Grenzenlose, produktive Zusammenarbeit: Die 12 besten Collaboration-Tools für StartUps

Du möchtest effizienter mit deinem Team zusammenarbeiten? Diese Tools und Apps, von denen viele kostenlos sind, musst du unbedingt kennen.

Ein Gastbeitrag von Sherpa7

Was sind eigentlich Collaboration-Tools?

Collaboration-Tools sind digitale Helfer, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützen. Egal ob im Büro oder im Homeoffice – sie machen es einfacher, miteinander zu kommunizieren, Aufgaben zu koordinieren und gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Mit den folgenden Programmen und Apps können alle Teammitglieder von überall aus auf wichtige Informationen und Dokumente zugreifen und in Echtzeit zusammenarbeiten. So lassen sich Arbeitsabläufe verbessern und Aufgaben schneller erledigen.

Damit du eine bessere Übersicht erhältst, welche Collaboration-Tools weltweit beliebt sind und millionenfach zum Einsatz kommen, haben wir unsere Liste in vier Segmente eingeteilt:

• Kommunikation
• Projektmanagement
• Dokumentenmanagement
• Kreativität und Design

Und nun … lasst uns loslegen!

Segment 1 | Kommunikationstools

Mit den richtigen Kommunikations-Tools kannst du die interne Kommunikation in deinem StartUp optimieren, die Zusammenarbeit fördern und deine Ziele schneller erreichen. In diesem Kapitel stellen wir dir drei führende Kommunikations-Tools vor, die in der StartUp-Welt weit verbreitet sind: Slack, Discord und Microsoft Teams. Du erfährst die wichtigsten Funktionen und wir helfen dir zu entscheiden, welches Tool am besten zu den Bedürfnissen deines StartUps passt.

Slack: Das Zentrum für teambasierte Kommunikation

Slack hat sich als eines der beliebtesten Kommunikationstools für StartUps und Unternehmen jeder Größe etabliert. Seine intuitive Benutzeroberfläche und die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten machen es zu einer zentralen Anlaufstelle für die Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams.

Schlüsselfunktionen von Slack sind:

Channels
Slack ermöglicht die Einrichtung von Channels für verschiedene Projekte, Teams oder Themen. Dies hilft, die Kommunikation zu organisieren und sicherzustellen, dass Gespräche themenrelevant bleiben.

Direktnachrichten und Gruppenchats
Neben den Channels können die Nutzer auch Direktnachrichten für private Gespräche oder Gruppenchats für kleinere Teamdiskussionen nutzen.

Integrationen
Eine der Stärken von Slack ist seine Fähigkeit, sich in eine Vielzahl anderer Tools zu integrieren, von Projektmanagementsoftware bis hin zu Entwicklungstools, was einen nahtlosen Arbeitsablauf ermöglicht.

Suchfunktion
Slack bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der die Nutzer Nachrichten, Dateien und Kanäle durchsuchen können, um wichtige Informationen schnell zu finden.

Microsoft Teams: Die voll integrierte Lösung

Als Teil der Microsoft-365-Familie bietet Microsoft Teams eine umfassende Plattform für Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und eine Integration in Office-Anwendungen. Es eignet sich besonders für StartUps, die bereits Microsoft-Produkte wie das Office-Paket einsetzen.

Schlüsselfunktionen von MS Teams sind:

Team- und Privatchats
Ähnlich wie Slack unterstützt Microsoft Teams sowohl öffentliche Teamchats als auch private Unterhaltungen, um die Kommunikation flexibel zu gestalten.

Videokonferenzen und Meetings
Microsoft Teams zeichnet sich durch robuste Videokonferenzfunktionen aus, einschließlich der Möglichkeit, Meetings direkt im Kalender zu planen und große Webinare zu hosten.

Integration in Office 365
Für StartUps, die bereits Office-Produkte verwenden, bietet Teams eine nahtlose Integration, zum Beispiel die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit.

Anpassbare Tabs
Mit MS Teams können Benutzer Tabs mit häufig verwendeten Dokumenten, Websites oder anderen Tools für den schnellen Zugriff anpassen.

