Was viele Gründer gerne vergessen: Mitarbeiter kosten Geld – und zwar viel mehr als das reine Gehalt. Wir zeigen dir, woran du bei der Personalkosten-Berechnung denken musst.
Warum du die Personalkosten nicht unterschätzen solltest
Eine Faustformel besagt: Je kleiner ein Unternehmen ist, umso höher ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten. Quoten zwischen 40 und 60 Prozent sind hier durchaus möglich, branchenübergreifend sind 35 Prozent eine gute Messgröße.
Eine gute Planung hilft dir dabei, diesen relevanten Kostenblock nicht aus den Augen zu verlieren. Denn: Personalkosten sind nicht nur die Auszahlungen für Gehälter! Sie bestehen aus einem ganzen Bündel an direkten und indirekten Kosten.
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Personalkosten verstehen: Die wichtigsten Kostenpositionen
Damit du den vollen Überblick hast, musst du nicht nur das Bruttogehalt im Blick behalten. Folgende Kostenblöcke solltest du immer berücksichtigen:
💸 Bruttogehalt bzw. Bruttolohn
Das Bruttogehalt bildet die Grundlage für alle weiteren Kalkulationen. Es handelt sich dabei um das Gesamtgehalt vor Abzug von Steuern und Sozialabgaben. Du legst hierbei fest, wie viel du deinem Team oder dir selbst als monatliches Einkommen zahlen möchtest.
🗂️ Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Zusätzlich zum Bruttogehalt kommen Arbeitgeberbeiträge für Sozialversicherungen hinzu. Diese umfassen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Sie summieren sich schnell auf etwa 20 Prozent des Bruttogehalts. Diese Last solltest du unbedingt von Anfang an einplanen.
🎄 Zusatzleistungen & Benefits
Zu den Corporate Benefits zählen Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Außerdem gehören Zuschüsse zur Altersvorsorge oder Benefits wie Jobtickets dazu. Solche Extras erhöhen die Attraktivität deiner Firma, verursachen aber auch zusätzliche Kosten.
🤧 Lohnfortzahlung & Ausfallzeiten
Auch Zeiten ohne Arbeit durch Krankheit, Urlaub oder Elternzeit kosten Geld. Kalkuliere die Lohnfortzahlung für diese Phasen ein, da sie den laufenden Personalaufwand beeinflussen.
✈️ Weiterbildung, Reisen & Bewirtung
Besonders in wissensintensiven Bereichen oder im Vertrieb fallen regelmäßig Kosten für Fortbildungen, Geschäftsreisen und Bewirtung oder Geschenke zum Geburtstag an. Diese Ausgaben sind Teil der Personalkosten und gehören auf deine Budgetliste.
💻 Indirekte Personalkosten
Zu den echten Personalkosten zählen auch betriebliche Aufwendungen für Arbeitsplätze (Maschinen, IT-Hardware, Software etc.), Büromieten und eine Dienstwagen-Flotte. Ignoriere sie nicht, denn sie summieren sich schnell zu einem erheblichen Anteil der Gesamtkosten!
Verschiedene Formeln: So berechnet man die Personalkosten
Es gibt verschiedene Wege, wie du die Kosten für deine Mitarbeiter ermitteln kannst. Fangen wir mit einer simplen Formel an, um die Personalkosten zu berechnen.
Faustformel für die Personalkosten-Berechnung
Gerade in der frühen Planungsphase kann eine grobe Schätzung helfen. Die wohl gängigste Faustregel lautet:
👉 Personalkosten = Bruttojahresgehalt × 1,7
Wie gesagt: Das ist nicht mehr als eine Faustormel! Sie rechnet pauschal mit einem Aufschlag von rund 70 Prozent auf das Bruttogehalt. Damit berücksichtigst du unter anderem die von dir zu zahlenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Zusatzzahlungen (zum Beispiel Weihnachtsgeld), sowie die indirekten Personalkosten.
