Gleiche gilt für deinen Kunden.
🗓️ Rechnungsdatum
Hier schreibst du, wann die Rechnung ausgestellt wurde.
🔢 Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine eigene, fortlaufende Nummer. „2025-001“, „2025-002“ – das reicht als System.
💼 Leistungsdatum
Wann hast du die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert? Das muss unbedingt angegeben werden.
📦 Leistungsbeschreibung
Was hast du genau gemacht oder geliefert? „Social-Media-Beratung“ oder „Lieferung: 200 T-Shirts“ – halte dich kurz und präzise.
💶 Nettobetrag
Das ist der Preis ohne Umsatzsteuer, umgangssprachlich Mehrwertsteuer genannt.
🔢 Umsatzsteuer
Gib den Steuersatz (meist 19 Prozent) und den Steuerbetrag an. Bei Kleinunternehmern ist das anders (mehr dazu unten).
💰 Bruttobetrag
Am Ende steht der Betrag mit Umsatzsteuer: der Bruttobetrag. Also das, was dein Kunde wirklich zahlen muss.
🆔 Steuernummer oder USt-ID
Eines von beiden ist Pflicht. Die USt-ID brauchst du, wenn du auch internationale Geschäfte machst.
📋 Hinweis bei Kleinunternehmerregelung
Falls du ein „Kleingewerbe“ betreibst, musst du angeben: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
🛠️ Rechnungen ins Ausland
Liefern deine Leistungen ins EU-Ausland? Dann muss auch die Umsatzsteuer-ID des Kunden rein.
📂 Zahlungsinformationen
Auch wenn es keine Pflicht ist, pack doch einfach deine Kontodaten und Zahlungsfrist rein.
Weitere Tipps zum Schreiben einer Rechnung
… bekommst du in diesem Video:
Fazit
Rechnungen zu schreiben, ist keine Raketenwissenschaft. Aber du solltest das Thema auch nicht auf die leichte Schulter nehmen! Wenn du die hier genannten Punkte der Checkliste beachtest, bist du auf dem richtigen Weg.
Wichtig: Im Rechnungswesen gibt es ständig Veränderungen. So gibt es nun die Pflicht zur E-Rechnung!
Bild: Freepik