Das musst du über’s Reverse-Charge-Verfahren wissen

Wenn du einem Kunden im EU-Ausland eine Rechnung stellst, muss diese spezielle Anforderungen vom Finanzamt erfüllen. 

Ein Gastbeitrag von Andrea Lackner

Rechnung schreiben: Wichtige Regelungen für Umsätze mit ausländischen Kunden

Du freust dich: Gerade hat ein neuer Kunde bei dir im Online-Shop bestellt. Ein Kunde aus Dänemark sogar –  dein erster Kunde außerhalb Deutschlands. Was aber, wenn du nun eine Rechnung schreiben möchtest? Gibt es dafür bestimmte Regelungen?

Die gibt es! Und zwar nennt sich diese Regelung Reverse-Charge-Verfahren. Wie das funktioniert und worauf du bei deiner Rechnungsstellung achten solltest, erklären wir dir hier.

Auf den Kopf gestellt: Was ist das Reverse-Charge Verfahren?

Beim Reverse-Charge-Verfahren handelt es sich um ein besonderes umsatzsteuerliches Verfahren für Lieferungen ins EU-Ausland. Das Schreiben der Rechnung ist hier quasi auf den Kopf gestellt: Nicht du forderst Umsatzsteuer von deinem Kunden ein und gibst sie an dein Finanzamt weiter, sondern dein Kunde zahlt die Umsatzsteuer direkt an sein Finanzamt.

Das bedeutet für dich: Rechnung schreiben = keine Umsatzsteuer anführen!

Wann kommt das Reverse-Charge-Verfahren genau zum Einsatz?

Für die Durchführung des Reverse-Charge-Verfahrens gelten bestimmte Vorgaben, denn nicht in jedem Fall darf das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden.

1) Du bist Regelunternehmer

Bedingung Nummer 1: Du bist Regelunternehmer. Das bedeutet, du führst Umsatzsteuer an das Finanzamt ab und musst diese beim Rechnungschreiben von deinen Kunden einfordern. Bist du hingegen Kleinunternehmer und umsatzsteuerbefreit, kannst du das Reverse-Charge-Verfahren nicht anwenden.

2) Dein Kunde ist ebenfalls Regelunternehmer

Was für dich gilt, gilt auch für deinen Kunden: Genauso wie du muss dein Kunde Regelunternehmer sein und Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen. Sprich: Dein Kunde darf kein Kleinunternehmer und keine Privatperson sein.

3) Dein Kunde hat seinen Unternehmenssitz im EU-Ausland

Für deinen Kunden gilt noch eine zweite Voraussetzung zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens: Er hat seinen Unternehmenssitz außerhalb Deutschlands, in einem anderen EU-Land. In Österreich, Italien oder Spanien beispielsweise.

Check: Nur, wenn alle diese drei Bedingungen erfüllt sind, kannst du das Reverse-Charge-Verfahren anwenden.

Reverse Charge: Das musst du beim Schreiben der Rechnung beachten

Willst du eine Reverse-Charge konforme Rechnung schreiben, musst du folgende Punkte beachten:

Du musst beide Umsatzsteuer-IDs auf deiner Rechnung angeben

Wie bereits erwähnt, kannst du das Reverse-Charge-Verfahren nur anwenden, wenn sowohl du als auch dein Kunde Regelunternehmer sind. Wie kann das Finanzamt dies überprüfen? Nur über eure Umsatzsteuer-ID.

Das bedeutet: Wenn du eine Rechnung für einen ausländischen Kunden schreibst, musst du sowohl deine als auch die Umsatzsteuer-ID deines Kunden als Nachweis an das Finanzamt angeben.

Deine Rechnung muss umsatzsteuerfrei sein

Da der Kunde die Umsatzsteuer aus seinen Einkäufen direkt an sein Finanzamt übermittelt, muss deine Rechnung umsatzsteuerfrei sein. Sonst würde dein Kunde ja zwei Mal Umsatzsteuer bezahlen: Einmal an dich und noch einmal an sein Finanzamt.

Also: Achte unbedingt darauf, dass du keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung angibst!

Deine Rechnung muss einen Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren enthalten

Dritter wichtiger Bestandteil deiner Rechnung ist ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren, den du beim Rechnung-schreiben angeben musst. Dieser Hinweis lautet: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird hingewiesen“ oder kurz und knapp „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. So ist deinem Kunden klar, dass er (also der Leistungsempfänger) die Leistung selbst versteuern muss und du damit nichts am Hut hast.

Alle diese drei Kriterien musst du beachten, wenn du eine Reverse-Charge konforme Rechnung schreiben möchtest. Gar nicht so kompliziert, oder?

Die Zusammenfassende Meldung und das Reverse-Charge-Verfahren

Bis jetzt haben wir besprochen, was du beim Schreiben der Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren wissen musst. Ist die Sache damit erledigt? Fast. Denn leider ist der Bürokratie damit noch nicht Genüge getan.

Das Finanzamt möchte nämlich, dass du regelmäßig (quartalsweise oder monatlich) eine Liste mit all deinen EU-weiten Lieferungen im Reverse-Charge-Verfahren erstellst und übermittelst: Die Zusammenfassende Meldung.

Warum? Ganz einfach: Anhand deiner Liste können die Finanzämter der jeweiligen Länder kontrollieren, ob deine Kunden ihre Umsatzsteuer auch wirklich selbst entrichtet haben.

Für die Zusammenfassende Meldung gibt es ein standardisiertes Formular der Finanzämter, das auf dem Portal Elster Online hinterlegt ist. Über Elster Online reichst du das Formular dann einfach elektronisch ein.

Über die Autorin:

Rechnung schreiben – einfach gemacht! Andrea Lackner ist Buchhaltungsexpertin beim Rechnungsprogramm-Anbieter Debitoor. In ihrer täglichen Arbeit unterstützt sie StartUps und Gründer bei ihrer Rechnungsstellung. Mit Debitoor geht das einfach und schnell: Auch Gründer ohne Vorwissen im Bereich Buchhaltung können damit intuitiv und schnell Rechnungen schreiben, versenden und verwalten – und natürlich auch das Reverse-Charge-Verfahren durchführen.

Bilder: Pixabay, Debitoor