Der ultimative Leitfaden für die Erstellung von „kalten“ E-Mail-Marketingkampagnen

Kaltakquise per E-Mail bringt viel, wenn du es richtig machst. Dieser ausführliche Ratgeber erklärt dir, wie du am besten vorgehst.

Kunden per E-Mail zu gewinnen ist nicht “out”!

Wie verschiedene Erhebungen zeigen, ist die E-Mail weltweit nach wie vor der wichtigste Kommunikationskanal für Unternehmen. Deshalb solltest du die elektronische Post zur Akquise und Lead-Generierung nutzen! Setze zum Beispiel auf “kalte“ E-Mail-Kampagnen, um mit deinen wichtigsten Kunden in Kontakt zu treten und ihnen Dienstleistungen anzubieten.

Aber wie versendet man eine Kaltakquise-E-Mail, auf die die Kunden reagieren? Was sind die besten Praktiken für die Kaltakquise per E-Mail? Und welche Kennzahlen solltest du messen?

In diesem umfassenden E-Mail-Leitfaden beantworten wir dir diese und ähnliche Fragen. Und wir erklären dir, wie du eine E-Mail-Kampagne durchdacht startest.

Gut zu wissen: Kaltakquise-E-Mails sind kein Spam

Gerne wird behauptet, “kalte” Mails seien Spam – das stimmt aber nicht! Das sind die Unterschiede:

• Kaltakquise-E-Mails werden von Vertriebsmitarbeitern nur an qualifizierte Leads versendet, während Spammer ihre Mails wahllos versenden.
• Echte Kaltakquise-E-Mails sind in der Regel auf die jeweilige Person zugeschnitten. Spam-Mails dagegen überfluten die Posteingänge von unzähligen Empfängern mit ein und derselben Nachricht.
• Während Kaltakquise-E-Mails Informationen liefern und einen Mehrwert bieten, beinhalten Spam-Mails schädliche Inhalte oder versuchen die Empfänger zu täuschen.

Warum sind Kaltakquise-E-Mails so wichtig?

Im Laufe der letzten Jahre gab es viele Veränderungen und Neuerungen im Bereich der Kundenwerbung. Trotzdem behauptet sich die Kaltakquise per E-Mail weiterhin als eine effektive Art der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden.

Denn Kaltakquise-Mails sind einfach und kostengünstig umzusetzen, du gewinnst damit gute Leads und kommst schnell ins Gespräch. Und die Maßnahme lässt sich gut skalieren, was besonders bei wachsenden Unternehmen wichtig ist.

Tipps für den Aufbau einer „kalten“ E-Mail-Kampagne

Eine E-Mail-Kampagne, die deinem Unternehmen etwas bringen soll, umfasst weit mehr Tätigkeiten als nur das Eingeben einer E-Mail-Adresse, das Verfassen einer Nachricht und das Absenden der E-Mail.

Wenn du gute Ergebnisse erzielen möchtest, dann musst du dir Gedanken darüber machen,…

• von wo aus du deine E-Mails versendest,
• an wen du sie sendest,
• und wann du sie versendest.

In den folgenden Absätzen zeigen wir dir, wie du Schritt für Schritt deinem Ziel näherkommst und was dabei alles zu beachten ist.

Denke an die E-Mail-Konfiguration

Bevor du E-Mails versendest, musst du dich um die technische Konfiguration kümmern. Derart stellst du sicher, dass deine Mails erfolgreich zugestellt werden. Dazu gehören diese Maßnahmen:

Verwende eine neue Domain
Das Schlimmste, was dir passieren kann, ist, dass deine Domain aufgrund von Spam-Beschwerden gesperrt wird. Wenn du das vermeiden möchtest, dann richte eine neue Domain und ein neues Postfach speziell für deine Kaltakquise ein. Dadurch schützt du deine Hauptdomain. Und du kannst deine reguläre E-Mail-Kommunikation von deiner „kalten“ E-Mail-Kampagnen trennen.

