Du arbeitest gefühlt Tag und Nacht? Auch mal an den Wochenenden? Trotzdem will der Stapel mit Arbeit nicht kleiner werden? Ständig bist du im Stress. Kennst du das? Dann solltest du mal die Zeitfresser aus deinem Job verbannen!
Zeitfresser im Büro und Geschäftsleben
Im Business gibt es viele Dinge, die uns Zeit kosten. Besonders fies sind die vielen kleinen Zeitfresser. Einzeln betrachtet verbrauchen sie nur wenige Minuten deiner kostbaren Arbeitszeit, aber kumuliert verschwenden sie jeden Tag und jede Woche viele Stunden. Stunden, die du besser investieren könntest.
Hier die Top-Liste mit Zeitfressern, die du vermeiden solltest:
Tipp Nr. 1 | Smartphones
Hier mal eine Whatsapp von Freunden, dort mal kurz was bei eBay ersteigert: Moderne Handys sind die reinen Zeitkiller. Ein “Ach, ich schau nur mal kurz drauf” solltest du unbedingt abschaffen. Am besten ist es, wenn du dein Smartphone nie auf deinen Arbeitstisch legst, sondern irgendwo verstaust. Und wenn du das Gerät stummschaltest, so dass du nicht denkst, du musst bei jedem “Pling” reagieren.
Also: Arbeitszeit ist Handy-Verbotszeit! Ausnahme: Du benötigst es geschäftlich. Aber nur dann sollte es in deiner Reichweite sein.
Tipp Nr. 2 | Social Media
Soziale Netzwerke sind ein weiterer, moderner Zeitkiller. Nicht umsonst verbieten viele Unternehmen eine Nutzung von Facebook, Instagram & Co. während der Arbeitszeit und sperren den Zugang.
Brauchst du die sozialen Netzwerke für dein Business, zum Beispiel fürs Posten von Beiträgen? Dann solltest du deine Tätigkeiten so weit wie möglich automatisieren. Und dich auf die richtigen Uhrzeiten fokussieren, anstatt „einfach mal so“ was zu veröffentlichen.
Tipp: Damit du die Zeitfresser in deinem Arbeitsalltag besser aufspüren und beseitigen kannst, solltest du unsere Premium-Checkliste verwenden!
Tipp Nr. 3 | E-Mails und Chats
Für die Kommunikation sind E-Mails und Chat-Systeme wie Slack und MS Teams ein Segen. Eigentlich. Doch sie sind zugleich auch ein Fluch. Denn jedes Mal, wenn eine Mail ankommt, ploppt ein Fenster auf. Also fühlst du dich verpflichtet, dir die Nachricht anzuschauen und sie zu beantworten. Selbst wenn du das nicht tust, wirst du durch die reine Benachrichtigung, dass sich etwas in deinem Postfach befindet, abgelenkt und aus dem Kontext gerissen. Gleiches gilt für Chat-Nachrichten.
Definiere deswegen für dich feste Zeiten, in denen du deine Mail- und Chat-Programme öffnest. Oder gib in deinem Mail-Programm (zum Beispiel Outlook) an, wann Mails abgerufen werden sollen.
Am besten gönnst du dir nur zwei bis drei solcher Zeiten pro Tag. Das hat zwar zur Folge, dass du auf manche Sachen nicht zeitnah reagieren kannst. Aber sind wir mal ehrlich: Wie oft am Tag, in der Woche oder im Monat passiert wirklich etwas derart Zeitkritisches, dass du sofort reagieren musst? Recht selten, oder?
Tipp Nr. 4 | Alles alleine machen
Es gibt Dinge, die kann jeder von uns sehr gut. Und andere, die kriegt man einfach nicht hin – oder zumindest nur mit viel Anstrengungen. Gerade Selbstständige und StartUp-Gründer denken, sie müssen sich ganz alleine um alles kümmern. Von die Programmierung, den Finanzen und dem Design bis hin zur Marketing- und Vertriebsstrategie: ein Gründer deckt jedes Fachgebiet in Personalunion ab. So ein Blödsinn!
Besinne dich auf deine Stärken und Leidenschaften. Und gibt alles andere – so weit wie möglich – über Outsourcing ab.
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Tipp Nr. 5 | Kein Überblick über die Arbeitszeit
Du gibst eine große Aufgaben an einen Kollegen ab und dieser kümmert sich darum. Nach vier Wochen ist das Ergebnis da. Doch wie lange wurde dafür aufgewendet? Hat dein Kollege wirklich vier Wochen am Stück daran gearbeitet? Oder war er dazwischen krank, im Urlaub oder auf Fortbildung?
