Word und Excel waren gestern: Mit diesen Programmen steigert man seine Effizienz.
Ein Gastbeitrag von Vanessa Roggendorf
Knapp 20% verlorene Arbeitszeit
Häufig sind Selbstständige bzw. Freiberufler bereits voll durch Projekte ausgelastet und müssen sich darüber hinaus um die täglich anfallenden Aufgaben der Selbstständigkeit kümmern. Die To-Do-Liste wächst und Verantwortungen sorgen für unnötigen Stress und unbezahlte Überstunden. Als Hilfsmittel werden oft Word- und Excel-Vorlagen genutzt – das sorgt für ein Listen- und Dokumenten-Chaos.
Das Resultat ist ein Effizienz-Verlust. Nach der GULP Freelancer Studie wenden Freelancer durchschnittlich 19,4% ihrer monatlichen Arbeitszeit für Tätigkeiten abseits der Projektarbeit auf.
Mit diesen Programmen arbeitest du besser
Nicht ohne Grund ist Selbstständigen daran gelegen, diese Tätigkeiten so effizient wie möglich auszuführen. Hier gibt es fünf Tool-Tipps, um effizienter zu arbeiten:
SevDesk
SevDesk bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Angebots- und Rechnungserstellung, sowie zur Buchhaltung. Je nach Bedarf und Budget können unterschiedliche Abonnements abgeschlossen werden. Wer nur Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellen möchte, findet hier eine günstige Lösung, die auch Kundenverwaltung und einen Datev-Export ermöglicht.
Ideal ist SevDesk für Freelancer, die selber Buch führen möchten und Controlling betreiben. Hierfür bietet die Software umfangreiche Möglichkeiten, zum Beispiel Umsatzsteuer-Voranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, sowie Gewinn- und Verlustrechnung.
OfficeTime
Die Software OfficeTime ist für Freiberufler ideal zur Zeiterfassung. Das Tool bietet die Möglichkeit verschiedene Projekte anzulegen, Zeit auf diese zu buchen und generiert hieraus detaillierte Statistiken zu den einzelnen Projekten.
Freelancer können sich so einen einfachen Überblick über den Stand und vor allem den zeitlichen Rahmen der Projekte machen. Auch die Effizienz eigener Tätigkeiten neben Projekten kann hierüber leicht überprüft werden.
Kontist
Kontist ist eine Banking-App für Selbstständige, welche die Liquiditätsplanung erleichtert. Das Geschäftskonto kann papierlos in zehn Minuten eröffnet werden. Die Nutzer werden über Kontovorgänge in Echtzeit per Push-Nachricht informiert. Hierbei besonders interessant ist die „Realtime Steuereinschätzung“, um ausreichende Rücklagen zu bilden.
Eingehende Vorgänge werden kategorisiert und liefern informative Statistiken. Zukünftig können sich Nutzer über weitere nützliche Features wie die Einrichtung von Sparzielen und einen Cash-Flow-Rechner freuen. In den Nutzerbewertungen ist die App insbesondere in Kombination mit dem Rechnungsprogramm Debitoor sehr beliebt.
Zapier
Zapier ist ein Programm, welches automatisierte Prozesse zwischen webbasierten Apps anlegt. Über 1.000 Apps können mit Zapier gesteuert werden, unter ihnen befnden sich auch namhafte Tools wie Office365, GoogleSheets, Dropbox, WordPress und Facebook.
Die Steuerung ist insbesondere für Freiberufler nützlich, die Prozessketten über mehrere verschiedene Apps benötigen. In der Software selbst werden Auslöser des Prozesses und die daraufhin ablaufenden Schritte in den unterschiedlichen Apps definiert und festgelegt. Beispielsweise können Prozesse definiert werden, welche bei einem Blogeintrag über WordPress automatisch einen entsprechenden Beitrag auf Facebook verfasst, oder eine Kette erstellen, welche bei einer Anfrage per Mail ein To-Do in Trello erstellt. Dies spart wertvolle Zeit, die ansonsten für das Managen der unterschiedlichen Tools verstreichen würde.
GravityCV
Die CV-Management-Software GravityCV erleichtert den Kontakt mit Kunden und Vermittlern durch die Bereitstellung von CVs mit innovativen Funktionen. Die eingetragenen Projekte und Skills werden Interessenten übersichtlich zusammengefasst und können durch Filterfunktionen schnell und gezielt durchsucht werden. Hierdurch ersparen Selbstständige sich das häufige Aufbereiten von zahllosen CV-Versionen.
Referenzen, Skills und absolvierte Weiterbildungen werden bei GravityCV von ehemaligen Kunden per Klick verifiziert. So ergibt sich eine gute Übersicht über das aktuelle Skill-Set. Besonders innovativ und alltagserleichternd ist die im CV integrierte Rate Card, als auch die sichtbare Verfügbarkeit des Freiberuflers. So können ständige Rückfragen nach Stunden-, Tages- und Jahressätzen und der Verfügbarkeits-Aussicht deutlich minimiert werden.
Über den Autor:
Vanessa Roggendorf ist Marketing-Managerin bei der skillbyte GmbH. Das Unternehmen beschäftigt sich mit Big Data und Analytics. Zu den Kunden zählen unter anderem die Deutsche Bahn, T-Mobile, dm und das Handelsblatt.
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Bild: Pixabay, Sara_Torda