Discord: Mehr als nur ein Tool für Gamer

Ursprünglich in der Spiele-Community und Games-Industrie populär geworden, hat sich Discord zu einem umfassenden Kommunikationstool entwickelt, das auch für StartUps und professionelle Teams eine attraktive Plattform bietet. Mit seinen vielfältigen Funktionen für Sprach-, Video- und Textkommunikation ermöglicht Discord eine dynamische und interaktive Form der Zusammenarbeit.

Schlüsselfunktionen von Discord sind:

Server und Kanäle
Discord ermöglicht die Einrichtung von Servern, die als dedizierte Räume für Teams oder Projekte dienen. Innerhalb eines Servers können verschiedene Kanäle für spezifische Themen oder Arbeitsgruppen eingerichtet werden, sowohl für Text- als auch für Sprachkommunikation.

Direktnachrichten und Gruppenanrufe
Neben den öffentlichen Kanälen bietet Discord auch die Möglichkeit privater Nachrichten und Gruppenanrufe, die eine flexible Kommunikation ermöglichen.

Bildschirmfreigabe und Streaming
Discord-Nutzer können ihren Bildschirm mit anderen teilen oder sogar live übertragen. Dies ist besonders nützlich für Präsentationen, schnelle Demos oder gemeinsames Arbeiten.

Robuste Integrationen
Obwohl Discord nicht die gleiche Anzahl an professionellen Integrationen wie Slack oder Microsoft Teams bietet, unterstützt es eine Reihe von Bots und Anwendungen, die Automatisierung und zusätzliche Funktionen wie Kalendermanagement oder Projektupdates ermöglichen.

Collaborative Kommunikationstools: Vergleich & Auswahl

Bei der Auswahl des idealen Kommunikationstools für dein StartUp solltest du die spezifischen Anforderungen deines Teams, die vorhandene IT-Infrastruktur und individuelle Vorlieben berücksichtigen. Und achte auch auf die Besonderheiten der Anwendungen.

• Slack zeichnet sich durch einfache und effektive Textkommunikation sowie eine umfassende Integration von Drittanbieter-Tools aus und wird so zum zentralen Knotenpunkt für Teamdiskussionen.
• Microsoft Teams ist eine gute Wahl, wenn man bereits Teil des Microsoft 365-Ökosystems ist und eine Plattform sucht, die sich auf Videokonferenzen und die Integration von Office-Dokumenten konzentriert.
• Discord hingegen bietet eine vielseitige Mischung aus Text-, Sprach- und Videokommunikation in einer lebendigen Community-Atmosphäre. Es ist ideal für Teams, die Flexibilität und eine einfache Benutzeroberfläche schätzen.

Jedes dieser Tools bietet kostenlose Versionen an, die in den meisten Fällen für StartUps völlig ausreichend sind:

• Slack bietet einen großzügigen kostenlosen Plan an, der einen 90-tägigen Nachrichtenverlauf und zehn App-Integrationen oder veröffentlichte Workflows beinhaltet. Wenn du mehr brauchst, kostet Slack derzeit rund 7 Euron pro Monat pro Nutzer.
• Microsoft Teams ist auch im kostenlosen Plan für StartUps oft ausreichend. So erhält jeder Nutzer 5 GB Cloud-Speicher pro und kann unbegrenzt chatten. Die Gratis-Fassung kann jederzeit auf den Essentials Plan erweitert werden, um den verfügbaren Cloud-Speicher und das Limit für Telefonate zu erhöhen.
• Das Preismodell von Discord unterscheidet sich deutlich von den beiden anderen. Viele der kostenpflichtigen Features drehen sich um die Personalisierung des Nutzerprofils. Für StartUps könnte es jedoch relevant sein, einen Server zu upgraden, um größere Dateien hochladen zu dürfen. Für zirka 35 Euro lassen sich Dateien von bis zu 50 MB und für rund 70 Euro bis zu 100 MB große Dateien hochladen.

