Wenn Unternehmen ihre Freelancer zu lange unter gewissen Konditionen beschäftigen, droht der Status der Scheinselbstständigkeit. Das kann ernste Folgen haben!
Das Thema Scheinselbstständigkeit muss ernst genommen werden
Alle Arbeitgeber – auch frisch gegründete StartUps – sollten sich mit dem Thema Scheinselbstständigkeit auseinandersetzen. Ein Problem hierbei ist, dass das Gesetz schwammige Formulierungen zulässt.
Deswegen sollten StartUps ihre Freelancer genau unter die Lupe nehmen, bevor sie einer langfristigen Zusammenarbeit zustimmen. Passiert dies nicht, können die finanziellen Konsequenzen für Unternehmen sehr gravierend ausfallen.
Fangen wir aber von vorne an…
Wann liegt eine Scheinselbstständigkeit vor?
Eine Scheinselbstständigkeit liegt dann vor, wenn ein Freelancer lediglich für einen Auftraggeber tätig ist und objektiv betrachtet ein abhängiger Arbeitnehmer ist. Der selbstständige Mitarbeiter tritt dann nach außen zwar wie ein Selbstständiger auf, agiert jedoch eigentlich als abhängiger Angestellte. Diese Abhängigkeit besteht zum Beispiel, wenn der Freelancer im Unternehmen feste Arbeitszeiten hat, dem Auftraggeber unmittelbar weisungsbefugt ist, Reporting-Pflichten zu erfüllen hat oder in alle Prozesse des Auftraggebers eingebunden ist. Ein eindeutiges Merkmal, das eine Scheinselbstständigkeit belegt, ist ein fester Urlaubsanspruch des Mitarbeiters.
Doch: Ob wirklich eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, lässt sich oft nicht eindeutig klären. Die Deutsche Rentenversicherung, das Finanzamt oder ein anderes Arbeitsgericht sind dazu befugt, solche Fälle zu prüfen. Ferner ist es auch dem Auftraggeber gestattet, eine Überprüfung des Freelancers zu beantragen.
Wen betrifft eine Scheinselbstständigkeit?
Die Problematik ist in einigen Berufsfeldern verbreitet. Sie betrifft Freiberufler ebenso wie freie Mitarbeiter. Folgende Freiberufler und freie Mitarbeiter können von einer Scheinselbstständigkeit betroffen sein:
- Berater in allen Bereichen
- Grafiker, Texter, Lektoren, Dolmetscher
- Freelancer in der Film- und Fernsehbranche
- Handwerker, Ingenieure
- Ärzte und Pflegepersonal sowie Hebammen
- Makler
- Lehrkräfte wie Coaches und Dozenten
- IT-Spezialisten
- Reinigungskräfte
- Logistische Fachkräfte
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Wie lässt sich eine Scheinselbstständigkeit vermeiden?
StartUps können mit gezielten Maßnahmen dazu beitragen, eine Scheinselbstständigkeit der beauftragten Freelancer zu vermeiden.
- Sie können beispielsweise dafür sorgen, dass der Selbstständige nicht permanent im Unternehmen zugegen ist und dort keine festgelegten Arbeitszeiten hat.
- Der Selbstständige sollte außerdem nicht auf der Internetpräsenz erwähnt werden. Und falls doch, dann nur zusammenhängend mit anderen Freelancern. Ihm sollte kein Alleinstellungsmerkmal zuteil werden.
- Interne Briefings müssen für die Freelancer tabu sein.
- Das Unternehmen sollte dem Freelancer grundsätzlich die Buchführung, Zeitplanung und Honorarverrechnung frei gestalten lassen – dann ist es auf der sicheren Seite.
- Es kann ebenso sinnvoll sein, die betrieblichen Räumlichkeiten zu trennen und den Freiberufler mit anderen Hard- und Softwarelösungen arbeiten zu lassen.
- Falls es in einem StartUp einheitliche Dienstkleidung gibt, sollte sich der Freiberufler davon bewusst abgrenzen, um nicht als fester Mitarbeiter verwechselt zu werden.
- Ein StartUp, das zu 100 Prozent abgesichert sein möchte, kann den Freiberufler beim Deutschen Rentenversicherung Bund für die ersten drei Jahre anmelden.
Welche Folgen hat eine Scheinselbstständigkeit für den Auftraggeber und Auftragnehmer?
Eine Scheinselbstständigkeit hat sowohl für das StartUp, als auch für den Freelancer unangenehme Konsequenzen. Nämlich:
Auftraggeber (Unternehmen):
- Der Auftraggeber ist, sobald eine Scheinselbstständigkeit nachgewiesen wird, rückwirkend verpflichtet, die Beiträge zur Sozialversicherung der nachzuzahlen. Im schlimmsten Fall können Beiträge der letzten vier Jahre anfallen
- Lohnsteuer-Nachzahlungen sind von Seiten des Finanzamts ebenfalls möglich. Auch hier gilt die rückwirkende Frist von vier Jahren. Eine schwerwiegende Scheinselbstständigkeit kann sogar mehrjährige Haftstrafen nach sich ziehen.
- Die Scheinselbstständigkeit wirkt sich auf die Umsatzsteuer aus, der Vorsteuerabzug ist ungültig.
Auftragnehmer (Freelancer):
- Der Auftragnehmer gilt fortan nicht länger als selbstständig, sondern ist ein fester Arbeitnehmer. In manchen Fällen muss er sein Gewerbe abmelden.
- Er ist, ebenso wie der Auftraggeber, gesamtschuldnerisch. Möglicherweise verrechnet der Auftraggeber die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge mit den kommenden Gehältern.
- Der Freelancer muss seine bisher ausgestellten Rechnungen korrigieren und darf keinen Vorsteuerabzug mehr durchführen.
Wie lassen sich eventuelle Missverständnisse umgehen?
Gelungene Kommunikation ist das A und O zwischen dem StartUp und dem Freiberufler. Wer eine Scheinselbstständigkeit hinnimmt, riskiert einen gravierenden Imageverlust und eine Menge finanziellen Ärger – damit sollte man nicht spaßen!
Klar ist: Es gibt Zeiten, in denen ein StartUp unbedingt die Unterstützung von freien Mitarbeitern benötigt. Zum Beispiel, weil das junge Unternehmen noch nicht genügend eigene Mitarbeiter hat oder weil es die Expertise von externen Profis benötigt. Oder weil dringende Aufträge schnell abgearbeitet werden müssen.
Arbeiten aber der Arbeitgeber (das StartUp) und Arbeitnehmer (der Freelancer) zu lange und zu eng miteinander zusammen, entsteht eine Abhängigkeit – auch finanzieller Art. Hierbei riskieren beide Seiten viel. Doch am Ende kann eine Win-Win-Situation entstehen, bei der das StartUp dank des Selbstständigen ein wichtiges Projekt abschließen konnte und der Freelancer über viele Monate hinweg eine sichere Einnahmequelle hatte.
Fazit
Wird das Thema Scheinselbständigkeit nicht ernst genommen, ist für das StartUp und den Freelancer gleichermaßen gefährlich. Deswegen sollten sich Auftragnehmer und Freiberufler stets an klare Absprachen halten, indem zum Beispiel Urlaube und Arbeitstage flexibel geplant werden.