Buchhaltung: Welche speziellen Anforderungen gelten für die elektronische Archivierung von Dokumenten laut GoBD?
Angepasste Regeln für technischen Fortschritt
Das Papierdokument gehört im Geschäftsalltag mehr und mehr der Vergangenheit an. Elektronische Dokumente gestalten den täglichen Informationsaustausch vollkommen neu. Der Gesetzgeber schreibt für Unternehmen die Archivierung von Geschäftsunterlagen vor.
Mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – trägt der Gesetzgeber der technischen Entwicklung Rechnung. Die GoBD wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) im November 2014 eingeführt und gelten verbindlich seit dem Januar 2015.
Warum GoBD?
Die Finanzverwaltungen von Bund und Ländern haben zusammen mit Verbänden aus Wirtschaft und Beratung die GoBD geschaffen. Das Regelwerk gibt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wieder. Die Grundsätze setzen die Rahmenbedingungen für die elektronische Archivierung von Dokumenten.
Die zehn Pfeiler der GoBD
Die Grundsätze zur elektronischen Archivierung von Dokumenten konzentrieren sich auf zehn Kriterien:
- Archivierung zeitnah
- Absicherung gegen Veränderung
- Index
- Wahl der Technik
- Auslandsarchivierung
- Dokumentationspflicht
- Lesbarkeit
- Archivsystem
- Betriebsprüfung
- Rechte des Betriebsprüfers
Was die zehn Pfeiler im Groben bedeuten, erklären wir dir in den nächsten Absätzen. Detailliertere Infos findest du in diesem kostenlosen GoBD-eBook.
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Archivierung: So früh wie möglich
Um sicherzustellen, dass Dokumente nicht verändert oder ersetzt werden, muss die Buchhaltung diese zeitnah in das Archivsystem überführen. Die Überführung elektronischer Daten auf das Archiv-Medium soll laut der GoBD sogar möglichst unmittelbar nach der Zustellung oder dem Verfassen erfolgen. Der Verantwortliche muss dafür sorgen, dass während der Archivierung kein Verlust an Informationen entsteht. Auch Veränderungen müssen ausgeschlossen sein.
Daten müssen fälschungssicher sein
Ein äußerst wichtiges Kriterium bei der Archivierung elektronischer Daten ist die Fälschungssicherheit. Denn Finanzbehörden können ausschließlich Originale als Belege anerkennen. Daher gilt dem Schutz vor Veränderungen von Daten höchste Sorgfalt. Eine Buchhaltung mit Excel stellt damit keine gute Wahl dar!
Zusätzliche Sicherungen, ein Kopiersystem und ein automatisches Protokoll können effektiv als Schutzmechanismen gegen eine nachträgliche Veränderung von elektronischen Dokumenten eingesetzt werden.
Index: Benennung elektronischer Dokumente
Die GoBD gibt vor, dass digitale Dokumente mit einem Index zu versehen sind. Der Index muss für eine eindeutige Zuordnung von Dateien in einem Archivierungssystem sorgen. Dokumente erhalten durch einen Index notwendige Informationen, durch die sie eindeutig identifiziert werden können.
Der Index zieht eine Vereinfachung in der Dokumentenverwaltung nach sich. Die Indizierung sollte durch folgende Angaben Auskunft über ein Dokument geben:
- Dokumentenart
- Nummer
- Datum
- Identifikator ID
- Zielordner
Technikwahl freigestellt
Die Technologie für die Erstellung von Dokumenten bietet nicht nur aktuell zahlreiche Möglichkeiten. Die technische Entwicklung wird darüberhinaus auch weiterhin fortschreiten. Daher stellt die GoBD die technischen Mittel zur Erstellung und Archivierung von digitalen Dokumenten frei.
Dabei gilt, dass die grundlegenden Erfordernisse unabhängig von der eingesetzten Technik vollumfänglich einzuhalten sind.
Archivierung außerhalb von Deutschland
Solange ein Unternehmen dem deutschen Steuerrecht unterliegt, muss es die Anforderungen der GoBD erfüllen. Unter genau definierten Voraussetzungen darf sich ein elektronisches Datenarchiv durchaus auch im Ausland befinden. In diesem Fall muss das Unternehmen, das in Deutschland steuerpflichtig ist jedoch eine Genehmigung durch das zuständige Finanzamt einholen.
Pflicht zur Dokumentation
Ein Unternehmen muss sein System für die Archivierung von elektronischen Dokumenten genau darstellen. Die Dokumentation führt detailliert aus, wie die Firma die Leitlinien der GoBD ausgestaltet und deren Vorgaben erfüllt.
Erhalt der Lesbarkeit
Wenn elektronische Dokumente in einem Archiv lagern, dann muss das Unternehmen dafür Sorge tragen, dass keine Informationen Schaden erleiden. Denn Textdaten müssen eindeutig lesbar und Bilddaten klar erkennbar erhalten bleiben. Die Daten müssen zum Teil über lange Zeiträume hinweg ihre Qualität verlustfrei bewahren.
Vor allem die Übertragung von Daten birgt das Risiko von Informationsverlusten. Daher müssen Unternehmen gerade bei diesem Arbeitsschritt besondere Sorgfalt aufwenden. Erst nachdem eine verlustsichere Archivierung erfolgt ist, dürfen dazugehörige Papierdokumente vernichtet werden.
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Archivsystem für Steuerdokumente
Ein professionelles Archivsystem muss gewährleisten, dass Dokumente, die besonderen Pflichten zur Archivierung unterliegen, einem effektiven Schutz unterstellt sind. Denn sämtliche Dokumente, die als Beleg für die Steuer fungieren, müssen über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden.
Hierbei ist es wichtig, dass ein besonders zuverlässiges System zur Archivierung bereitsteht, damit die Daten müssen jederzeit einsehbar sind.
Digitale Dokumente in der Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung stellt für Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Denn jetzt müssen die elektronischen Dokumente nicht nur zuverlässig vorhanden sein, sondern auch leicht aufzufinden sein. Denn während einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Zutritt in das EDV-System eines Unternehmens verlangen.
Besondere Rechte von Betriebsprüfern
Das Archivsystem muss so gestaltet sein, dass ein Wirtschaftsprüfer sowie ein Betriebsprüfer des Finanzamtes sich jederzeit dort zurecht findet. Der Betriebsprüfer hat während einer Überprüfung das Recht, im Unternehmen vor Ort an einem unternehmenseigenen Rechner das Archivsystem einzusehen.
Bilder: Pexels, Lexware
Sind Webseiten wie Angebote, Warenkorb, Bestellung und Zahlung nach GoBD zu archivieren?
Warum sollte man Webseiten archivieren?
Umsatzbezogene Dokumente sind zu archivieren, aber wie sieht es im Online-Handel aus. Fällt hier nur die resultierende Mail der Bestellbestätigung an den Kunden unter die Archivierungspflicht oder der ganze Weg von der Angebotswerbung bis zur Bestellung/Zahlung.
Eine sehr gute Frage, Helmut. Stelle sie am besten deinem Steuerberater.
zum Beispiel zur Beweissicherung von Preisen, Bestandteilen eines Angebotes, ob es sich um ein Abo handelt oder nicht. Die spätere Rechnung hat u.U. andere Inhalte als die Online-Bestellung, bzw. als das Angebot.