Bürokosten sparen (Bild: Shutterstock)

Kosten im Büro sparen – so geht’s

Büromiete, Drucker, Heizung und mehr: Mit diesen Tipps kannst du deine Bürokosten deutlich verringern.

Reduziere die Kosten in deinem Büro

Geld ist gerade für Gründer ein seltenes Gut. Besonders im anfänglichen Geschäftsbetrieb musst du stets darauf achten, deine Ausgaben so gering wie möglich zu halten.

Ein recht großer Kostenblock neben dem Gehalt für deine StartUp-Mitarbeiter ist meist das Büro. Hier fallen nicht nur Ausgaben für die Miete, sondern auch für die darin befindlichen Geräte an. Von den Arbeitsplatz-Computern über das Kopiergerät, den Drucker bzw. Multifunktionsdrucker bis hin zum Geschäftskühlschrank – alles kostet Geld: Bei der Anschaffung bzw. bei der Finanzierung, beim Stromverbrauch und bei den Zusatzkosten (bspw. passende Toner).

Spare beim Einkauf der Büroaustattung

Es gibt viele Fachanbieter für Büroausstattungen. Diese findest du nicht nur in deiner Stadt, sondern vor allem im Internet. Es bietet sich an, die Preise und Konditionen miteinander zu vergleichen. Apropos Konditionen: Möchtest du mehrere Büroräume ausstatten und benötigst dafür viele Utensilien, lohnt sich eine Großbestellung – handle hierfür Rabatte aus!

Eine weitere Möglichkeit, um Geld zu sparen: Setze auf gebrauchte Kopierer und gebrauchte Drucker. Im Web findest du zahlreiche professionelle Anbieter, wo du unter anderem ein frisch gewartetes, gebrauchtes Kopiergerät kaufen kannst. Diese bieten teilweise sogar Gewährleistungen und Wartungen an.

Weitere Sparmöglichkeiten bei der Hardware

Einige Dinge im Büro sind unnötig. Das beginnt bereits beim Papier. Versuche möglichst auf viel Ausdrucke zu verzichten – lang lebe die Digitalisierung! Zudem ist Recycling-Papier oft günstiger als nicht-recyceltes. Das schont deinen Geldbeutel und zugleich die Umwelt.

Günstige Laserdrucker sind eine weitere gute Möglichkeit, um Geld zu sparen. Aber geh’ mit dem Sparen nicht zu weit! Toner von Drittherstellern mögen zwar weniger als die Originaltoner kosten, dafür können sie den Verschleiß von Wartungsteilen erhöhen. Unterm Strich ist es also besser und günstiger auf Qualitätstoner zu setzen.

Ein weiterer Hardware-Tipp: Computer, Drucker, Kopiergerät, Scanner und andere elektronische Geräte besitzen einen praktischen Standby-Modus. Doch dieser frisst über die Zeit ganz schön viel Energie. Also schalte sie aus, wenn du sie längere Zeit nicht benötigst. Zum Beispiel in der Urlaubszeit oder über Feiertage.

Mitarbeiterschulung zur Kostensenkung

Was bringen alle Sparmaßnahmen, wenn die Mitarbeiter nicht nachhaltig handeln und kein Bewusstsein für umweltrelevante Themen haben? In diesem Fall ist eine Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Erkläre deinen Angestellten, worauf es ankommt. Und wie sie nachhaltig denken und handeln können.

Ersetze zudem Dinge, die zur Einmal-Nutzung dienen. Zettelboxen sind ein gutes Beispiel. Mittlerweile gibt es digitale Tafeln, Online-Tools und günstige Tablets, die die gleiche Aufgabe erfüllen.

Wenn du deine Mitarbeiter so schulst, dass sie ihre Arbeit fast ausschließlich digital erledigen und der Schriftverkehr nur noch virtuell abläuft, haben sie mehr Platz auf dem Schreibtisch. Oder sie benötigen gar einen kleineren Arbeitsplatz, was ebenfalls Kosten spart.

Die Formel lautet dann:

Digitalisierung = kleinere Schreibtische = mehr Mitarbeiter pro Büroraum = kleinere Büroflächen = geringere Mietkosten

Erstelle einen Plan zur Finanzierung

Der Finanzierungsplan zeigt, welche Büroausstattung überhaupt notwendig ist und worauf du verzichten kannst. Teile jedem Mitarbeiter seinen Arbeitsbereich zu. Überlege dann genau, worauf es ankommt. Und wie du dieses oder jenes Möbelstück oder Nutzobjekt ersetzen kannst.

