Möchtest du ein Projekt mit Excel planen? Hast du darin noch keine Erfahrung? Dann setze ein Muster ein und beherzige unsere Ratschläge.
Wie erstellt man einen Projektplan in Excel?
Just do it! Das ist ein sehr gutes Motto für Selbstständige, Gründer und StartUps. Doch bei großen Herausforderungen ist es besser, eine Sache genau zu durchdenken, anstatt sich blindlings darauf zu stürzen.
Denn ohne Planung dauert ein Vorhaben eventuell länger als gedacht, es wird teurer oder das Ergebnis fällt nicht wie gewünscht aus. Ein gutes Einsteiger-Tool für die Projektplanung ist Excel.
Doch wenn du noch nie einen Projektplan mit dem Microsoft-Office-Programm umgesetzt hast, kann das eine ziemliche Herausforderung sein. Nutze in diesem Fall eine kostenlose Projektplanung-Vorlage für Excel. Lasse dich davon inspirieren oder gestalte das Muster nach deinen Wünschen und Anforderungen um.
Gratis Excel-Muster für die Projektplanung
Die erste Vorlage ist recht einfach gehalten. Sie bietet ein typisches Wasserfallmodell, in das du die einzelnen Schritte deines Projektes eintragen kannst.
Das zweite Template hat die gleiche, etablierte Darstellungsweise. Doch der Zeitstrahl fällt deutlich detaillierter aus, da sich viel mehr Punkte eintragen lassen.
Die beiden Projektstruktur-Vorlagen kannst du mit Microsoft Excel, Google Tabellen, Libre Office Calc und ähnlichen Anwendungen öffnen, bearbeiten und speichern.
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Tipps für die Erstellung eines Projektplans in Excel
Wenn du eine eigene Projektplanung mit Excel oder ähnlichen Tools erstellen willst, solltest du dabei an diese Punkte denken:
Projekttitel
Die Vorlage hat eine klare Bezeichnung des Projektes zu enthalten.
Projektbeschreibung
Biete eine kurze Beschreibung des Projekts, einschließlich seiner Ziele und des erwarteten Ergebnisses.
Projektphasen
Integrierte eine Liste der Projektphasen, die durchlaufen werden müssen – beispielsweise Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss.
Meilensteine
Ebenso wichtig ist eine Aufzählung der Meilensteine, die im Projekt erreicht werden sollten. Nenne hier auch die Deadlines.
Ressourcen
Deine Excel-Projektplanung sollte auch eine Aufschlüsselung der Ressourcen enthalten, die du für das Projekt benötigst. Dazu zählen unter anderem Personal, Ausrüstung und Materialien.
Zeitplan
Der Zeitplan ist in der Regel das Kernstück eines Projektplans. Diesen stellt man in als Zeitstrahl beziehungsweise als Wasserfall- oder Gantt-Diagramm dar.
Budget
Auch der Budgetplan gehört zu einer Projektplanung. Ob du die Kostenauflistung in deine hauptsächliche Projektstrukturplanung oder in ein separates Dokument aufnimmst, ist dir überlassen.
Verantwortlichkeiten
Eine Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten für jede Phase des Projekts und für jeden Meilenstein kann in dein Haupt-Dokument integriert sein.
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Was du bei deiner Projektplanung in Excel bedenken musst
Bei unseren Tipps wie auch den Vorlagen wird davon ausgegangen, dass du ein Projekt ganz klassisch planst. Das heißt: Es gibt einen fest definierten Start und ein klares Ende, dazwischen verteilst du die Projektphasen und Meilensteine.
Diese Art der Projektplanung ist allerdings obsolet, wenn du und dein Team nach einer agilen Methode vorgeht. Möchtet ihr zum Beispiel ganz agil eine App entwickeln oder ein Lean StartUp aufbauen, müsst ihr ganz anders denken und planen. Anstatt einen Masterplan zu entwickeln, der für die nächsten sechs Monate oder zwei Jahre gilt, plant ihr eure Tasks nur noch in kurzen Intervallen von wenigen Tagen oder Wochen.
Dieses iterative Vorgehen orientiert sich am BML-Kreislauf oder PDCA-Zylus. Das erste Ergebnis ist dann ein MVP – der erste lauffähige Prototyp.
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Bild: Freepik