Finde heraus, wie eine Ausgabenkategorisierung dir dabei helfen kann, deine Finanzen zu verwalten und die Kosten deines StartUps zu optimieren!
Ausgabenkate … was?
Es gibt viele spannende Aufgaben in einem StartUp. Doch die Ausgabenkategorisierung gehört für die meisten Founder – ehrlicherweise – wahrscheinlich nicht dazu. Dennoch ist eine solche Kostenzuordnung extrem wichtig, um dein Business am Laufen zu halten und die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu sichern.
In diesem Artikel erfährst du nicht nur, welche Ausgabenkategorien zu den wichtigsten gehören, sondern auch wie die Best Practices für eine optimale Kostenkategorisierung aussehen. Los geht’s!
Warum ist die Kategorisierung der Ausgaben für StartUps wichtig?
Bei der Ausgabenkategorisierung geht es – wie der Begriff bereits andeutet – in erster Linie darum, Geschäftsausgaben unterschiedlich zusammenzufassen und dafür zu sorgen, dass jede finanzielle Transaktion, die dein StartUp tätigt, auch korrekt zugeordnet wird.
Vielleicht fragst du dich jetzt, warum eine solch “feine” Einteilung notwendig ist – schließlich hast du im Alltagsgeschäft bereits genug zu tun, nicht wahr? Keine Sorge, wir listen dir hier die Benefits der Ausgabenkategorisierung auf:
📊 Tägliches Cashflow-Management
Wenn es eine Sache gibt, die für ein StartUp extrem wichtig ist, dann ist es ein gesunder Cashflow: Schließlich solltest du jederzeit darüber im Bilde sein, wo Gelder ausgegeben werden – und vor allem auch wofür.
Bei Bedarf kannst du bei der Liquiditätsplanung nötige Anpassungen vornehmen. Auf diese Weise stellst du sicher, dass es nicht zu unschönen Engpässen kommt. Nur so kann dein StartUp reibungslos laufen!
🧾 Ideale Steuervorbereitung
Wenn es eine Maßnahme gibt, die dir deine Steuervorbereitung erleichtern kann, dann ist es die sorgfältige Kategorisierung deiner Geschäftsausgaben. Die richtige Ausgabenkategorisierung sorgt nämlich dafür, dass du stets alle Posten im Blick hast und steuerabzugsfähige Ausgaben von Anfang an mitberücksichtigst.
Dies kann dafür sorgen, dass du ordentlich Steuern sparst und die eingesparten Beträge in dein Business re-investieren kannst. Ein Vorteil, den du als Founder, der auf jeden Cent achten muss, sicherlich zu schätzen weißt!
📈 Erleichterte Budgetierung
Eine detaillierte Kategorisierung deiner Ausgaben bietet dir wertvolle Einblicke in dein Ausgabeverhalten. Sie hilft dir außerdem dabei, Sparpotenziale zu erkennen, die über steuerabzugsfähige Ausgaben hinausgehen.
Mit diesem genauen Überblick bist du außerdem in der Lage, Budgets zu erstellen, die sowohl realistisch als auch strategisch gut umsetzbar sind. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Schritt, der die finanzielle Stabilität deines StartUps fördert.
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Welche Kosten fallen in einem StartUp überhaupt an?
Bevor du dich an die Erstellung der Ausgabenkategorien machen kannst, solltest du dir erst einmal darüber im Klaren sein, welche unterschiedliche Kostengruppierungen es überhaupt gibt. Hier daher ein kleiner Überblick:
🔄 Variable Kosten
Wie es der Name bereits andeutet, handelt es sich bei variablen Kosten um Ausgaben, die sich immer wieder ändern. Hierbei kann es sich beispielsweise um Verkaufsprovisionen oder Herstellungskosten handeln. Auch Werbung und Datenverarbeitung gehören in diesen Bereich.
🏠 Fixkosten
Fixkosten stellen das Gegenteil von variablen Kosten dar. Das sind Ausgaben, mit denen du in bestimmten Zeiträumen (beispielsweise innerhalb eines Monats) immer wieder rechnen musst. Dazu gehören unter anderem Mietausgaben, Versicherungen, und Lohnkosten. Da diese Kosten immer wieder anfallen, ist es leichter, mit ihnen zu planen.
💰 Investitionskosten
Investitionskosten fallen dann an, wenn du Geld in eine größere materielle oder finanzielle Anschaffung steckst. Zu diesen Ausgaben zählen zum Beispiel der Kauf von Ausrüstung, die Entwicklung von Individualsoftware oder der Erwerb von festen Büroräumen für dein StartUp.
Zu bedenken gilt: Bei einer Investition handelt es sich meistens um eine langfristige Angelegenheit, die zum zukünftigen Wachstum deines Unternehmens beitragen kann, und nicht nur um eine reine Ausgabe.
🛠️ Betriebskosten
Bei Betriebskosten handelt es sich um Ausgaben, die mit dem Betriebsalltag in deinem StartUp zusammenhängen. Dazu gehören unter anderem Internet- und Telefonkosten, Buchhaltungskosten, Kosten für Rechtsberatungen, Aufwendungen für Büromaterial und Porto sowie Reisekosten.