Doch sei nicht zu sparsam! Wenn du beispielsweise billige und nicht ergonomische Bürostühle beschaffst, bekommen du und deine Mitarbeiter Rückenschmerzen. Oder ihr fallt gar wegen Rückenproblemen aus – das kostet dich dann Arbeitsleistung und Geld.

Achte also darauf, dass Preis und Leistung übereinstimmen. Und dass die Anschaffung nicht nur zeitweise Sinn macht. Beziehe beim Finanzplan alle Faktoren mit ein. Berechne, was dich die Alternative zu diesem oder jenem Ausstattungsgegenstand kostet, welches Ersparnis du nach x Monaten oder Jahren erhältst. Stimme die Ausgaben mit deinem Budget ab und lege von Anfang an einen Betrag fest, den du bereit bist auszugeben.

Weniger Umzüge = weniger Kosten

Ein weiterer Tipp, um Bürokosten zu sparen, ist, sich bei der Wahl des Büros genügend Gedanken zu machen. Das bedeutet: Die meisten Unternehmen – gerade StartUps – möchten von Anfang an ihre Kosten gering halten. Deswegen ziehen sie zu Beginn in kleine Büros, und mit dem Wachstum zieht das Team ständig um

Jeder Umzug kostet Zeit und Geld. Deswegen ist es ratsam, eine nachhaltige Wachstumsstrategie zu verfolgen, bei der auch genügend Arbeitsplätze für die kommenden Monate bedacht werden.

Wenn du noch radikaler sparen möchtest, solltest du dir eine grundlegende Frage stellen: Braucht dein StartUp überhaupt ein Büro? Coworking-Spaces oder ähnliche mietbare Büros reichen besonders am Anfang sicherlich aus, oder?

Es muss nicht immer ultraschick sein

Bezieht ein StartUp seine Arbeitsräume, muss ein Tischkicker, eine Couch und eine bunte Wandbemalung her. Das gehört sich so – denken zumindest viele Gründer.

Ist das so? Selbstverständlich nicht! Wie ein StartUp eingerichtet wird, ist jedem Gründer und seinem Team selbst überlassen. Für eine gute Arbeitsatmosphäre können Möbel vom Second-Hand-Markt sorgen. Oder – wie in unserem Beitrag “Tipps für die Einrichtung eines StartUp-Büros” – erklärt, kannst du dir auch Möbel selbst bauen. Youtube hilft dir dabei!

Weitere Tipps, um Bürokosten zu sparen

In deinem Büro gibt es allerlei Spar-Potentiale. Manche mögen auf den ersten Blick klein erscheinen. Aber wie heißt es so schön: Auch Kleinvieh macht Mist. Zusammengerechnet ergeben sich hunderte oder gar tausende Euro im Jahr – da lacht der StartUp-Geldbeutel!

Hier gibt es weitere Sparpotentiale:

    • Heizung: Reduzierst du die Temperatur nur um wenige Grad oder steuerst du deine Heizung mit einem Smart-Home-Kit, verringert das die Heizkosten.
    • Kostenlose Getränke gehören mittlerweile zu den Standard-Goodies von StartUps. Für die Mitarbeiter, die mit Sprudelwasser zufrieden sind, lohnt sich eine Wassersprudler oder eine Filteranlage. Denn nichts ist günstiger als Leitungswasser.
    • Wenn sich dein StartUp mit anderen Unternehmen zu einer Einkaufsgemeinschaft zusammenschließt, könnt ihr bei Händlern für Office-Zubehör gute Rabatte aushandeln.
    • Oder du nutzt spezielle Finanzierungsangebote. Hardware wie (gebrauchte) Drucker können oft angezahlt und der Rest in Raten bezahlt werden.
    • Ohne Strom und Internet geht es nicht. Vergleiche verschiedene Anbieter und versuche mit ihnen spezielle Rabatte auszuhandeln.

Die folgende Infografik greift ein paar unserer Tipps auf und zeigt dir die mögliche Ersparnis:

Bilder: Shutterstock, Budget-Erklärfilme

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