Wissenstransfer für Mitarbeiter: Tipps zum Thema Wissenskultur und Dokumenten-Management-System.
Ein Gastbeitrag von Ariane Kohl, Journalistenwerkstatt.com
Was man unter einer Wissenskultur versteht: Definition
In vielen Firmen stehen Briefkästen für interne Anregungen und Verbesserungsvorschläge bereit, die in den meisten Fällen leider viel zu selten genutzt werden. Bei der Einführung einer Wissenskultur geht es darum, alle Mitarbeiter durch gezielte Methoden anzuregen, ihr Wissen untereinander auszutauschen und dadurch zu mehr Effizienz der ganzen Firma beizutragen. Dabei dürfen die vorgetragenen Einwände einzelner Angestellter durchaus emotional sein. Wichtig ist vielmehr eine einfache und leicht nachvollziehbare Struktur in den einzelnen Beiträgen.
Ziel eines jeden Wissensmanagements ist es, eine Art Schwarmintelligenz im eigenen Betrieb zu etablieren, bei dem die Mitarbeiter untereinander von ihren Kenntnissen und Fähigkeiten profitieren können. Gleichwohl lassen sich diverse Prozesse optimieren, wenn in jeder Abteilung fortan Problemlösungs-orientierter gearbeitet wird.
Hierfür ist es in der Regel notwendig, einzelne Führungskräfte durch Coachings und interne Schulungen – zum Beispiel über L&D – dafür zu sensibilisieren, vorgetragene Kritik konstruktiv zu sehen und Mitarbeiter zu motivieren, im gemeinsamen Dialog zu einem besseren Arbeitsklima beizutragen.
Warum eine Wissenskultur für Unternehmen von unschätzbarem Wert ist
Wenn ein Unternehmen vor komplexen Herausforderungen steht, ist ein praktisch anwendbares Wissensmanagement von großem Wert für alle. Komplizierte Sachverhalte lassen sich dann für jeden Einzelnen begreifbar machen, wobei grafische Darstellungen oder fiktive Kurzgeschichten helfen können.
Das Lean-Management hält hervorragende Ansatzpunkte bereit, um selbst sofort eine Wissenskultur in der eigenen Firma zu schaffen. Für einen optimalen Wissenstransfer im Betrieb hat sich in der Praxis vor allem der Einsatz eines Ishikawa-Diagramms bewährt, auch die erprobte Fehler-Ursachen-Analyse der 5-Why Methode ist als praktisches Hilfsmittel im Wissensmanagement sehr gut geeignet.
Diese Punkte und Schritte sind bei der Einführung eines Wissensmanagements wichtig
Zunächst sollten alle Hemmnisse bei den Mitarbeitern abgebaut werden. Es ist wichtig, dass im Unternehmen vermittelt wird, dass wirklich jeder seine Meinung frei äußern kann, ohne mit negativen Konsequenzen rechnen zu müssen. Anschließend kann im Team gemeinsam nach einer Lösung gesucht werden, wie sich der vorgetragene Sachverhalt für alle Beteiligten verbessern lässt.
Für einen optimalen Ablauf aller Prozesse ist es unabdingbar, die Vorschläge, Ideen und mögliche Lösungsansätze zu dokumentieren und Entscheidern vorzulegen. Noch besser ist es, wenn diese direkt an den Mitarbeitergesprächen beteiligt sind, und eigene Aufzeichnungen anfertigen können. Wissen kann in einer Firma optimal nutzbar gemacht werden, wenn diese Dokumente anschließend für alle zugänglich abgelegt werden.
Zur Vereinfachung und Zeiteinsparung ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) hilfreich. Dieses sollte auch die Möglichkeiten zur Digitalisierung von schriftlichen Vorschlägen in Papierform bieten. In der Regel werden die einzelnen Dokumente schreibgeschützt für alle Angestellten auf einem gesicherten Server zur Verfügung gestellt.
Die Struktur eines funktionalen DMS ist übersichtlich. Es regt die Motivation der Angestellten an, sich selbst aktiv und kreativ an Problemlösungen zu beteiligen. Und es kann somit letztendlich dafür verwendet werden, interne Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wie ein Logistik-Dienstleister 24 Stunden am Tag geöffnet haben kann
Ein Beispiel für ein gelungenes Wissensmanagement ist die Wioss WITRON Logistik + Informatik GmbH. Sie gilt als eines der führenden, deutschen Unternehmen in der Entwicklung und Umsetzung hochdynamischer Systeme in der Intralogistik. Die Standorte in Deutschland und Österreich sind miteinander vernetzt. Es finden ein ausgeklügeltes Qualitätsmanagement und eine interne Mitarbeiterkommunikation statt.
Dies fällt letzten Endes direkt auf den Kundenvorteil zurück. So ist es dem Logistik-Dienstleister zum Beispiel möglich, seinen Service rund um die Uhr zur Verfügung zu stellen. Auch wenn dies für deine eigene Firma keine primäre Zielsetzung darstellt, kann ein gesteigerter Wissenstransfer zu einer gesteigerten Qualitätssicherung in allen Abteilungen der Firma beitragen.
Fazit
Du musst als Entscheider nicht jedem neuen IT-Trend blind folgen oder dich in waghalsige und zeitintensive Projekte zur Mitarbeiterschulung stürzen. In den meisten Fällen reicht eine serverseitige Dokumentation der Vorschläge und Anregungen bereits aus, ohne dass extra eine Cloud oder andere IT-Installationen in der Firma geschaffen werden müssen.
Sind die einzelnen Angestellten über das Intranet miteinander vernetzt, genügt erfahrungsgemäß eine praktikable und leicht zu bedienende Software. Diese sorgt für mehr Transparenz. Und sie gewährleistet den Zugriff auf das Experten-Know-how jedes Einzelnen im Unternehmen. Erst, wenn der Transfer von Mitarbeiterwissen die eigenen Serverkapazitäten übersteigt, solltest du über ein Outsourcing nachdenken und externe Dienstleister zu Rate ziehen.
Über die Autorin:
Ariane Kohl arbeitet als Dozentin und ist Inhaberin eines Medienunternehmens, in dem kurze Wege im Informationsfluss eine optimale Wissenskultur gewährleisten. Als motivierte Führungskraft ist sie stets bestrebt, Mitarbeiter und Lernende signifikant zu fordern und zu fördern.
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