Erstelle einen vertrauenswürdigen Absendernamen
Der Name des Absenders entscheidet darüber, wie deine E-Mail wahrgenommen wird und ob sie an den Spam-Filtern vorbeikommt. Verwende als Absendernamen keinen privaten Namen, sondern stelle einen Bezug zu deinem Unternehmen her – zum Beispiel deinen Vornamen und den Firmennamen in Kombination ([Name] @ [Firma])

„Aufwärmen“ der E-Mail-Adresse
Du solltest deine neue Domain und die neue Mail-Adresse „aufwärmen“, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die E-Mails deine Empfänger erreichen. Das bedeutet, du schickst anfangs nur wenige E-Mails aus und wartest die ersten Antworten ab. Dann kannst du die Anzahl deiner “kalten” E-Mails schrittweise erhöhen.

Optimiere deine Interessentenbasis

Jede Kaltakquise-Kampagne erfordert eine qualitativ hochwertige Interessenten-Basis. Denn du musst sicherstellen, dass die potenziellen Kunden, an die du deine Mails verschickst, theoretisch an deinem Angebot interessiert sind.

Gehe somit diese Punkte durch:

Erstelle eine Liste mit guten Interessenten
Du musst als erstes deine Zielgruppen festlegen. Schreibe auf, warum es sich lohnt, diese zu kontaktieren. Stelle dann eine Liste mit potenziellen Kunden zusammen und füge wichtige Informationen hinzu (Namen des Unternehmens, Namen der Kontakte, Details zu den Personen etc.)

Überprüfe die E-Mail-Adressen 
Du kannst nur eine gute Mail-Marketingkampagne durchführen, wenn du sicher stellst, dass deine E-Mails die gewünschten Empfänger erreichen. Deshalb ist es wichtig, die E-Mail-Adressen der potenziellen Kunden zu überprüfen, bevor du ihnen eine Kaltakquise-E-Mail zuschickst.

Checke die Echtheit deiner Mailadressen, indem du die Domains per DNS überprüfst, E-Mails von einer anderen Adresse sendest oder ein Werkzeug wie Hunter.io einsetzt.

Teile die Liste der Interessenten auf
Versende Nachrichten, die personalisiert sind. Unterteile dafür deine Liste nach verschiedenen Kriterien, beispielsweise nach Kundenproblemen oder Branchen. Mit dieser Auswahl kannst du gezieltere Kampagnen erstellen und verschiedene Punkte hervorheben, um eine maximale Wirkung zu erzielen.

Weitere wichtige Ratschläge für bessere E-Mails

Wenn jemand eine E-Mail von einer unbekannten Person erhält, entsteht Widerstand – selbst wenn einem ein interessantes Angebot unterbreitet wird. Deshalb musst du bewusst versuchen, die anfängliche Skepsis deiner Empfänger zu überwinden und sie in Neugier und Interesse umzuwandeln.

Das geht so:

Formuliere spannende Betreffzeilen

Das Erste, was ein Empfänger liest, ist die Betreffzeile deiner “kalten” E-Mail. Diese muss derart ansprechend ausfallen, dass der Leser den Drang verspürt, den ganzen Inhalt zu lesen. Das gelingt dir beispielsweise mit diesem Betreffzeilen-Generator.

Personalisiere deine Kaltakquise-Mails

Die Personalisierung deiner E-Mails ist eine der besten Methoden, um direkt Vertrauen aufzubauen und sich von den zahllosen Spammern abzuheben. Du kannst dafür zum Beispiel den Empfänger direkt mit dem Vornamen ansprechen oder ihm die Lösung seines Problemes unterbreiten.

Vermeide Spam-Wörter

Es gibt bestimmte Wörter in E-Mails, die den Spam-Filter auslösen können. Lasse deshalb – besonders anfangs – Schlüsselbegriffe wie “Angebot”, “Geschenk” oder “Bestprice” weg.

Begrenze die Anzahl der Bilder und Links

Jedes zusätzliche Element in deiner E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die elektronische Mitteilung nicht zugestellt wird. Beschränke die Bilder und Links somit auf ein Minimum. Die ideale Kaltakquise-Mail enthält nur Text und einen einzigen Link, auf den der Empfänger klicken soll.

Überprüfe deine E-Mails auf Fehler

Ein guter erster Eindruck ist entscheidend, um ernst genommen zu werden. Lies dementsprechend deine E-Mails gründlich durch, um unnötige Fehler zu vermeiden und die Chancen auf eine Antwort zu erhöhen.

