Wenn du ein Unternehmen gründen möchtest, solltest du über ein virtuelles Office nachdenken. Das steckt dahinter.
Was bedeutet virtuelles Office?
Unter einem virtuellen Office (englisch: Virtual Office, zu deutsch: virtuelles Büro) versteht man einen Firmensitz, in dem keine Mitarbeiter deines Unternehmens dauerhaft arbeiten. Stattdessen handelt es sich um einen fiktiven Firmensitz mit einer echten Adresse.
Was ist der Unterschied zwischen virtuellem Büro und Briefkastenfirma?
Als Briefkastenfirma oder Offshore-Firma (englisch: Paper Company oder Letterbox Company) versteht man einen Firmensitz, der nur aus einem Briefkasten besteht. Das Unternehmen dahinter ist meist in dem Land, zum Beispiel in einer Steueroase, gar nicht tätig. Der Firmensitz in Form einer Briefkastenadresse dient nur als Mantel, zum Beispiel für steuerliche Vorteile.
Hinter einem virtuellen Büro bzw. virtuellen Firmensitz steckt viel mehr als nur ein Name an einem Briefkasten. Vor Ort übernimmt ein Dienstleister vielseitige Aufgaben. Er empfängt beispielsweise Geschäftspost und digitalisiert diese. Zudem kannst du oft vor Ort kurzfristig Büroräume mieten, um beispielsweise Kunden zu empfangen.
Vorteile: Was bringt ein virtuelles Office?
“Die Präsenz für deine Kunden ist das A und O im Wettbewerb. Doch nicht immer ist das im Rahmen eines Präsenzbüros umzusetzen – schon gar nicht in einer Stadt wie Frankfurt, in der die Mieten hoch und die Immobilien begehrt sind”, erklärt Agendis Business Center. „Eine gut klingende Firmenadresse stellt für dich ein echter Vorteil im Wettbewerb dar – und macht sich sowohl im Impressum deiner Website als auch in deiner Briefpost gut”, so der Anbieter, der unter anderem ein Virtual Office in Frankfurt betreibt, weiter.
Ein virtuelles Büro wird somit gerne von Unternehmen genutzt, die mit einem guten und/oder wichtig klingenden Firmensitz punkten möchten. Zu sagen, dass dein Büro in München oder Hamburg seinen Sitz hat, anstatt in einem unbekannten Dorf, klingt einfach besser.
Dazu kommt: Besonders StartUps benötigen oft keine echten Büroräume, da die Mitarbeiter per Remote arbeiten. Damit kannst du viele Bürokosten sparen, was deinem Cash Flow gut tut. Ein virtuelles Office bietet dir zudem die Möglichkeit, eine repräsentative Geschäftsadresse zu haben, an der du mit deinem Team, mit Kunden, mit Investoren oder mit Bewerbern Meeting abhältst.
Dazu kommt, dass Anbieter wie Agendis Business Center gerne wichtige Office-Tätigkeiten übernehmen, wozu unter anderem ein Telefonservice gehört. So ist dein Unternehmen immer bestens erreichbar, besonders wenn du und dein Team viel unterwegs seid.
Kann ein virtuelles Office ein echter Firmensitz sein?
Ja. Ein rechtlicher Firmensitz muss verschiedene Kriterien erfüllen. Zum Beispiel muss er eine anerkannte Adresse haben, an die Post zugestellt werden kann. Zudem benötigst du eine geschäftliche Festnetz-Telefonnummer. Beides ist mit einem virtuellen Büro gegeben. Somit eignet sich ein Virtual Office sehr gut für eine Eintragung ins Handelsregister.
Bei den Angaben gegenüber dem Finanzamt musst du ein paar Dinge bedenken. Unter anderem solltest du beachten, wie es um die Gewerbesteuer vor Ort steht (falls du bzw. dein StartUp gewerbesteuerpflichtig ist): In Großstädten wie Frankfurt, München oder Stuttgart fallen die Hebesätze sehr hoch aus. Kläre deshalb genau – am besten zusammen mit einem Steuerberater – wo sich steuerrechtlich dein Hauptsitz befindet.
Hinweis zur Transparenz: Bei diesem Ratgeber handelt es sich um einen bezahlten Beitrag, auch Sponsored Post genannt.
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Ein Bekannter von mir meinte, dass er in einem virtuellen Büro arbeitet. Interessant, dass besonders Start-ups das nun nutzen, da die Mitarbeiter meist eh noch von zu Hause aus arbeiten. In dem Fall ist das natürlich sehr von Vorteil.