Arbeiten im modernen, digitalen Büro: Welche Hardware-Anschaffungen sind für Selbstständige und StartUps wichtig, welche “nice to have” und welche unnötig?
Der Arbeitsplatz-Ausstattung im Wandel der Zeit
Die Corona-Krise hat es bestens gezeigt: Als Selbstständiger und als Angestellter in einem Unternehmen kann man sehr gut von zuhause aus arbeiten, wenn es sein muss. Monatelang in einem dunklen Eck oder auf der Couch Home Office zu machen, das geht allerdings nicht. Am Ende benötigt jeder, der konzentriert und effizient arbeiten möchte, einen ordentlichen Arbeitsplatz.
Das Gute ist: In den meisten modernen Berufen brauchst du mittlerweile recht wenig Hardware. Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren dafür gesorgt, dass Terminplaner, Wandkalender, Adressbücher, Fachzeitschriften, Stifte, Blöcke und viele andere analoge Hilfsmittel obsolet wurden. All diese Dinge kannst du heutzutage bestens mit deinem Computer erledigen – oder mit deinem Smartphone.
Was genau ist eine Arbeitsplatz-Ausstattung?
Eine Arbeitsplatz-Ausstattung umfasst alle notwendigen Möbel, technischen Geräte und Hilfsmittel, die benötigt werden, um einen funktionalen und ergonomischen Arbeitsbereich zu schaffen. Dazu gehören grundlegende Elemente wie Schreibtische, Stühle und Beleuchtung.
Darüber hinaus sind technologische Komponenten wie Computer, Monitore, Tastaturen, Telefone und Drucker essenziell, um die tägliche Arbeit zu unterstützen. Eine gut durchdachte Arbeitsplatz-Ausstattung berücksichtigt auch ergonomische Aspekte, um gesundheitliche Probleme zu vermeiden.
Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, die Produktivität fördert und gleichzeitig den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeiter gerecht wird.
Was gehört unbedingt in ein Büro?
Bist du ein Ordnungsfanatiker, kannst du deinen Schreibtisch richtig “clean” halten. Im Optimalfall steht da nur ein Notebook, das war’s. Reicht das aus? Es kommt darauf an, was du beruflich machst.
Bist du viel am PC tätig, solltest du deinen Arbeitsplatz mit speziellen Hardware-Anschaffungen optimieren. Und gründest du ein StartUp, bei dem mehrere Personen in einem Raum zusammenarbeiten, benötigst du eine passende Technik-Ausstattung für dein Büro.
Aber: Selbst, wenn du über ein ordentliches Budget verfügst, solltest du nicht das Geld zum Fenster hinauswerfen. Schone lieber deinen Geldbeutel – und auch die Umwelt. Denn jede Hardware, die unnötig ist, kostet Ressourcen.
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Technische Ausstattung: Beispiele für die Minimalausrüstung
❗ Das wichtigste Arbeitsgerät ist wahrscheinlich dein Computer. Achte hier auf ein leistungsstarkes, hochwertiges Gerät, mit dem du auch noch in zwei, drei oder mehr Jahren arbeiten kannst.
❗ Bist du viel unterwegs, empfiehlt sich ein Notebook und eine Docking-Station. An die Docking-Station schließt du mindestens einen großen Monitor an, um deine Augen zu schonen und alles bestens im Blick zu haben.
❗ Im Idealfall hast du zwei oder drei Bildschirme oder einen Curved-Monitor im Breitbild-Format. Zudem sind die Bildschirme richtig aufzustellen, damit du beispielsweise keine Schulterschmerzen bekommst.
❗ Außerdem solltest du eine leise Tastatur und eine ergonomische Maus – zum Beispiel eine Hochkant-Maus – an deinen Computer anschließen.
❗ Besitzt dein Rechner nicht genügend USB-Anschlüsse, musst du noch ein USB-Hub nachrüsten.
❗ Und eine Steckerleiste mit vielen Stromanschlüssen ist auch immer eine gute Anschaffung, um beispielsweise Smartphones und Tablets zu laden.
Braucht man als modernen Unternehmen noch ein Telefon?
Eine gute Frage. Viele Freelancer und StartUps verzichten auf Festnetz-Telefone, stattdessen setzen sie auf Smartphones und Videokonferenz-Tools. Das macht Sinn.
Doch: Wächst dein Unternehmen und damit dein Büro, kommt irgendwann der Punkt, an dem es zu teuer wird, jedem Mitarbeiter ein Business-Smartphone kaufen. Und ständig zu “skypen” ist zu anstrengend. Es muss eine Telefonanlage her!
Da Telekom & Co. die veraltete ISDN-Technik in Rente geschickt haben, läuft heutzutage alles über VoIP (Voice over Internet Protocol) – also über den Internetanschluss. Der muss ausreichend schnell sein. Zudem sollte deine IP-Telefonanlage über einen sogenannten SIP Trunk verfügen, um kostengünstig Dutzende oder Hunderte Telefonanschlüsse zu bündeln.
Was ist mit Drucker, Kopierer und FAX?
Das papierlose Büro gilt seit vielen Jahren als Traum. Doch dieser Traum lässt sich nur bedingt realisieren. Am Ende gibt es doch immer wieder Tätigkeiten, bei denen du einen Ausdruck benötigst. Zum Beispiel, um Texte besser redigieren zu können oder um Anträge auszufüllen.