Essentielle Tipps für die Kategorisierung von Ausgaben
Wie du nun gesehen hast, kann dir eine genaue Ausgabenkategorisierung gerade als Gründer eines StartUps sehr viel bringen. Doch wie setzt du das Ganze nun um? Hier sind ein paar essentielle Ratschläge, die dir dabei helfen, die Kosten für dein Unternehmen jederzeit im Blick zu halten:
👉 Tipp 1 | Implementiere ein einfaches System
Kein StartUp ist wie das andere: Deswegen musst du auf ein individuelles, einfaches und auf die Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmtes Ausgabenkategorisierungssystem setzen. Selbstverständlich sollte ein solches Framework die unterschiedlichen Kostenarten (Fixkosten, variable Kosten und so weiter) beinhalten.
Außerdem sollte du daran denken, nicht nur nach Kostenvarianten, sondern auch Projekten oder Kunden zu kategorisieren, um einen besseren Überblick zu haben. So siehst du genau, wohin dein Geld fließt und welche Projekte besonders profitabel sind.
👉 Tipp 2 | Nutze eine Buchhaltungssoftware
Gerade bei StartUps gilt häufig das Motto: Sparen, sparen, sparen! Allerdings solltest du beim Thema Buchhaltungssoftware keine Kompromisse machen, wenn du eine effiziente Ausgabenkategorisierung umsetzen möchtest.
Die Investition in eine passende Anwendung, zum Beispiel in eine robuste Lohnsoftware oder Reisekostensoftware, kann auf lange Sicht tatsächlich zu Einsparungen führen. Die Echtzeit-Berichtsfunktionen, die sie bieten, helfen dir, Trends zu erkennen und Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen und zur Kostensenkung zu identifizieren.
👉 Tipp 3 | Dokumentiere deine Ausgaben konsequent
Achte darauf, dass das Thema Ausgabenkategorisierung bei dir im Arbeitsalltag nicht zu kurz kommt. Ideal ist es in diesem Fall, auch deinen Mitarbeitern entsprechende Verantwortung für das Einordnen der Kosten zu geben.
Zusätzlich sollte jemand aus der Buchhaltung einen Blick auf das Thema haben, um Fehler zu vermeiden und osten korrekt zu buchen.
👉 Tipp 4 | Klare Richtlinien und Verfahren einführen
Klar ist: Jedes StartUp hat eigene Leitlinien, die für sein Überleben wichtig sind. Definiere somit individuelle Kennzahlen sowie die nötigen Richtlinien und Verfahren für dein Unternehmen.
Überwache diese Vorgaben regelmäßig, um zu überprüfen, welche Bereiche bereits gut laufen und wo noch Verbesserungspotenzial besteht. Eine wichtige Kennzahl kann beispielsweise der Anteil einer Kategorie an den Gesamtkosten sein.
👉 Tipp 5 | Überwache die Ausgabenkategorien regelmäßig
Ein System zur Ausgabenkategorisierung ist nur dann effektiv, wenn es kontinuierlich überwacht überprüft wird. Unternehmen – insbesondere StartUps – entwickeln sich schnell weiter.
Hierdurch kann es sein, dass sich auch die Anforderungen und Prioritäten in Bezug auf Ausgaben ändern. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du deine Ausgabenkategorien in festgelegten Intervallen überprüfst und gegebenenfalls anpasst.
👉 Tipp 6 | Fördere die Beteiligung der Mitarbeiter
Dieser Punkt wird von vielen Gründern übersehen, ist jedoch dennoch von großer Wichtigkeit. Schließlich müssen auch deine Mitarbeiter das nötige Know-how besitzen, um Ausgaben korrekt kategorisieren zu können.
Halte somit Trainings und Schulungen ab, um deinem Team zu zeigen, wie die richtige Ausgabenkategorisierung funktioniert und welche Richtlinien eingehalten werden müssen. So bist du stets auf der sicheren Seite.
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👉 Tipp 7 | Halte dich an die Steuervorschriften
Wie bereits erwähnt, kann dir eine kontinuierlich durchgeführte Ausgabenkategorisierung indirekt dabei helfen, Steuern zu sparen. Wenn du deine Ausgaben zusätzlich noch in die vom Finanzamt vorgegebenen Kategorien gruppierst, gehst du auf Nummer sicher, wenn es darum geht, alle Abzüge zu erkennen und optimal zu nutzen.
Dabei solltest du dich jedoch stets an die Steuervorschriften halten, da du dir sonst große Probleme einhandeln kannst. Daher mag es hilfreich sein, im Zweifelsfall professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Beispielsweise bei Fragen zu unterschiedlichen Fördermitteln, die dir gegebenenfalls zustehen.
Fazit: Ausgabenkategorisierung – ein Muss für jeden
Aktuell gibt es in Deutschland rund 2400 StartUps. Sie gelten als spannend, innovativ und vor allem zukunftsorientiert. Dennoch solltest du als Gründer auch die Basis-Tasks im Blick behalten – wie eine korrekt und kontinuierlich durchgeführte Ausgabenkategorisierung.
Nur so weißt du, wie viel Geld an welche Stelle fließt. Mit diesem Wissen kannst du mögliche Anpassungen und Kurskorrekturen umsetzen. Das senkt das Risiko, dass dein Unternehmen in eine Insolvent rutscht.
Bilder: Adobe Firefly, Freepik