Wie berechnet man die Personalkosten?

Lohn und Gehalt machen gerade bei kleinen Unternehmen einen Großteil der Gesamtkosten aus. Da lohnt es sich, genau hinzusehen und zu kalkulieren.

Ein Gastbeitrag von Matthias Schmidt

Die Personalkosten dürfen nicht unterschätzt werden!

Kompetente Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Doch Lohn und Gehalt sind auch in den meisten Unternehmen der größte Kostenblock. In vielen Firmen machen die Personalkosten mehr als 40 Prozent der Gesamtkosten aus, in Dienstleistungsbetrieben sogar häufig mehr als 80 Prozent.

Insofern ist es wichtig, die Personalkosten vollständig zu ermitteln, um feststellen zu können, ob sich die Beschäftigung eines Mitarbeiters lohnt.

Personalkosten sind mehr als Gehaltskosten

Wer Mitarbeiter beschäftigt, hat Personalkosten. Und die sind höher, als viele Unternehmer glauben. Es sind nämlich nicht nur Bruttogehalt und die gesetzlichen Sozialabgaben zu berücksichtigen, sondern auch weitere Kosten. Zum Beispiel für Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildungen, Ausfallzeiten oder die Einrichtung eines Arbeitsplatzes.

Dafür gibt der Beschäftigte seine Arbeitskraft als Gegenleistung. Dieser Nutzen sollte seine Personalkosten deutlich übersteigen, denn nur dann ist sichergestellt, dass jeder Angestellte seinen Anteil dazu beiträgt, dass die Firma einen Gewinn erzielen und betriebswirtschaftlich erfolgreich sein kann.

Wie lässt sich aber die Rentabilität eines Angestellten berechnen? Es gilt die Faustregel: In Dienstleistungsbetrieben ist es meist ausreichend, wenn jeder Arbeitnehmer etwa das Zweifache seiner Personalkosten an Umsatz erwirtschaftet. Dann trägt er nicht nur seine eigenen Kosten, sondern leistet darüber hinaus auch einen Beitrag zur Deckung der Fixkosten.

In Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen kommen zusätzlich variable Kosten hinzu, beispielsweise für Material oder Waren im Einkauf. Diese variablen Kosten sind dann auf den oben ermittelten Umsatz aufzuschlagen.

Personalkosten richtig berechnen – so gelingt‘s

Um die Personalkosten eines Beschäftigten vollständig berechnen zu können, müssen alle relevanten Kostenpositionen beachtet sein:

• Bruttogehalt bzw. -lohn
• Arbeitgeberanteil an der gesetzlichen Sozialversicherung in Abhängigkeit vom Bruttogehalt. 2019 gelten für die Arbeitgeberanteile folgende Werte:
  • Rentenversicherung: 9,3 Prozent, Krankenversicherung: 7,3 Prozent, Arbeitslosenversicherung: 1,25 Prozent und Pflegeversicherung 1,53 Prozent.
  • Daraus ergibt sich insgesamt ein Arbeitgeberanteil von 19,38 Prozent.
• Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und zum Insolvenzgeld. Die Höhe schwankt, weil zum Beispiel Krankenkassen unterschiedliche Sätze erheben sowie ggf. Beiträge zur Berufsgenossenschaft anfallen.
• Evtl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld („13. Monatsgehalt“)
• Evtl. weitere freiwillige Sozialleistungen, beispielsweise Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte oder Arbeitgeberdarlehen
• Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall oder bei anderen Fehlzeiten
• Aus-, Fort- und Weiterbildung
• Reise- und Bewirtungskosten, zum Beispiel bei Kundenterminen, Messen usw.

Möchtest du deine Personalkosten ganz einfach mit Excel berechnen? Dann nutze diese professionelle Vorlage, die du für einen 5-Jahres-Plan nutzen kannst:

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Achtung: Indirekte Personalkosten nicht vergessen

Neben den direkten müssen auch die indirekten Personalkosten einbezogen werden. Hier sind vor allem folgende Positionen zu nennen:

• Abschreibungen für die notwendige Ausstattung des Arbeitsplatzes. Dazu gehören unter anderem Büromöbel, Hard- und Software oder ein Firmenwagen
• Büromieten und Nebenkosten (Energie, Reinigung, anteilige Abgaben)
• Büro- und Verbrauchsmaterial, Fachliteratur, Betriebskosten, Firmenwagen
• Ggf. variable Ausgaben für anlassbedingte Geschenke oder Sachbezüge wie die Überlassung des Dienstwagens zum Privatgebrauch, Zuschüsse zur Kinderbetreuung oder Fahrtkosten. Hier kann mit einem Pauschbetrag kalkuliert werden.

Personalkosten bewerten und Wirtschaftlichkeit abschätzen

Sind die gesamten Personalkosten erst einmal ermittelt, lassen sich auch die Gesamtkosten eines potenziellen neuen Mitarbeiters künftig schnell überschlägig berechnen. Dazu gilt es, die gesamten Personalkosten des Beschäftigten ins Verhältnis zu dessen Jahresentgelt zu setzen.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält einen Bruttolohn von 40.000 EUR im Jahr. Die Gesamtkosten für den Beschäftigten belaufen sich auf 68.000 EUR. Werden die Werte ins Verhältnis gesetzt, ergibt sich ein Faktor von 1,7.

Will das Unternehmen zum Beispiel einen weiteren Mitarbeiter mit einem Jahresentgelt von 30.000 EUR einstellen, ist davon auszugehen, dass sich seine Gesamtkosten überschlägig auf rund 51.000 EUR (30.000 x 1,7) belaufen.

Fazit

Ein verantwortungsbewusster Arbeitergeber will seine Mitarbeiter langfristig beschäftigen und auch dann halten, wenn es einmal nicht so gut läuft. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter in guten Zeiten quasi „vorverdient“. Als Arbeitgeber ist es deshalb auch immer ratsam, die Personalkosten über einen Zeitraum von mindestens zwei bis drei Jahren zu betrachten.

Über den Autor: Matthias Schmidt ist Product Owner Personalwesen bei Lexware. Mit den Produkten von Lexware, einer Marke der Haufe Group, bringen Anwender ihre geschäftlichen und privaten Finanzen in Ordnung. Von der Buchhaltung über Warenwirtschaft bis zu den Steuern. Die Lösungen sind übersichtlich und einfach und können nahezu ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. 

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