Umsatzplanung erstellen: Kostenlose Excel-Vorlagen und grundlegende Tipps für Einsteiger

Wie erfolgreich bist du aktuell finanziell mit deinem StartUp? Wie erfolgreich wirst du zukünftig sein? Diese Fragen kannst du mit einer Finanzplanung beantworten. Auf dem Weg dorthin hilft dir die Umsatzplanung.

Was genau ist eine Umsatzplanung?

In der Umsatzplanung prognostizierst du den Umsatz deines StartUps für die nächsten drei bis fünf Jahre. Deshalb wird die Umsatzplanung auch Umsatzprognose genannt. Herausfordernd ist hierbei der Blick in die vage Zukunft.

Eine Umsatzplanung sieht zum Beispiel so aus:

Warum ist die Umsatzplanung so wichtig?

Bei der Umsatzprognose überlässt du dein Business nicht dem Zufall. Vor allem für die ersten 24 bis 36 Monate solltest du in Excel oder in einem anderen Tool deine Planung für jeden einzelnen Monat erstellen. So erkennst du später schnell mögliche Abweichungen und kannst früh reagieren, falls sich deine Umsätze anders entwickeln als vermutet.

Die Umsatzplanung und Umsatzrechnung ist ebenso elementar, um Bankberater bei einem Banktermin davon zu überzeugen, dir beziehungsweise deinem StartUp einen Kredit einzuräumen. Zudem kannst du mit einer sauberen Umsatzprognose Investoren leichter davon überzeugen, in dein Unternehmen zu investieren.

Wichtig: Allein betrachtet sagt deine Umsatzplanung noch wenig aus. In Kombination mit anderen Größen wie etwa dem Gewinn, den Kosten, dem Cashflow oder der Cash-Burn-Rate, bildet die Umsatzprognose die Basis für wichtige KPIs deines Unternehmens.

Umsatzprognose: Excel-Vorlagen für die Umsatzplanung

Die Umsatzplanung ist ein Baustein der Finanzplanung. Die wiederum ist ein Baustein deines Businessplans. Daher sind viele kostenlose Vorlagen für die Umsatzprognose ein Bestandteil einer größer angelegten Planung.

So bieten die Senioren der Wirtschaft eine Gratis-Finanzplanungstabelle im Excel-Format an. Im Reiter „Umsatz / Sales“ kannst du deine Umsatzplanung durchführen.

> Download: Muster für die Finanz- & Umsatzplanung

Auch Microsoft hat eine kostenfreies Muster für die Umsatzprognose in petto. Dieses richtet sich speziell an den Vertrieb, weshalb hier unter anderem die Sales-Phasen erfasst werden.

> Download: Umsatzprognose – kostenlose Excel-Vorlage

Nicht kostenlos, aber erschwinglich: Die Excel-Vorlage von Controlling-Portal.de ist zwar kostenpflichtig, sie punktet dafür mit einem praktischen Soll-/Ist-Vergleich. Der hilft dir dabei, den Überblick über deine Umsatzprognosen und der realen Umsatzentwicklung zu behalten.

> Download: Umsatzplanung-Vorlage zum Kaufen

Spezialfall: Umsatzplanung für ein Café/Restaurant

Du möchtest ein Café, Bistro oder Restaurant eröffnen? Dann benötigst du auf jeden Fall eine detaillierte Umsatzplanung, bei der du unter anderem Kundenströme, die Anzahl der verkauften Getränke und Speisen sowie die Auslastung deines Ladens bedenkst.

All das und noch mehr bietet die folgende, kostenpflichtige Vorlage:

> Zur Vorlage: Professionelle Restaurant-Umsatzplanung*

Eine Umsatzplanung mit Excel umsetzen: So geht’s

Du möchtest keine Vorlage nutzen, sondern deine ganz eigene Umsatzprognose mit Excel oder einem ähnlichen Programm erstellen? Diese kurze Anleitung für Anfänger erklärt dir, wie das geht:

Schritt 1: Excel vorbereiten

• Programm öffnen
  Starte Google Sheets, Microsoft Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm deiner Wahl.
• Erstelle ein neues Arbeitsblatt
  … und klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen des Arbeitsblattes unten (standardmäßig „Tabelle1“). Wähle „Umbenennen“ und Gib einen passenden Namen ein, beispielsweise „Umsatzplanung 2024“.

Schritt 2: Grundstruktur festlegen

• Zeitachse definieren
  Entscheide, ob deine Umsatzplanung monatlich, quartalsweise oder jährlich sein soll. In die erste Zeile (A1, B1, C1, etc.) trägst du die entsprechenden Zeiträume ein, zum Beispiel „Januar“, „Februar“, „März“ und so weiter.
• Umsatzkategorien definieren
  In der ersten Spalte unterhalb der Zeitachse (A2, A3, A4, etc.) listest du deine verschiedenen Umsatzkategorien oder Produkte/Dienstleistungen auf.

Schritt 3: Daten eintragen

• Umsatzerlöse schätzen
  Tippe deine geschätzten, monatlichen Umsatzerlöse für jede Kategorie beziehungsweise für jedes Produkt oder jede Dienstleistung in die entsprechenden Zellen ein.
• Variable Kosten einplanen
  Wenn du möchtest, kannst du unter deinen Umsatzerlösen eine Zeile für die variablen Kosten jeder Kategorie hinzufügen, um eine genauere Vorstellung von deinem Nettoumsatz zu bekommen.