Segment 2 | Projektmanagement-Tools

Effizientes Projektmanagement ist das Grundgerüst jedes erfolgreichen StartUps. Es ermöglicht Teams, ihre Aufgaben zu organisieren, Termine einzuhalten und Ziele zu erreichen. In diesem Kapitel tauchen wir tiefer in die Welt der Projektmanagement-Tools ein und stellen drei führende Lösungen vor: Trello, Asana und Monday.com.

Trello: Flexibilität durch das Kanban-Board-System

Trello basiert auf dem Kanban-Prinzip, das ursprünglich aus der Lean-Manufacturing-Philosophie der Automobilindustrie stammt. Es ist bekannt für seine einfachen, aber effektiven Boards, Listen und Karten, die einen visuellen Überblick über Projekte bieten.

Schlüsselfunktionen von Trello sind:

Visuelle Projektboards
Jedes Projekt in Trello wird als Board dargestellt, das Listen und Karten für einzelne Aufgaben enthält. So können Teams den Fortschritt visuell verfolgen.

Anpassbare Workflows
Listen lassen sich anpassen, um verschiedene Phasen eines Projekts darzustellen. Und Karten sind einfach per Drag & Drop verschiebbar.

Integrationen
Trello unterstützt eine Vielzahl von Erweiterungen (Integrationen), die zusätzliche Funktionen wie Kalenderansichten, Automatisierung und Verbindungen zu anderen Apps hinzufügen.

Asana: Aufgabenverwaltung und Workflow-Automatisierung

Asana ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das sich besonders für Teams eignet, die komplexe Projekte mit vielen beweglichen Teilen verwalten müssen. Es bietet eine breite Palette an Funktionen für die Organisation von Aufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Überwachung von Terminen.

Schlüsselfunktionen von Asana sind:

Mehrere Ansichten
Asana bietet mehrere Ansichten für Projekte, einschließlich Listen, Boards, Kalender und Gantt-Diagramme, die eine flexible Projektplanung ermöglichen.

Automatisierte Arbeitsabläufe
Mit der Funktion „Regeln“ können Teams Arbeitsabläufe automatisieren, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten.

Zielverfolgung
Asana ermöglicht es Teams, Ziele zu setzen und diese direkt mit Projekten und Aufgaben zu verknüpfen, um den Fortschritt leicht verfolgen zu können.

Monday.com: Geeignet für vielseitige Anwendungsfälle

Monday.com zeichnet sich durch seine vielfältigen Einsatzmöglichkeiten aus. Von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Projekten kann dieses Collaboration-Tool an die spezifischen Bedürfnisse jedes Teams angepasst werden.

Schlüsselfunktionen von Monday.com sind:

Vielseitige Boards
Monday.com bietet eine hochgradig flexible Plattform, auf der Teams Boards erstellen können, die genau ihren Bedürfnissen entsprechen.

Integration und Automatisierung
Ähnlich wie Trello und Asana bietet Monday.com eine Vielzahl von Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten, die den Workflow vereinfachen.

Zusammenarbeit und Kommunikation
Die direkte Kommunikation innerhalb von Aufgaben, das Teilen von Dateien und die Möglichkeit, Updates zu posten, fördern die Zusammenarbeit im Team.

Collaborative Projektmanagementools: Vergleich & Auswahl

Bei der Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools sollten StartUps verschiedene Faktoren berücksichtigen, darunter die Größe des Teams, die Komplexität der Projekte und spezifische Workflow-Anforderungen. Zudem bieten die Anwendungen unterschiedliche Vorteile wie:

• Trello gilt als eine ausgezeichnete Lösung für Teams, die eine visuelle Darstellung ihrer Projekte bevorzugen und Wert auf Einfachheit legen.
• Asana ist ideal für Teams, die detaillierte Projektpläne mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben benötigen.
• Monday.com hat eine flexible Plattform, die an eine Vielzahl von Anwendungsfällen angepasst werden kann – von einfachen Projekten bis hin zu komplexen Arbeitsabläufen.