Um besser herausfinden zu können, was die Zeit frisst, musst du auch herausfinden, was wie lange dauert. Das geht nur mit einer Zeiterfassung. Du benötigst Tools, mit denen Arbeitszeiten, aber auch einzelne Tasks getrackt werden können – entweder in einem Tool oder in getrennten Programmen / Apps. Verschaffe dir so einen Überblick, welche Dinge wie viel Zeit verbrauchen und was davon unnötig ist.
Tipp Nr. 6 | Bürokratisierung und alltägliche Abläufe
Je größer dein StartUp wird, desto mehr Regeln und Prozesse sind nötig, um die Geschäftsabläufe zu professionalisieren. Das fängt bei der Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung an, geht über die korrekte Spesenerfassungen und Rechnungsfreigabe bis hin zur Planung, wer sich wann um das dreckige Geschirr in der Gemeinschaftsküche kümmert.
Das Problem ist: Eine Bürokratisierung kann dich und dein Team unnötig ausbremsen, weil plötzlich viele kleine Zeitfresser entstehen. Benutzt ihr zum Beispiel ein Programm zur Spesenerfassung, ist das an sich eine gute Sache. Wenn dieses aber nur umständlich zu bedienen ist, benötigt es unnötig viel Aufmerksamkeit.
Oder was jeder kennt: Die tägliche Abstimmung, wer was von welchem Lieferdienst zum Mittagessen bestellen möchte. Das sind zwar nur wenige Minuten, die sich im Laufe eines Jahres zu einigen Tagen summieren können.
Tipp Nr. 7 | Perfektionismus
Es gibt unzählige Gründe, woran StartUps scheitern. Einer ist der Perfektionismus. Das klingt zuerst kurios, denn professionell und genau zu sein, ist eine Tugend und somit positiv. Aber nur so lange bis du es damit übertreibst. Wenn du jeden Tasks mindestens zu 110 Prozent genau erledigen möchtest und zudem auch noch die Arbeit deiner Kollegen mit genau so viel Akribie kontrollierst, kostet das unheimlich viel Energie und Zeit.
Wir alle wissen nach dem Pareto-Prinzip: Für die ersten 80 Prozent einer Aufgabe benötigst du nur 20 Prozent deiner Zeit. Die letzten 20 Prozent kosten aber dann 80 Prozent. Lasse deswegen, gerade wenn eine Deadline oder viele Tasks anstehen, eine Fünf gerade sein und versuche, bei deinem Qualitätsanspruch maximal 80 Prozent zu erfüllen. Dabei kann dir die Priorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip helfen!
Tipp Nr. 8 | Aufschieberitis
Zugegeben: Im Leben eines StartUps gibt es nicht nur spannende Tätigkeiten. Es gibt auch jede Menge Kram, der keinen Spaß bereitet, aber trotzdem gemacht werden muss. Dazu zählen zum Beispiel Steuer-Angelegenheiten, Behördengänge und ernste Gespräche mit Kollegen oder Kunden.
Solche Tasks werden gerne zur Seite geschoben oder immer wieder mal halbherzig angegangen, aber nie richtig erledigt. Eine solche Aufschieberitis, fachsprachlich Prokrastination genannt, ist zwar menschlich und nachvollziehbar, sie kostet aber jede Menge Zeit. Besser ist es, unangenehme Tasks konzentriert und schnell durchzuziehen.
Tipp Nr. 9 | Meetings
Meetings sind an sich wichtig, doch viele entpuppen sich als reine Zeitfresser. Zum Beispiel, weil sie nicht richtig geplant, zu viele Personen dazu eingeladen oder zu demokratisch durchgeführt werden. Wie du Besprechungen effizienter gestalten kannst, erfährst du in unserem Ratgeber “15 Tipps für bessere Meetings”.
Tipp Nr. 10 | Unordnung
“Wo ist der verdammte Kugelschreiber?”, “In welchem Ordner liegen die Daten des Kunden XYZ ab?” Kennst du solche Fragen? Stellst du sie häufig? Dann mangelt es dir wahrscheinlich an Ordnung.
“Ordnung ist das halbe Leben” ist eine Weisheit, die wahrscheinlich jeder von seinen Eltern mitbekommen hat. Irgendwann im Leben merkst du, dass dieser vermeintlich blöde Spruch viel mehr Wahrheit besitzt, als einem lieb ist. Gerade im Geschäftsleben solltest du so ordentlich und strukturiert wie möglich arbeiten.