Verwende Vorlagen für die Kaltakquise-E-Mails

Das Verfassen einer Kaltakquise-Mail kann eine große Herausforderung sein. Es gibt zum Glück im Internet viele bewährte Vorlagen. Lass dich von diesen inspirieren!

Rufe zu einer Handlung auf

Schließe deine Kaltakquise-Mail mit einem Call-to-Action, einem Handlungsaufruf, ab. Bitte zum Beispiel um einen Rückruf oder ermuntere den Leser zum Klicken auf einen Link. So erhöhst du die Conversion Rate deiner Mailings.

Verwende eine E-Mail-Signatur
Eine professionelle E-Mail-Signatur kann der entscheidende Faktor bei der Effektivität deiner Kampagne sein. Denn Sie lässt deine E-Mails professioneller wirken. Schaue dir zur Erstellung deiner Signatur zuerst ein paar Beispiele an, um dir Ideen zu holen.

Für die Erstellung deiner professionellen Signatur kannst du ein Tool wie MySignature verwenden. Derartige Werkzeuge helfen dir, ein schickes Design umzusetzen. Und sie ermöglichen ein Tracking deiner E-Mails. So bekommst du Informationen darüber, wann und von wem deine Kaltakquise-Mails geöffnet wurden. Anhand dieser Informationen lassen sich deine Folge-Nachrichten besser auf deine potentiellen Kunden zuschneiden.

ROI & Co: Wie du deinen Erfolg misst

Kaltakquise per E-Mail kann eine ziemliche Herausforderung sein. Lasse dich nicht entmutigen und bleibe kontinuierlich am Thema dran. Und suche ständig nach Optimierungspotentialen.

Das geht am besten, indem du wichtige Kennzahlen festlegst. Diese zeigen dir dann, an welchen Stellschrauben du drehen solltest.

Conversion Rate

Effektive, „kalte“ E-Mail-Kampagnen erfordern Zeit und Mühe. Deswegen solltest du sicherstellen, dass sich deine Bemühungen auszahlen. Sprich: Erziele Abschlüsse oder Verkäufe, die zum Wachstum deines Unternehmens beitragen. Erhebe dazu die per E-Mail generierten Verkäufe getrennt von den Gesamtverkäufen. Derart lässt sich zum Beispiel die Conversion Rate (CR) ermitteln.

Click Through Rate

Bei den meisten „kalten“ E-Mail-Kampagnen besteht das Hauptziel darin, die Empfänger dazu zu bringen, auf einen Link zu klicken. Das Verhältnis von ausgesendeten Mails zu den getätigten Klicks ist die Click Through Rate (CTR). Wenn du diese kennst, kannst du beispielsweise verschiedene CTA-Varianten gegeneinander testen.

Engagement

Das Engagement beim „kalten“ E-Mail-Marketing wird durch eine Kombination aus E-Mail-Öffnungsraten und Click-Through-Rates gemessen. Anhand dieser beiden Metriken lässt sich leicht und zuverlässig feststellen, ob die Empfänger neugierig genug waren, deine E-Mails zu öffnen, den Text zu lesen und auch noch auf die Links zu klicken.

Return on Invest

Wie viel kostet dich deine Kaltakquise per Mail, und wie viel Umsatz bringt sie effektiv ein? Berechne das über den Return on Invest (ROI), bei dem du die Einnahmen ins Verhältnis zu den Ausgaben stellst. Unter Umständen wirst du erstaunt sein, denn Mail-Kampagnen können einen sehr guten ROI aufweisen.

Webseiten-Traffic

Messe ebenso, inwieweit deine Kaltakquise-Mails für mehr Traffic auf deiner Firmenwebsite sorgen. Viele deine Empfänger kaufen wahrscheinlich nicht gleich ein Produkt, sondern surfen über die Unterseiten, abonnieren einen Newsletter oder laden sich ein Whitepaper herunter. Auch das sind wichtige Effekte einer Mail-Kampagne.

Fazit

„Kaltes“ E-Mail-Marketing gibt es schon seit langem. Es kann eine kostengünstige und schnelle Methode sein, um neue, qualitativ hochwertige Leads für dein Unternehmen zu generieren – selbst wenn du mit deinem StartUp neu am Markt bist. Probiere es aus, indem du unsere Ratschläge umsetzt. Viel Erfolg dabei!