Du suchst eine Lohnabrechnungssoftware? Du weißt aber nicht, worauf du alles achten musst? Dann orientiere dich an unseren Ratschlägen.
Lohnabrechnungsprogramm: Was zu beachten ist
Hast du ein StartUp gegründet und mehrere Mitarbeiter? Als Arbeitnehmer stehst du in der Pflicht, deinen Angestellten monatlich eine fehlerlose, rechtssichere und nachvollziehbare Lohnabrechnung zu übermitteln. Mit der Lohnabrechnung können deine Angestellte nicht nur nachvollziehen, wie sich die gezahlten Beträge zusammensetzen. Die Lohnabrechnung dient ihnen auch als Einkommensnachweis bei einer Kreditaufnahme oder bei der Steuererklärung.
Außerdem muss dein Unternehmen die Meldungen an die Sozialversicherung und an das Finanzamt mittels des DEÜV-Verfahrens elektronisch weitergeben. Das Weitergebe ist eine gesetzliche Pflicht! Zur Übermittlung kannst du einen StartUp-Steuerberater beauftragen. Ebenso kann deine Firma die Lohnabrechnung eigenständig durchführen, zum Beispiel mit einem Lohnabrechnungsprogramm. Diese Software ist eine sichere Hilfe bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Die richtige Lohnsoftware finden
Neues Jahr, neue Software. „Gibt es ein bestes Lohnabrechnungsprogramm 2023?“, fragst du dich? Nein. Recherchierst du im Internet, entdeckst du zahlreiche Anbieter für unterschiedliche Anforderungen.
Wie findest du hier das richtige Lohnabrechnungsprogramm? Definiere vor dem Erwerb einer Softwarelösung deinen Bedarf. Das heißt, kläre diese wichtigen Fragen:
- Für wie viele Angestellte wird die Software genutzt?
Lohnabrechnungsprogramme können für verschiedene Mitarbeiterzahlen beschaffen sein. Finde eine Lösung für deinen aktuellen und mittelfristigen Bedarf. - Welche Lohnarten werden abgerechnet?
Die Software muss für die richtige Lohnart (Minijob, Werkstudent, Vollzeitjob etc.) ausgelegt sein. - Wie umfassend sollen die Mitarbeiterprofile sein?
Einige Programme bieten ein Urlaubskonto oder ein Zeitkonto an. - Ist ein weitreichender Support notwendig?
Oder benötigst du einen Einrichtungs-Assistent? Gerade Einsteiger sollten auf derartige Features schauen. - Was ist mit weiteren Tools?
Ist in der Lohnsoftware zum Beispiel eine Buchhaltung inbegriffen, die du auch nutzen kannst?
Was hilft bei der Softwarefindung?
Du bist noch nicht sicher? Dann solltest du diese weiteren Entscheidungshilfen vor dem Kauf der Lohnabrechnungssoftware durchgehen:
- Kann das Programm getestet werden?
Viele Anbieter haben eine kostenlose Testversion in petto. So hast du die Möglichkeit, viele Funktionen kennen zu lernen. - Ist die Software in der Bedienung einfach?
Teste das zum Beispiel anhand einer speziellen Test-Version oder einer zeitlich begrenzten Vollversion. - Wie fällt der Support aus?
Gibt es eine Erreichbarkeit per Telefon, per Chat oder per Mail? Wobei Mail vermutlich die langsamste Lösung ist. - Sind Erweiterungen der Software möglich?
Bei einer wachsenden Mitarbeiterzahl oder mehr benötigten Schnittstellen kann eine Erweiterung notwendig sein. - Werden die DSGVO und der Datenschutz eingehalten?
Diese Punkte sind besonders bei einer Online-Lösung ausschlaggebend, also bei einer Software as a Service aus der Cloud. - Wird auf die GoBD-Konformität geachtet?
Erfüllt die Software die gesetzlichen Anforderungen, zum Beispiel die GoBD? Wenn ja, dann werden deine Dokumente nicht fälschbar erstellt und zehn Jahre sicher aufbewahrt. - Erfolgt eine regelmäßige Datensicherung?
Eine Backup- und Recovery-Funktion sind extrem wichtig, ansonsten können wichtige Daten für immer verloren gehen. - Stehen Preis und Leistung in einem guten Verhältnis?
Manche Programme können bei größerer Mitarbeiterzahl preislich in die Höhe schießen. Auf das solltest du auch achten.
Suche die Lohnsoftware nach Plan aus
Notiere dir vor dem Vergleich die wichtigsten Punkte, die deine Lohnsoftware erfüllen soll. Mit dieser Must-Have- und Nice-to-Have-Liste suchst du bis zu drei Angebote aus, die du intensiv testest und vergleichst. Involviere dazu sämtliche Angestellte, welche später mit der Software arbeiten müssen.
Und: Erstelle die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung mit dem Programm und lege sie deinem Steuerberater vor. Dieser prüft, ob alles rechtlich in Ordnung ausgeführt wurde. Im Idealfall hat das Lohnabrechnungsprogramm keine Pflichtangaben vergessen oder andere Fehler begangen.
Hast du deinen Favoriten gefunden, solltest du die Software möglichst schnell einführen und – falls notwendig – deine Mitarbeiter darauf schulen.
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