Tipp Nr. 11 | Kaffeeplausch
Acht Stunden am Tag voll konzentriert durcharbeiten – das kann keiner von uns. Deswegen sind Pausen wichtig. Zweites Frühstück, Mittagessen, 15-Uhr-Snack und dazwischen noch ein paar Kaffeepausen. Bei jeder Pause wird noch schnell bei Facebook reingeschaut, ein paar Whatsapp geschrieben und mit den Kollegen in der Kaffeeküche geplaudert – und schon sind wieder viele Minuten dahin geflossen.
Pausen zu machen, das ist wichtig. Lege aber nicht zu viele ein. Und versuche diese möglichst kurz zu halten.
Tipp Nr. 12 | Multitasking
Einer der größten Zeitkiller ist das Multitasking. Egal, ob Mann oder Frau – keiner von uns beherrscht das gleichzeitige Abarbeiten verschiedener Tätigkeiten. Zumindest nicht mit höchster Qualität. Wenn du mit einem Kunden telefonierst, dabei Akten unterzeichnest und parallel auch noch Musik hörst, kann das nur schiefgehen.
Deswegen gilt: Tasks sollten am besten nacheinander abgearbeitet werden. Und das jeweils mit voller Konzentration und möglichst ohne Unterbrechnung.
Tipp Nr. 13 | Keine To-Do-Liste
Was musst du heute, morgen und bis zum Ende der Woche erledigen? Was ist extrem wichtig, was weniger? Wenn du keinen Überblick über deine Aufgaben hast, wirst du immer planlos arbeiten und dich allen Zeitfressern hingeben.
Das beste und einfachste Gegenmittel ist eine simple To-Do-Liste. Auf diese schreibst du alle deine Tasks auf und hakst sie nach dem Abarbeiten ab.
Tipp Nr. 14 | Ja-Sagen
Kommen ständig Kollegen bei dir vorbei und bitten dich um einen Gefallen? Oder nimmst du jeden Auftrag an, der sich ergibt? Dann machst du einen großen Fehler – du sagst zu wenig „Nein!“
Wenn du ständig „Ja“ sagst, landet viel Arbeit bei dir. Arbeit, die vielleicht unnötig oder unrentabel ist. Egal, wie kurz diese ausfallen mag – alles, was dich in deinem Leben und in deinem Business nicht voranbringt, lenkt dich vom Wesentlichen ab. Und damit sind alle „Och, das mach ich schnell mal“- oder „Ja, natürlich kümmere ich mich darum“-Aufgaben reine Zeitkiller.
Fazit: Zeitfresser beseitigen ist wichtig
Es gibt unzählige Zeitkiller, die dich und dein Team ineffizient und langsam machen. Das muss nicht sein! Finde die Auslöser. Suche gezielt danach. Wirst du nicht gleich fündig, kannst du beispielsweise die 5 Why-Methode anwenden, um den Ursachen für deine Zeitverschwendung auf den Grund zu gehen.
Tipp: Damit du die Zeitfresser in deinem Arbeitsalltag besser aufspüren und beseitigen kannst, solltest du unsere Premium-Checkliste verwenden!
Bilder: Pixabay, Freepik
Tipp Nr. 10 ist unerlässlich und treffend! Es ist von entscheidender Bedeutung, nicht bloß mit Sorgfalt und Präzision zu agieren, sondern ebenfalls für eine übersichtliche und systematische Ordnung Sorge zu tragen. Bei einer Flut von Excel-Tabellen und Word-Dokumenten fällt sonst rasch der Überblick schwer. Also gilt: Jedes Dokument, sei es für Kunden oder Projekte, sollte klar benannt werden und in einem entsprechenden Unterordner Platz finden. Doch diese Prinzipien der Ordnung sollten nicht nur in der digitalen, sondern auch in der physischen Welt Beachtung finden. Sowohl der Arbeitsplatz als auch das Büro profitieren von einer strukturierten Umgebung. Dazu zählt, Aktenordner deutlich zu beschriften, den Schreibtisch stets aufgeräumt zu halten und auch Laptops zu kennzeichnen, um nur einige Beispiele zu nennen. Letztlich ist ein geordnetes Umfeld förderlich für einen klaren Kopf und effektives Arbeiten.
Auf jeden Fall! Wie kennzeichnet ihr denn eure Laptops? Wir hatten immer Sticker, aber haben jetzt gemerkt, dass die leider gar nicht mehr abgehen. Sehr ärgerlich 🙁
Wir benutzen Typenschild-Etiketten von Avery Zweckform. Temperaturbeständig, wasserfest und hält bombe. Ich weiß aber nicht, wie es da mit dem abziehen ist. Auf der Webseite gibt es aber auch ablösbare Etiketten, vielleicht wäre das eher was für euch.