Wie sehen deine Rechnungen aus? Sind diese ganz individuell gestaltet oder stammen sie aus einem Programm mit Vorlagen? Was ist besser?
Rechnungsvorlage oder nicht? Das ist hier die Frage…
Die Zeiten, in denen Excel oder Word zur Erstellung einer Rechnung verwendet wurden, sind eigentlich vorbei. Heutzutage gibt es hunderte Programme und Online-Tools, mit denen du deine Rechnungen schnell und professionell erstellen kannst. Zudem sind diese oft GoBD-konform.
Je nachdem, welches Programm du zur Rechnungsstellung verwendest, hast du mehr oder weniger Möglichkeiten, das Aussehen der Rechnungen zu beeinflussen. Ein Detail, das seine Vor- und Nachteile bietet.
Die Vorteile von individuellen Rechnungsvorlagen
Mit individuellen Vorlagen für deine Rechnung kannst du logischerweise ein ganz individuelles Dokument erstellen. Indem du dein Firmen-Logo einfügst, die Farben, die Schriftart und das Aussehen der Kopfzeile, der Rechnungspositionen und der Fußzeile änderst, erhältst du eine Rechnung, die zu deinem Unternehmen und seinem Corporate Design passt.
Das sorgt dafür, dass sich deine Rechnung dank der Vorlage von anderen abhebt. Das steigert die Chance, dass deine Zahlungsaufforderung nicht untergeht und somit deine Posten schnell bezahlt werden.
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Ein weiterer Vorteil: Du kannst deine Rechnungen als Marketing-Instrument verwenden. So hast du die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Fußzeile zu verwenden und eine personalisierte Nachricht einzufügen. Hier dankst du zum Beispiel deinen Kunden für die tolle Zusammenarbeit und platzierst zudem ein aktuelles Angebot, das ganz genau zu deinen Rechnungsposten passt.
Weitere Pluspunkte der Vorlagen
Der größte Vorteil von kostenlosen Excel-Vorlagen oder anderen Templates ist, dass sie eine Erleichterung bieten. Alles, was du tun musst, ist, die einzelnen Posten einzufügen und die Rechnung abzuschicken. Das spart Zeit und Nerven.
Und du vergisst keinen Aspekt, da bei den meisten Rechnungsvorlagen wichtige Punkte wie Kontaktdaten, Mehrwertsteuersatz oder Anzahl der gelieferten Produkte hervorgehoben werden.
Hier ein Beispiel einer modernen Rechnungsvorlage:
Quelle: vorlage-kostenlos.de
Darf man als Unternehmer ein Rechnungs-Muster verwenden?
Ja, das darfst du. Es gibt kein Gesetz, das den Einsatz von Rechnungsvorlagen für Word oder Excel verbietet. Aber: Du musst dich als Selbstständiger oder Unternehmer an die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – halten.
In den GoBD steht unter anderem, dass du deine Dokumente so anlegen musst, dass sie nachträglich nicht mehr geändert werden können. Das bedeutet: Word und Excel darfst du nicht zur Buchhaltung nutzen! Theoretisch. Denn die erzeugten Dateien lassen sich leicht manipulieren.
Wie lassen sich Word- und Excel-Rechnungen GoBD-konform einsetzen?
Du möchtest weiterhin Word- und Excel-Vorlagen für die Erstellung von Rechnungen nutzen und damit zugleich den GoBD entsprechen? Wähle dafür diesen Weg:
- Erstelle die Word- oder Excel-Datei in der neuesten Fassung der Microsoft-Programme.
- Verwende eine geeignete Vorlage oder ein Muster für die Rechnung, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.
- Speichere die Datei im .docx- oder .xlsx-Format, da diese Formate die beste Kompatibilität mit den GoBD bieten.
- Speichere die Datei an einem sicheren Ort, der den Anforderungen der GoBD entspricht – beispielsweise in einem Cloud-Tool.
- Sichere die Datei regelmäßig, um sicherzustellen, dass im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung eine Kopie zur Verfügung steht.
- Sorge für angemessene Zugriffsberechtigungen und -kontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Datei zugreifen können.
- Lege Dokumentation über die Erstellung, Änderung und Übertragung der Datei an. Damit kannst du nachweisen, dass sie GoBD-konform erstellt wurde.
Was du ebenfalle beachten musst: Schreibe korrekte Rechnungen, indem du unter anderem alle Adressdaten, die Rechnungsnummer, den Leistungszeitraum und die Steuernummer integrierst!
Rechnungen: Kostenlose Vorlagen für Excel, Word & Co.
Genug um den heißen Brei herumgeredet! Hier kannst du erstklassige Design-Vorlagen für deine Rechnungen herunterladen:
Fazit
Rechnungsvorlagen sollten für die meisten Freelancer und Kleinunternehmer gut funktionieren. Sie enthalten alle notwendigen Felder und ermöglichen es dir, deine eigene Note zu setzen. Das Beste von allem? Die Verwendung einer Rechnungsvorlage spart eine Menge Zeit. Zeit, die du zum Geldverdienen, Brainstormen oder für deine Freizeit verwenden könntest.
Aber: Auch im Rechnungswesen gibt es ständig Veränderungen. So gibt es nun die Pflicht zur E-Rechnung! Was diese bedeutet, erfährst du in diesem Beitrag:
Neue E-Rechnung-Pflicht: Diese 19 Dinge musst du unbedingt darüber wissen
Bilder: Freepik, vorlage-kostenlos.de
Hallo,
vielen Dank für diesen Beitrag! Wir von Debitoor (ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, Freelancer etc) merken leider immer wieder, dass gerade Solo- Selbstständige und Kleinunternehmer noch mit Word und Excel und somit nicht rechtssicher arbeiten.
Wie man das richtige Rechnungsprogramm findet und was es können muss, haben wir in zwei Blogartikeln zusammengefasst: https://debitoor.de/blog/welches-rechnungsprogramm-ist-gut und https://debitoor.de/blog/rechnungsprogramm-kaufen-6-dinge-auf-die-du-achten-solltest. Das passt vielleicht ganz gut als Ergänzung.
Aber egal welches, es ist wichtig und hilfreich ein Rechnungsprogramm zu nutzen!
Viele Grüße,
Anne