🖨️ Ein Drucker gehört somit zur Minimalausstattung eines modernen Büros. Druckst du wenig oder benötigst du häufig farbige Ausdrucke, empfiehlt sich ein Tintenstrahler. Laserprinter punkten dagegen mit geringen Kosten pro Blatt Papier, dafür sind ihre Ausdampfungen giftig.
🖨️ Besser als ein Tintenstrahl-Drucker ist ein “Mufu” – ein Multifunktionsgerät. Das vereint Drucker, Kopierer und FAX in einem. Ja, Letzteres wird immer noch gebraucht, besonders wenn du häufig mit Behörden zu tun hast. Die FAX-Funktion lässt sich übrigens auch über deinen PC steuern.
🖨️ Müssen in deinem Unternehmen extrem viele Dinge kopiert, gedruckt und gefaxt werden, lohnt sich die Anschaffung eines professionellen Multifunktionskopierers. Den kannst du günstig gebraucht kaufen, leasen oder mieten.
Technik-Ausstattung fürs Büro: An was du noch denken solltest
👉 Ganz wichtig: Mache regelmäßig ein Backup deiner Daten! Das kannst du über eine externe Festplatte oder über ein NAS (Network Attached Storage) bewerkstelligen. Und eine zusätzliche Kopie in der Cloud – selbstverständlich verschlüsselt und DSGVO-konform – kann nicht schaden.
👉 Arbeiten mehrere Personen in deinem Büro, wirst du früher oder später ein internes Netzwerk mit eigenen Servern aufbauen müssen. Diese dienen unter anderem als Mail- und File-Server.
👉 Möchtest du deinen Kollegen oder Kunden etwas präsentieren, bietet sich ein Projektor (umgangssprachlich Beamer genannt) und eine Leinwand an.
👉 Wird es gerne heiß in deinen Arbeitsräumen, solltest du mit Ventilatoren oder Klimaanlagen für einen kühlen Kopf sorgen.
👉 Und woran du auch denken solltest: Da Akten DSGVO-konform zu vernichten sind, brauchst du einen Schredder, der die gesetzlichen Vorgaben erfüllt!
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Büro-Ausstattung: Was du sonst noch benötigst
Neben der technischen Ausstattung gibt es zahlreiche weitere Elemente, die für eine vollständige Büro-Ausstattung unerlässlich sind. Dazu gehören unter anderem:
✅ Hochwertige Möbel wie ergonomische Stühle und höhenverstellbare Schreibtische tragen wesentlich zum Komfort und zur Gesundheit bei.
✅ Aufbewahrungslösungen wie Aktenschränke, Regale und Rollcontainer helfen dabei, Dokumente und Arbeitsmaterialien ordentlich zu organisieren und schnell griffbereit zu haben.
✅ Beleuchtung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Hier sind sowohl natürliche Lichtquellen als auch verstellbare Schreibtischlampen empfehlenswert, um die Augen zu schonen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
✅ Darüber hinaus sollten auch dekorative Elemente wie Pflanzen, Kunstwerke und persönliche Gegenstände nicht vernachlässigt werden, da sie dein Büro nicht nur optisch aufwerten, sondern auch das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter steigern.
✅ Schließlich sind Hygienemaßnahmen wie Desinfektionsmittel, Papierhandtücher und ein sauberer Pausenbereich essenziell, um ein gesundes und angenehmes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
Checkliste für die Ausstattung eines Büroarbeitsplatzes
Damit du bei der Einrichtung deines Büros nichts verpasst, haben wir eine praktische Checkliste erstellt. Diese kannst du hier kostenlos herunterladen:
Fazit
Theoretisch reicht heutzutage ein Smartphone mit Business-Apps oder ein Laptop aus, um arbeiten zu können. Doch in der Praxis zeigt sich, dass du und deine Mitarbeiter – gerade wenn dein Unternehmen wächst – besser, komfortabler, bequemer und effizienter tätig sein kannst, wenn du dein Büro mit Technik “pimpst”. Es lohnt sich!
Hörtipp: Wie solltest du deinen Home-Office-Arbeitsplatz einrichten?
Wusstest du, dass es gesetzliche Vorgaben gibt, wie ein sogenannter Teleheimarbeitsplatz gestaltet sein muss? Mehr Infos dazu erhältst du in dieser Folge des StartUpWissen Podcasts:
Bild: Shutterstock
Wir sind derzeit noch auf der Suche nach einem Büro zur Miete und fragen uns, welche Ausstattung wir benötigen. Gut zu wissen, dass Telefonanlagen heutzutage über den Internetanschluss funktionieren, sofern dieser ausreichend schnell ist. Ich denke, dass wir weder auf die Telefonanlage noch auf Drucker und Kopierer in unseren Büroräumen verzichten werden, auch wenn langfristig ein papierloses Büro unser Ziel ist.
Ich bin gerade noch in der Startphase meines Unternehmens und möchte mich nun um Hard- und Software kümmern. Es ist wirklich interessant wie unterschiedlich die Ausstattung je nach Bedürfnissen aussehen kann. Da wir mehrere Personen im Büro sind, bietet sich einen richtige Technikausstattung an, damit jeder auch entsprechend arbeiten kann. Vermutlich werde ich auch einen IT Wartungsvertrag abschließen, damit dieser Bereich professionell abgedeckt ist.