Die Entscheidung für ein Projektmanagement-Tool sollte auf einer gründlichen Bewertung der spezifischen Bedürfnisse deines StartUps basieren. Bist du unsicher, kannst du die Programme testen und dann für kleines Geld anschaffen. Das Pricing sieht aktuell so aus:

• Trello bietet Pläne ab 5 US-Dollar pro Nutzer pro Monat an – ideal für Teams, die eine einfache, visuell orientierte Projektverwaltung suchen.
• Asana startet bei zirka 11 Euro pro Arbeitsplatz pro Monat. Das macht es zu einer guten Wahl für Teams, die detaillierte Projektpläne benötigen.
• Monday.com beginnt bei 12 Euro pro Nutzer pro Monat. Hierdurch bekommst du eine flexible Lösung für eine breite Palette von Geschäftsanforderungen.

Segment 3 |Dokumentenmanagement

Mit Dokumentenmanagement- und File-Sharing-Tools können Teams unabhängig von ihrem physischen Standort auf wichtige Dateien zugreifen, sie bearbeiten und gemeinsam nutzen. In diesem Kapitel werfen wir einen Blick auf Google Workspace, WeTransfer und Dropbox Business.

Google Workspace: Nahtlose Zusammenarbeit in der Cloud

Google Workspace bietet eine vollständige Suite mit Büroanwendungen, die speziell für die Cloud entwickelt wurden. Es vereint alle notwendigen Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation in einem Paket, darunter Gmail, Docs, Sheets, Slides und Drive.

Schlüsselfunktionen von Google Workspace sind:

Echtzeitbearbeitung
Mit Google Docs, Sheets und Slides können mehrere Nutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, wobei Änderungen in Echtzeit für alle sichtbar sind.

Leistungsstarke Suche
Mit Google Drive lassen sich Dateien und Ordner dank der leistungsstarken Suchfunktion von Google schnell und effizient finden.

Zugriffskontrolle und Sicherheit
Administratoren legen detaillierte Zugriffseinstellungen fest, um zu steuern, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten kann.

Integration
Google Workspace lässt sich nahtlos in eine Vielzahl von Anwendungen und Diensten integrieren, um den Arbeitsablauf weiter zu optimieren.

Dropbox Business: Dateien sicher und einfach teilen

Dropbox Business erweitert die bekannten Funktionen von Dropbox um zusätzliche Geschäftsfunktionen, die speziell für Teams und Unternehmen entwickelt wurden. Es ermöglicht die sichere Speicherung und einfache Freigabe aller Arten von Dateien – von Dokumenten über Bilder bis hin zu großen Videodateien.

Schlüsselfunktionen von Dropbox Business sind:

Zuverlässige Dateisynchronisierung
Dropbox Business sorgt für eine nahtlose Dateisynchronisierung über alle Geräte hinweg, sodass Teammitglieder immer Zugriff auf die neuesten Versionen haben.

Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen
Mit Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und umfassenden Verwaltungskontrollen hilft Dropbox Business, die Daten Ihres Unternehmens sicher zu halten.

Smart Sync
Nutzer können Dateien und Ordner auf ihrem Computer anzeigen und darauf zugreifen, ohne lokalen Speicherplatz zu belegen.

Teamarbeit
Dropbox Paper hat einen kollaborativen Arbeitsbereich, in dem Teams gemeinsam an Ideen arbeiten, Projektpläne erstellen und Besprechungsnotizen austauschen können.

WeTransfer: Einfachheit als Key Feature

WeTransfer zeichnet sich durch seine einfache Handhabung und den Fokus auf die einfache Übertragung großer Dateien aus. Im Gegensatz zu umfangreicheren Cloud-Speicherlösungen wie Dropbox, die ein breites Spektrum an Speicher-, Organisations- und Kollaborationsfunktionen bieten, konzentriert sich WeTransfer auf einen schlanken und schnellen Dateitransferprozess.

