Passende Kennzahlen finden: Wie du die richtigen KPIs für dein StartUp wählst

Hast du Kennzahlen für dein Business? Wenn nicht, dann agierst du blind. Mit diesen Ratschlägen kommst du auf KPI-Kurs.

Ein Gastbeitrag von Matthieu Schuler, MS Accounting

KPI: Was bedeutet das?

KPI (Key Performance Indicator) ist eine Kennzahl, die nicht nur in der Gründer-Szene Anwendung findet. Vielmehr handelt es sich hierbei um ein wichtiges Leistungs- und Lenkungsmerkmal, das auf Basis der Unternehmenszahlen berechnet wird.

Warum sind KPIs für StartUps so wichtig?

Die KPIs geben Gründern, die ein waches Auge auf die Entwicklung der Zahlen haben möchten, die Möglichkeit, dass frühzeitig negative Entwicklungen angezeigt werden. Dadurch ist es möglich, dass du eine Kurskorrektur mit den geeigneten Maßnahmen rechtzeitig vornimmst.

Zudem geben die besonderen Kennzahlen Aufschluss darüber, ob ein bestimmtes Ziel erreicht wird oder nicht. Kein StartUp und generell kein erfolgreiches Unternehmen kommt ohne ein Monitoring der KPIs aus.

Im Controlling gibt es – besonders bei StartUps – einige wichtige Details, die du beachten solltest. So findest du die richtigen KPIs für deine Unternehmensphase.

Die Kennzahlen von Anfang an festlegen

Vor Beginn hält jedes Unternehmen seine Ziele und Visionen fest. Dies geschieht in Form der Businessplanung und der integrierten, detaillierten Finanzplanung. Auf Basis der kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ziele aus der Business- und Finanzplanung leitest du deine KPIs ab.

Wichtig in den ersten 12 bis 24 Monaten ist, dass du dich nicht durch die Vielzahl an Kennzahlen beirren lässt. Eine Auswahl der fünf wichtigsten KPIs reicht aus, um eine gezielte Steuerung vorzunehmen.

Welche Arten von Kennzahlen gibt es?

Hier ein paar Beispiele für Kennzahlen und wie sie sich beispielsweise bemessen lassen:

• Erfolgskennzahlen: EBIT, Rohertrag, Betriebsergebnis

• Liquiditätskennzahlen: Cashflow, Liquiditätsraten

• Kostenquoten: Kostenarten im Verhältnis zum Umsatz

• Kundenzufriedenheit: Anzahl positiver Bewertungen pro Zeitraum, Stammkundenanteil, Kundenfluktuation

• Prozessqualität / Produktivität: Umsatz pro Mitarbeiter, Durchlaufzeit pro Auftrag

• Vertriebserfolg: Abschlussquote, Durchlaufzeiten

• Branchenspezifische KPI: Umsatz pro Mitarbeiter, Neuverträge pro Monat

Wichtig ist, dass nicht nur finanzielle KPIs eine große Bedeutung haben! Und du solltest darauf achten, dass du keine Vanity Metrics ansetzt.

Wie findet man die passenden KPIs fürs StartUp-Business?

Setze diese Kriterien an:

• Ist eine einfache und regelmäßige Ermittlung möglich?
• Ist jede Kennzahl relevant für deine aktuelle Unternehmensphase?
• Ist die KPI von Bedeutung für eine zielgerichtete Steuerung?

Ist das KPI-Monitoring mit viel Aufwand verbunden?

KPI-Controlling ist eine sehr einfache und sehr effektive Form der Unternehmenssteuerung. Daher gilt sie als besonders geeignet für Gründer und StartUps.

Durch die Digitalisierung sind Unternehmen mit einem guten Setup in der Lage, auf Knopfdruck die gewünschten Zahlen auszuwerten. Dies erfolgt über ein sogenanntes Dashboard. Das Dashboard gibt dir Soll-Ist-Vergleiche und zeigt dir die aktuellen Entwicklungen an – alles auf einen Blick.

Dieses Board kannst du sowohl über eine automatisierte Excel-Datei, als auch über Software-Tools aufrufen und auswerten. Achte dabei auf eine ordentliche Dateneingabe und Datenerfassung. Denn eine hervorragende Datenpflege und eine strukturierte Finanzbuchhaltung sind eine wichtige Grundlage für effiziente und korrekte Auswertungen!

So gehst du bei der Einführung von KPIs vor

Überlege dir, welche Ziele du in den nächsten ein bis zwei Jahren verfolgst. Und lege fest, wohin sich dein Unternehmen entwickeln soll.

Möchtest du auf Wachstum setzen, eine Umsatzsteigerung generieren oder einen Investor finden? Planst du schon den Exit? All diese Fragen solltest du dir stellen, bevor du mit der gezielten Auswahl der Kennzahlen beginnst.

Hast du die passenden drei bis fünf KPIs gewählt, benötigst du als nächstes die passenden Datenquellen. Gehe dazu diesen Fragen nach:

• Welche Systeme hast du bereits im Einsatz, die dir diese Zahlen liefern können?
• Was fehlt dir aktuell noch, um auf Knopfdruck die Daten zu erhalten?
• Kannst du an deiner Datenqualität noch weiter schrauben, um mehr Effizienz zu erreichen?

Zuletzt entscheidest du dich, welche Form des Dashboards du verwenden möchtest. Eine gut aufbereitete und personalisierte Excel-Datei liefert dir qualitativ hochwertige Ergebnisse, erfordert jedoch Fingerspitzengefühl bei der Bearbeitung. Alternativ bleibt dir die Entscheidung, ein Tool mit einer grafischen Oberfläche zu wählen. 

Tipp: Wenn du als Gründer am Anfang stehst, empfiehlt es sich, ein Experte an die Seite zu nehmen, der die Controlling-Dashboards mit dir einrichtet. Außerdem kann er dir wertvolle Ratschläge geben, auf was du dich für eine optimale Unternehmenslenkung konzentrieren solltest und wie du geeignete Maßnahmen aus den Ergebnissen ableitest.

Fazit

Hier nochmals alle Schritte kurz und knapp zusammengefasst:

1. Richte die KPIs auf deine Unternehmensziele aus.
2. Lege wenige Kennzahlen fest. Fokussiere dich auf maximal fünf bis sechs.
3. Konzentriere dich auch auf schlecht laufende KPIs, um diese ständig zu verbessern.
4. KPIs allgemein halten. Für alle Bereiche deines StartUps gleiche Vorgaben machen.
5. Leite Handlungsmaßnahmen unmittelbar aus deinen KPIs ab und setze diese durch.

Über den Autor:

Matthieu Schuler ist als ausgebildeter Kaufmann, geprüfter Bilanzbuchhalter (IHK) und ein Experte im Bereich Finance & Accounting. Anfang 2022 gründete er sein eigenes Online-Business als externer CFO (Chief Financial Officer). Hierbei übernimmt er die volle Bandbreite an Aufgaben rund um den Finance- & Accounting-Bereich für Gründer und StartUps. 

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