Schritt 4: Berechnungen durchführen

• Summen bilden
  Am Ende deiner Tabelle kannst du Summen für jede Spalte (jeden Monat) und jede Zeile (Kategorie/Produkte/Dienstleistungen) bilden. Verwende hierfür die SUMME-Funktion.
• Prognosen visualisieren
  Excel & Co. bieten dir die Möglichkeit, deine Daten zu visualisieren. Markiere deine Umsatzzahlen und wähle im Menü „Einfügen“ eine Diagramm-Art aus – beispielsweise ein Liniendiagramm, um Trends aufzuzeigen.

Umsatzprognose erstellen: Ein Beispiel

Dir ist das alles bislang zu theoretisch gewesen? Kein Problem – hier ein praktisches Beispiel für eine Umsatzplanung.

Die Ausgangslage

In diesem Beispiel gehen wir die Umsatzplanung für ein fiktives Unternehmen durch, das drei verschiedene Produkte anbietet: Kerzen, Seifen und Duftöle.

Die Planung erstreckt sich über das erste Geschäftsjahr mit dem Ziel, den erwarteten monatlichen Umsatz für jedes Produkt zu kalkulieren. Die Umsatzprognose berücksichtigt unterschiedliche Preisgestaltungen und Absatzmengen.

Wir nehmen auch an, dass bestimmte Monate aufgrund saisonaler Einflüsse oder Feiertage höhere Verkäufe generieren.

Tabellen planen

Die Tabelle wird so strukturiert, dass die Monate horizontal in der ersten Zeile und die Produkte vertikal in der ersten Spalte aufgeführt werden. Für jedes Produkt werden die geschätzten Verkaufszahlen und der Gesamtumsatz pro Monat berechnet.

Spaltenüberschriften:

• • A: Produkt
  • B-H: Januar bis Dezember (Monate)

Zeilen:

• • Zeile 1: Monate
  • Zeile 2-4: Produkte (Kerzen, Seifen, Duftöle)

Formeln:

• • Ab Zeile 2 verwenden wir für jedes Produkt und jeden Monat Formeln, um den Gesamtumsatz zu berechnen.
  • Angenommen, der Verkaufspreis und die verkauften Einheiten sind bekannt, dann könnte eine solche Formel lauten: Verkaufte Einheiten * Verkaufspreis

Tabellen umsetzen

Das Umsatzprognose-Beispiel zeigen den Gesamtumsatz pro Monat für jedes Produkt, basierend auf den angenommenen Verkaufszahlen und Verkaufspreisen. Der Umsatz variiert monatlich, was saisonale Schwankungen und potentielle Verkaufsspitzen widerspiegelt.

Produkt	Jan	Feb	Mär	Apr	Mai	Jun	Jul	Aug	Sep	Okt	Nov	Dez
Kerzen	2.000	2.200	2.400	2.200	2.000	1.800	1.800	1.800	2.000	2.200	2.400	3.000
Seifen	1.500	1.600	1.700	1.600	1.500	1.400	1.400	1.400	1.500	1.600	1.700	2.000
Duftöle	1.500	1.800	2.100	1.800	1.500	1.200	1.200	1.200	1.500	1.800	2.100	2.400

Gar nicht so schwer, oder?

Essentielle Tipps für die Erstellung deiner Umsatzprognose

Das Erstellen der Umsatzprognose ist nicht so einfach, wie du es dir vielleicht vorstellst. Beherzige folgende Ratschläge, um besser voran zu kommen:

Setze dir realistische Ziele
Stelle sicher, dass deine Umsatzziele wirklich erreichbar sind. Es ist zwar wichtig, sich selbst herauszufordern; aber es ist auch wichtig, sich nicht zu übernehmen.

Setze auf erprobte Ziele
Wenn du bereits ein laufendes Unternehmen hast, dann nutze die vergangenen Leistungen als Basis für deine Umsatzprognose. Berücksichtige Faktoren wie Wachstum, Saisonalität und andere Trends, die in der Vergangenheit eine Rolle gespielt haben.

Sei vorausschauend
Berücksichtige zukünftige Entwicklungen und Veränderungen in deiner Branche bei der Umsatzplanung. Stelle sicher, dass du auf Veränderungen reagieren und deine Pläne entsprechend anpassen kannst.

Erstelle einen detaillierten Plan
Lege eine Umsatzplanung an, die deine Umsatzstrategie, Umsatztaktiken und Umsatzziele enthält. So erhältst du eine individuelle Prognose.

Bedenke das Wachstum
Berücksichtige bei deinen Plänen, dass sich der Umsatz selten gleichmäßig entwickelt. Üblicherweise wirst du in den ersten Monaten noch langsam wachsen, bis sich positive Faktoren wie Stammkunden, Empfehlungen und ein steigender Bekanntheitsgrad bemerkbar machen.

Bleibe flexibel
Sei bereit, deine Pläne anzupassen, wenn sich die Umstände ändern. Und sei ebenso offen für neue Ideen und Möglichkeiten, um deine Umsatzziele zu erreichen.

Beobachte deine Fortschritte
Überwache regelmäßig deine Fortschritte und analysiere, ob du deine Umsatzziele erreichst. Stelle sicher, dass du die richtigen Maßnahmen ergreifst, um deine Umsatzziele zu erreichen oder anzupassen, wenn sich die Umstände ändern.

Weitere gute Tipps für die Erstellung deiner Umsatzprognose und Umsatzplanung liefert dir dieses Tutorial-Video:

Bilder: Freepik, Controllingportal