Schlüsselfunktionen von WeTransfer sind:

Benutzerfreundlichkeit
WeTransfer ermöglicht es, bis zu 2 GB an Dateien kostenlos und ohne vorherige Registrierung zu versenden. Dieser Aspekt macht WeTransfer besonders attraktiv für gelegentliche Nutzer oder für Situationen, in denen Dateien schnell und einfach ausgetauscht werden müssen.

Zwei Übertragungsoptionen
Nutzer können wählen, ob sie einen Download-Link direkt per E-Mail versenden oder einen Link erstellen, den sie selbst teilen können. In beiden Fällen bleiben die hochgeladenen Dateien sieben Tage lang verfügbar, so dass der Empfänger sie flexibel abrufen kann.

Erweiterte Funktionen mit WeTransfer Pro
Für User, die mehr benötigen, bietet WeTransfer Pro eine Erhöhung des Transferlimits auf 20 GB und 1 TB Cloudspeicher sowie Funktionen wie Passwortschutz und benutzerdefinierte Ablaufdaten. Dieses Upgrade macht WeTransfer auch für professionelle Nutzer interessant, die regelmäßig große Dateien austauschen müssen.

Collaborative Dateimanagement-Tools: Vergleich & Auswahl

Die Wahl zwischen Google Workspace, Dropbox Business und WeTransfer hängt von den spezifischen Anforderungen deines StartUps ab.

• Google Workspace ist besonders stark bei der Integration von Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen. Es eignet sich hervorragend für Organisationen, die intensiv an Dokumenten zusammenarbeiten.
• Dropbox Business hingegen bietet robuste Lösungen für die Dateiablage und -freigabe mit Schwerpunkt auf Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Damit ist das Tool ideal für Teams, die große Datenmengen gemeinsam nutzen und speichern müssen.
• WeTransfer bietet keinen „Schnickschnack“, sondern konzentriert sich auf den einfachen Austausch von Dateien.

Alle drei Plattformen bieten flexible Preispläne, um den Bedürfnissen von StartUps unterschiedlicher Größe gerecht zu werden. Es lohnt sich, zuerst die kostenlosen Testversionen zu nutzen, um herauszufinden, welches Tool am besten zu den Anforderungen passt.

• Die „Premium-Fassung“ von Google Workspace lässt sich bereits ab rund 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat „mieten“
• Dropbox Business startet bei 20 Euro im Monat.
• Und WeTransfer Pro gibt es ab monatlich 12 Euro.

Segment 4 | Kreativität und Design

Wenn es darum geht, beeindruckende Präsentationen zu erstellen, ansprechendes Marketing-Material zu entwerfen oder einfach nur Ideen visuell zu kommunizieren: Tools für kreatives Arbeiten spielen eine entscheidende Rolle bei innovativen Unternehmen. In diesem Kapitel konzentrieren wir uns auf vier führende Lösungen in diesem Bereich: Adobe Creative Cloud, Canva und Figma.

Adobe Creative Cloud: Der Rolls Royce der Design-Suiten

Die Adobe Creative Cloud ist eine umfassende Sammlung von über 20 Desktop- und Mobile-Anwendungen für Fotografie, Design, Video, Web und mehr. Sie ist die erste Wahl vieler Kreativprofis und bietet Werkzeuge wie Photoshop für die Bildbearbeitung, Illustrator für Vektorgrafiken, Premiere Pro für die Videobearbeitung und After Effects für Motion Design.

Schlüsselfunktionen der Adobe CC sind:

Industriestandard
Adobe-Produkte gelten weithin als Goldstandard in ihren jeweiligen Bereichen, was bedeutet, dass Dateien und Fähigkeiten leicht zwischen Projekten und Teams ausgetauscht werden können.

Integration und Cloud-Speicher
Die Ergebnisse der Creative Cloud-Anwendungen lassen sich zwischen den Programmen problemlos austauschen. Darüber hinaus bietet Adobe einen nützlichen Cloud-Speicher an.

Immer „up to date“
Adobe aktualisiert seine Software regelmäßig mit neuen Funktionen und Verbesserungen, sodass Anwender immer Zugriff auf die neuesten Werkzeuge und Technologien haben.

