Ist es sinnvoll, die Lohnbuchhaltung selbst zu machen? Oder sollte sie ausgelagert werden? Das sind die Vor- und Nachteile.
Mitarbeiter und die Lohnbuchhaltung sind wichtig
Büro- und Verwaltungsarbeit ist das Letzte, was Gründer am Anfang auf dem Schirm haben. Allerdings tragen sie einen wichtigen Teil zum Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens dar. Wenn Geldeingänge nicht richtig gecheckt, Vorgaben des Finanzamt nicht korrekt erfüllt oder Gehälter nicht gezahlt werden, kann das schnell zu Chaos führen.
Chaos kann einem StartUp schnell das Genick brechen. Deswegen ist es wichtig, dass alle Formalitäten schnell und richtig erfüllt werden. Gerade wenn es um die Gehälter geht, denn die Mitarbeiter sind das Gold jedes Unternehmens.
Wenn die Lohnbuchhaltung nicht intern erledigt werden kann oder werden soll, ist Outsourcing eine Möglichkeit. Welche potentiellen Vor- und Nachteile bietet das? Wie sehen die Kosten aus? Und worauf sollte generell geachtet werden, wenn die Buchhaltung ausgelagert wird?
Viele Argumente für das Outsourcen der Lohnbuchhaltung
Gerade bei StartUp sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen, den sogenannten KMU, fehlt oft schlichtweg die Zeit, die Abrechnungen der Mitarbeiter intern abzuwickeln. Deswegen greifen sie zu einem externen Dienstleister. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Immer der passende Experte
- Garantie, dass alle wichtigen Abschlüsse und Daten pünktlich vorliegen
- Maximale Flexibilität auch bei Wachstum der Firma
Für viele Jungunternehmer bietet sich das Outsourcen hinsichtlich des fehlenden Experten-Status und der eventuell fehlenden Ressourcen auf Mitarbeiterbasis tatsächlich an. Dennoch sollte immer wieder nachkontrolliert werden.
Kritik am Outsourcen
Das Prozedere die Lohnbuchhaltung auszulagern steht, trotz der vielen Vorteile, immer wieder in der Kritik. Denn wer gibt schon gerne die sensiblen Daten seiner Mitarbeiter komplett nach Außen weiter?
Die Verschärfung des Datenschutzgesetzes (DSGVO) hat dabei einen großen Anteil. Auch die Tatsache, dass durch das Auslagern das Wissen rund um die Verwaltung dem eigenen Unternehmen verloren geht, kann ein Argument dagegen sein.
Lohnbuchhaltung selbst erledigen
Wer die Lohnbuchhaltung also selbst oder intern bewerkstelligen möchte, sollte denjenigen, der sie erledigt, ständig weiterbilden. Auch eine passende Software zur Lohnabrechnung ist heute quasi unverzichtbar, denn eine Buchhaltung per Excel ist nicht mehr zulässig.
Es bietet sich eine Lohnabrechnungssoftware in der Cloud an, die flexibles Arbeiten auch mit mehreren Mitarbeitern ermöglicht. Ebenfalls unverzichtbar ist der Gang zum Steuerberater, der im Zweifelsfall Empfehlungen geben kann.
Was kostet das Outsourcen?
Pauschal kann hier keine grundsätzliche Aussage getroffen werden. Die Kosten für die externe Lohnbuchhaltung richten sich nach unterschiedlichen Parametern:
- Größe des Unternehmens
- Anzahl der Mitarbeiter
- Umfang der in Anspruch genommenen Leistungen
Dementsprechend schwanken die Kosten für das externe Erstellen der Lohnabrechnungen. Wer überlegt, die Lohnbuchhaltung auszulagern, sollte auf jeden Fall unterschiedliche Angebote einholen.
Grundsätzlich kann aber gesagt werden, dass besonders die Zeitersparnis für die eigenen Mitarbeiter am meisten ins Gewicht fallen.
Das sollte beachtet werden
Besonders wichtig ist es, den passenden Dienstleister zu finden. Unseriöse Anbieter erkennt man in der Regel schnell, da sie über keinerlei der üblichen Zertifikate verfügen. Diese sind beispielsweise die Sicherheitszertifikate des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), die eingehalten werden. Seriös sind Anbieter, die nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert sind.
Bevor der Vertrag mit dem externen Unternehmen geschlossen wird, sollte ebenfalls ein Blick auf die Haftung geworfen werden. Je nach Umfang dieser können die Dienstleister für Fehler nur bedingt haftbar gemacht werden.
Eine weitere Absicherung ist es, die Meinungen von anderen Unternehmen einzuholen, die ihrerseits die Lohnbuchhaltung outgesourct haben.
Fazit
Das Outsourcen der Lohnbuchhaltung kann einerseits Kosten- und Zeitersparnisse ermöglichen. Andererseits muss das Unternehmen sensible Daten hergeben und verliert eventuell wichtiges KnowHow rund um die Lohnbuchhaltung.
Es gibt somit leider nicht die ultimativ gültige Antwort auf die Frage, ob ein StartUp seine Lohnbuchhaltung auslagern sollte oder nicht.
Sollte man auch die Finanzbuchhaltung outsourcen?
Das erfährst du in dieser Folge des StartUpWissen Podcasts:
Bild: Pixabay
Danke für diesen Beitrag über die Lohnbuchhaltung. Ich habe mit Freunden ein Start-up gegründet und wir überlegen, eine Steuerberatung zurate zu ziehen, die sich um unsere Lohnbuchhaltung kümmert. Guter Hinweis, dass vor allem die Zeitersparnis für die eigenen Mitarbeiter stark ins Gewicht fallen kann.
Vor einigen Tagen wusste ich noch nicht viel über die Lohnbuchhaltung. Schön, hier mehr darüber zu erfahren. Da es nicht einfach ist, gute Beiträge zu dem Thema zu finden, bin ich froh, auf diesen Blog gestoßen zu sein.