Ein Rechenbeispiel: Ein Angestellter hat ein Bruttojahresgehalt von 40.000 Euro. Willst du seine Personalkosten berechnen, nutzt die die einfache Formel und kommst auf 68.000 Euro. So viel kostet der einzelne Mitarbeiter ungefähr deine Firma.
Detaillierte Berechnung der Personalkosten
Für eine präzisere Planung empfiehlt sich eine differenzierte Herangehensweise. Die Formel dafür lautet:
👉 Personalkosten = Bruttojahresgehalt + Arbeitgeber-Sozialabgaben + Sonstige Personalkosten
Diese Methode ist zwar relativ aufwändig, sie liefert aber eine realistische Grundlage für deine Unternehmensplanung. Damit das klappt, musst du alle Posten kennen, um die Personalkosten genau berechnen zu können!
Ein Rechenbeispiel: Dein Angestellter hat ein Bruttogjahresehalt von 40.000 Euro. Dazu kommen noch Arbeitgeber-Sozialabgaben (8.400 Euro), die betriebliche Altersvorsorge (1.200 Euro), Kosten für Weiterbildungen (1.500 Euro), die Arbeitsplatzausstattung (3.000 Euro) und indirekte Personalkosten (10.000 Euro). Das Ergebnis: 64.100 Euro.
Weitere Personalkosten-Formeln
Neben der reinen Einzelkostenberechnung sind zwei weitere Kennzahlen besonders für den betriebswirtschaftlichen Überblick relevant: die monatlichen Personalkosten pro Mitarbeiter und die Personalkostenquote.
Hier die Formeln:
👉 Monatliche Personalkosten pro Kopf = Jährliche Personalkosten / Anzahl Mitarbeiter / 12
👉 Personalkostenquote = Jährliche Personalkosten / Jährlicher Umsatz x 100
Diese Kennzahlen helfen dir, die monatlichen Kosten pro Mitarbeiter im Durchschnitt zu kalkulieren. Und du siehst, wie viel Prozent des Umsatzes für Personal aufgewendet werden. Die Ergebnisse unterstützen dich etwa bei der Personalplanung und Finanzplanung.
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Personalkosten: Excel-Vorlagen zum Herunterladen
Die gerade genannten Formeln zeigen dir, dass es theoretisch nicht allzu aufwändig ist, die Mitarbeiterkosten zu kalkulieren. Wichtig ist es, alle relevanten Daten beieinander zu haben.
Excel kann dir bei der Berechnung der Personalkosten helfen. Nutze die Tabellenkalkulation am besten auch, um Jahresvergleiche anzustellen. Entweder du baust dir die Tabelle selbst und lässt sie mit deinem wachsenden Team ebenfalls anwachsen oder du nutzt gleich Vorlagen.
Oder du verwendest einfach ein Muster. Hier sind drei zur Auswahl:
Fazit
Als Arbeitgeber solltest du deine Personalkosten sauber berechnen. So stellst du sicher, dass du den Überblick über deine Finanzen behältst und eine ordentliche Planungsgrundlage schaffst. Dabei kannst du stufenweise vorgehen:
1️⃣ Nutze die Faustformel für eine grobe Schätzung
2️⃣ Berechne genauer die Zusatzkosten (Arbeitsplatz etc.)
3️⃣ Nutze eine Excel Vorlage für eine detaillierte Kalulation
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Bilder: Freepik
Meinen Dank für die Tipps zu der Berechnung der Personalkosten! Wird das Weihnachtsgeld steuerlich nicht absetzbar? Die Mitarbeiter langfristig zu beschäftigen und auch zu halten, darüber muss man sich ernste Gedanken machen.
Meinen Dank für die Tipps zur Berechnung der Personalkosten! Mein Sohn arbeitet im Blechbearbeitungsbereich und die Leistungen seines Lohnfertigungsbetriebes sind durchaus unterschiedlich. Ich mach mir Sorgen für sein Einkommen. Die Schicht dauert genug lange, obwohl das Gehalt nicht so hoch wie wünschenswert ist. Danke im Voraus!