Figma: Kollaboratives Design in Echtzeit

Figma beschleunigt die UI/UX-Entwicklung durch simultane Bearbeitung, umfangreiche Komponenten-Bibliotheken und Vorlagen. Es ist perfekt für StartUps, die schnellen Iterationen und effizienten Designprozessen Priorität einräumen, um Produkte flink auf den Markt zu bringen.

Schlüsselfunktionen von Figma sind:

Echtzeit-Kollaboration
Mehrere Benutzer können gleichzeitig an denselben Designprojekten arbeiten, Änderungen in Echtzeit sehen und kommentieren, was die Zusammenarbeit über Zeitzonen und Standorte hinweg erleichtert.

Vielseitige Design-Werkzeuge
Figma hat ein umfassendes Set an Werkzeugen für UI/UX-Design, Prototyping und Grafikdesign in petto – einschließlich Vektorgrafik-Tools, Rasterwerkzeugen und Smart-Animate-Funktionen für fließende Übergänge.

Komponenten und Design-Systeme
Das Designprogramm ermöglicht das Erstellen, Teilen und Nutzen wiederverwendbarer Komponenten und Design-Systeme, welche die Konsistenz über verschiedene Projekte hinweg sicherstellen.

Prototyping und Interaktivität
Benutzer können interaktive Prototypen direkt in Figma erstellen, ohne Code schreiben zu müssen. Das erleichtert das Testen von Designs und Benutzeroberflächen.

Canva: Benutzerfreundliches Design für jedermann

Canva hat die Welt des Designs demokratisiert, indem es eine intuitive, webbasierte Plattform bietet, mit der jeder ansprechende Grafiken erstellen kann – ganz ohne Vorkenntnisse im Grafikdesign. Mit einer Vielzahl von Vorlagen – zum Beispiel für Social-Media-Posts, Präsentationen und Flyer – können Benutzer schnell professionell aussehende Designs erstellen.

Schlüsselfunktionen von Canva sind:

Zugänglichkeit
Canva ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, die es auch Anfängern ermöglicht, innerhalb von Minuten hochwertige Designs zu erstellen.

Vorlagen und Ressourcen
Mit Tausenden von Mustern und einer umfangreichen Bibliothek an Fotos, Grafiken und Schriften bietet Canva eine reichhaltige Ressource für die Erstellung verschiedenster Designprojekte.

Vielseitigkeit
Mit Canva lassen sich starre Social Media Posts, Websites und Flyer gestalten, aber auch Videos erstellen.

Collaborative Designtools: Vergleich & Auswahl

Welche Programm ist nun das beste? Das kommt darauf an, was du benötigst.

• Die Adobe Creative Cloud ist ideal für große, professionelle Designprojekte.
• Mit Canva lassen sich recht einfach und schnell Ergebnisse erzielen.
• Figma spielt seine Stärken im Bereich UX/UI-Design aus.

So wie die Features unterscheiden sich auch die Preise der kostenpflichtigen Fassungen der Design-Tools:

• Canva bietet seine erweiterten Funktionen bereits ab 12 Euro im Monat an.
• Für zirka 68 Euro im Monat bekommst du deinen Zugang zur Adobe Creative Cloud.
• Auch Figma kostet wie Canva nur 12 Euro im Monat.

Fazit

Möchtest du, dass dein Team besser, schneller und fehlerfreier zusammenarbeitet? Willst du Remote-Work-Formen wie Home Office in deinem StartUp etablieren? In beiden Fällen benötigst du ein, zwei oder mehr Collaboration-Tools, welche die Grundlage für dein Vorhaben bilden. Also, ran an Google Workspace, Trello und Co!

Über den Autor

David Mann ist bei Sherpa7 tätig. Das Team hat es sich zum Ziel gesetzt, StartUps bei ihrem Wachstum und ihrer Vermarktung zu unterstützen. Zudem ist David der Autor des Buches Build and Grow Your Startup*, welches Einblicke und Strategien für den erfolgreichen Aufbau von StartUps bietet.

 

Bilder: Freepik, Sherpa7