Geschäftsreisen und Fahrtkosten abrechnen (Bild: Shutterstock)

Geschäftsreisen richtig abrechnen: Mit diesen einfachen Tipps kriegst du mehr raus

Eine Geschäftsreise abzurechnen ist gar nicht so einfach. Erfahre hier, was du alles verrechnen kannst und worauf du achten solltest.

Was gilt als Geschäftsreise und wer zahlt die Reisekosten?

Wenn du von deinem Arbeitgeber angewiesen wirst, vorübergehend außerhalb deines üblichen Arbeitsortes zu arbeiten, dann handelt es sich um eine Geschäftsreise. Diese Regelung gilt prinzipiell für alle Orte im In- und Ausland, ausgenommen ist jedoch deine Privatwohnung. Die Dauer einer Dienstreise kann – je nach Aufwand – wenige Stunden oder auch einigen Wochen betragen.

Von all deinen Ausgaben in dieser Zeit erstellst du eine Kostenübersicht, die du deinem Chef vorlegst. Die Firma erstattet dir im Nachhinein die entstandenen Kosten. Deine Reisekosten bezahlt also dein Arbeitgeber.

Tipp 1: Alles abrechnen, was möglich ist

Viele Arbeitnehmer und Selbstständige wissen gar nicht, was sie bei einer Geschäftsreise alles abrechnen können – und verrechnen deshalb oft viel zu wenig.

Diese Kosten darfst du abschreiben:

    • Fahrtkosten
    • Übernachtungskosten
    • Verpflegungskosten
    • Reisenebenkosten

Fahrtkosten werden nach Kilometer oder nach Ticketpreis abgerechnet. Wenn du mit deinem eigenen Auto, Motorrad oder Moped zu einer Geschäftsreise aufbrichst, dann hast du die Möglichkeit entweder die genauen Kilometer abzurechnen oder einen pauschalen Kilometersatz zu nutzen. Den genauen Ticketpreis reichst du bei deinem Arbeitgeber ein, wenn du mit dem Zug, Bus oder Flugzeug anreist.

Rechne bei einer Geschäftsreise mit Übernachtung in einem Hotel zudem die Übernachtungskosten ab. Nutze hier die tatsächlichen Kosten für dein Hotelzimmer und keine Übernachtungspauschale. Diese ist im Normalfall viel niedriger als der Zimmerpreis. Außerdem steht dir bei länger andauernden Dienstreisen eine Verpflegungspauschale bzw. Verpflegungsmehraufwand von bis zu 28 Euro pro Tag zu.

Tipp 2: Reisenebenkosten nicht vergessen

Vergiss bei deiner Abrechnung keinesfalls die Reisenebenkosten. Diese „kleineren Ausgaben“ machen in der Summe nämlich einen beträchtlichen Teil deiner Ausgaben aus. Abrechnen kannst du Folgendes:

  • Maut- und Parkgebühren
  • Telefon- und Internetkosten (für dienstliche Zwecke)
  • Trinkgelder
  • Eintrittsgebühren, die du im Zuge deiner Arbeit bezahlst
  • Diebstahlkosten von dienstlichen oder privaten Gegenständen während des Aufenthalts

Maut- und Parkgebühren können sich vor allem bei mehrtätigen Geschäftsreisen summieren. Abrechnen lassen sich hier alle Kosten, auch jene die beispielsweise beim Parken am Flughafen entstanden sind. Außerdem sind Mietwagen- und Taxigebühren mit inbegriffen.

Aber Achtung: Das Pay-TV-Angebot und die Massagen im Hotel wird dein Arbeitgeber ebenso wenig bezahlen, wie Strafzettel oder Kosten für Freizeitaktivitäten. Diese Ausgaben haben nichts mit der Arbeit an sich zu tun und werden nicht übernommen.

Tipp 3: Verhältnismäßige Ausgaben machen

Um Streitigkeiten mit deinem Arbeitgeber zu vermeiden, solltest du bei deiner Dienstreise keine unnötig hohen Ausgaben machen. Buche statt einem Luxushotel besser eines mit weniger Sternen und tausche deinen Flugplatz in der ersten Klasse gegen einen in der Business- oder Economy-Klasse. So reist und übernachtest du immer noch komfortabel, während sich die Kosten dennoch in Grenzen halten.

Warum das so wichtig ist? Weil mache Arbeitgeber unverhältnismäßig hohe Ausgaben auf Dienstreisen nicht übernehmen und du in der Folge auf den Kosten sitzen bleibst. Das bedeutet allerdings nicht, dass du überall nur die günstigste Möglichkeit buchen musst – du sollst ja auch entspannt reisen, um bei der Arbeit leistungsfähig zu sein. Wähle einen Mittelweg, damit alle zufrieden sind.

Tipp 4: Alle Belege aufbewahren

Für jegliche Reisekostenabrechnungen ist es wichtig, dass du alle Belege aufbewahrst. Sie bestätigen eindeutig deine Ausgaben und erleichtern dir die Abrechnung immens. Solltest du einmal einen Beleg verlieren, dann erstelle unbedingt einen Eigenbeleg. Diese Möglichkeit besteht ebenso bei der Abrechnung von Trinkgeldern, da du hierfür ja keine Rechnung bekommst.

Die Aufbewahrung der Belege erleichtert dir aber nicht nur die Kostenaufstellung, sie bringt dir auch bares Geld. So musst du nämlich nicht auf Pauschalbeiträge zurückgreifen, die normalerweise niedriger sind, als die tatsächlichen Ausgaben. Du rechnest einfach die tatsächlich entstandenen Kosten ab.

Tipp 5: Fahrtenbuch führen

Bist du mit dem Auto oder dem Motorrad auf einer Dienstreise unterwegs, dann nutze am besten ein Fahrtenbuch. Hierzu reicht eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage als Excel-Datei.

Im Fahrtenbuch listest du alle gefahrenen Kilometer, die Fahrzeiten und die Kosten für Treibstoff, Maut usw. auf. So werden deine Ausgaben ganz genau abgerechnet.

Alternativ dazu kannst du auf die allgemeine Fahrtkostenpauschale zurückgreifen. Dieser Betrag ist in den meisten Fällen jedoch niedriger als jener aus deinem Fahrtenbuch. Mache dir also die Mühe und schreibe alles genau mit. Du wirst mit deutlich höheren Rückzahlungsbeiträgen belohnt werden.

Tipp 6: Reisekosten-Software nutzen

Du suchst nach einer besonders bequemen und unkomplizierten Möglichkeit für deine Reisekostenabrechnung? Dann probiere am besten eine Reisekosten-Software aus. Diese sind meistens sehr leicht zu bedienen und ersparen dir das mühsame, händische Rechnen. Die Software erstellt eine einfache Übersicht über all deine Ausgaben, die du anschließend deinem Arbeitgeber vorlegst.

Wenn du dir die Nutzung einer solchen Software nicht zutraust, dann verwende einfach eine Reisekosten-Vorlage für deine Abrechnung. Im Internet findest du eine Vielzahl an Mustern, die dir deine Reisekostenabrechnung erleichtern.

Besonderheiten für Freelancer und Selbstständige

Für Freelancer und Selbstständige funktioniert die Abrechnung der Reisekosten etwas anders, da sie ihre Ausgaben ja nicht bei ihrem Vorgesetzten einreichen können. Sie müssen die entstandenen Kosten über die Steuererklärung abrechnen. Bezeichnet werden sie in dieser als Betriebsausgaben oder Werbungskosten.

Als Selbstständiger musst du besonders gewissenhaft mit den Belegen umgehen. Wenn das Finanzamt deine Steuererklärung nämlich genauer prüft, musst du alle Rechnungen nachliefern können. Nur wenn das alles passt und deine Kostenaufstellung korrekt ist, ersetzt dir dein Arbeitgeber die Ausgaben.

Fazit

Damit du alle Kosten deiner Geschäftsreise zurückbekommst, musst du wissen, welche Ausgaben du abrechnen kannst. Neben den Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, sind das zum Beispiel auch Park-, Maut- und Telefongebühren.

Mache eine genaue Kostenaufstellung deiner Ausgaben und sammle alle Belege. Diese Dokumente gibst du bei deinem Arbeitgeber ab und die Reisekosten werden dir erstattet. Selbstständige reichen die Kostenaufstellung zusammen mit ihrer Steuererklärung beim Finanzamt ein.

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