Darf man Excel zur Buchhaltung nutzen? Ist das in Ordnung fürs Finanzamt?

Microsoft Excel kannst du vielseitig einsetzen. Doch gilt es als “legal”, damit die einfache und doppelte Buchführung zu machen?

Hinweis: Bei diesem Beitrag handelt es sich um keine Rechtsberatung!

Einfache oder doppelte Buchführung mit Excel?

Wenn du selbstständig bist und die Kleinunternehmerregelung nutzt, fällt deine Buchhaltung in der Regel recht einfach aus. Du musst zum Beispiel keine Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) auf deinen Rechnungen angeben und das Verrechnen der Vorsteuer fällt damit weg.

Auch bei StartUps, die schon einen ordentlichen Umsatz erwirtschaften, kann die Buchhaltung simpel sein. Wenn du und dein Team keine komplexen Eingänge und Ausgänge habt, lässt sich der “Papierkram” flink erledigen.

Somit liegt es in beiden Fällen nahe, die einfache Buchführung oder die doppelte Buchführung mit Excel zu erledigen. Immerhin gibt es dafür zahlreiche Muster im Internet, welche dir die Arbeit erleichtern.

Buchführung mit Excel: Was sind die Vorteile?

Du möchtest Excel für deine Buchhaltung nutzen? Das ist theoretisch eine gute Idee. Hier die wichtigsten Vorteile:

Kosten
Viele Unternehmen, egal ob klein oder groß, nutzen das Office-Paket von Microsoft. Hierin ist Excel enthalten. Das bedeutet, es fallen keine zusätzlichen Kosten für eine Buchhaltungssoftware an. Für Solo-Selbstständige und StartUps, die ihre Betriebskosten niedrig halten möchten, ist dies ein erheblicher Vorteil.

Kenntnisse
Die meisten Menschen können grundsätzlich mit Excel und ähnlichen Tabellenkalkulationsprogrammen umgehen, da sie die Bedienung in der Schule, in der Ausbildung, beim Studium oder in einem vorherigen Job gelernt haben. Ist das bei dir auch so? Dann benötigst du keine lange Einarbeitungszeit, wenn du Excel für deine Buchhaltung nutzen möchtest.

Flexibilität
Excel-Tabellen können genau nach deinen Bedürfnissen angepasst werden. Du hast somit die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die speziell auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind – sei es für die Einnahmen- und Ausgabenverfolgung, die Erstellung von Finanzberichten oder die Budgetierung.

Analysewerkzeuge
Excel bietet umfangreiche Funktionen für die Datenanalyse, einschließlich Pivot-Tabellen, Formeln und Funktionen. Diese ermöglichen es dir, tiefe Einblicke in die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Datenaustausch
Excel kann Daten aus verschiedenen Quellen importieren und exportieren, was die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen und Systemen erleichtert.

Unterstützung
Da das Microsoft-Programm weit verbreitet ist, gibt es viele Anleitungen, Tutorials und kostenlose Excel-Vorlagen für Selbstständige und Unternehmen im Internet. Sie helfen dir, deine buchhalterische Prozesse zu optimieren.

Was sind die Nachteile von Excel für die Buchhaltung?

Die Nutzung von Excel für Buchhaltungszwecke, obwohl sie für viele kleinere Unternehmen und Freelancer attraktiv sein kann, bringt auch einige Nachteile mit sich. Das sind die wesentlichen Negativpunkte:

Fehleranfälligkeit
Einer der größten Nachteile von Excel ist die hohe Fehleranfälligkeit, besonders bei manueller Dateneingabe. Kleine Fehler, wie das Vertippen einer Zahl oder das falsche Kopieren von Formeln, können zu großen Fehlern in der Buchhaltung führen, die schwer zu identifizieren und zu korrigieren sind.

Starrheit
Im Vergleich zu einer spezialisierten Buchhaltungssoftware bietet Excel nur begrenzte Möglichkeiten zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Transaktionsimport, Kontenabgleich oder Steuerberechnungen. Dies kann zu einem erhöhten Zeitaufwand für routinemäßige Buchhaltungsaufgaben führen.

Skalierungshemmnis
Excel kann für kleine Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Transaktionen geeignet sein. Aber mit dem Wachstum deines Unternehmens und der Zunahme der finanziellen Aktivitäten kann die Verwaltung der Buchhaltung in Excel schnell unübersichtlich und komplex werden.

Sicherheitsrisiken
Obwohl Excel-Dateien mit Passwörtern geschützt werden können, entspricht die Sicherheit nicht dem Niveau, das moderne Buchhaltungssoftware bietet – insbesondere in Bezug auf Datensicherung und Schutz vor Cyberangriffen.

Konnektivitätsmängel
Mit Excel kannst du Daten aus verschiedenen Quellen importieren und exportieren. Doch es fehlt nativ die Möglichkeit, andere Systeme anzubinden, um beispielsweise Kontodaten und Kundeninformationen auszutauschen.

Warum solltest du deine Buchhaltung nicht mit Excel machen?

Ja, im Web findest du viele praktische und auch kostenlose Excel-Vorlagen. Doch das heißt nicht, dass du diese immer nutzen darfst, um damit deine Buchführung zu erledigen!

Denn das Finanzamt erkennt vielleicht deine Excel-Buchführung bei einer Prüfung nicht an. “Der Grund ist, dass sich Daten und Werte einfach manipulieren lassen, ohne, dass das jemand nachvollziehen kann”, erklärt die Website Buchhaltungssoftware.online.

In der Fachsprache heißt das, deine Buchungen und Angaben sind nicht revisionssicher. Du oder eine andere Person könnten jederzeit Einträge zu deinen Gunsten verändern. Das wäre Steuerbetrug!

Was hat Excel mit den GoBD zu tun?

Das deutsche Bundesfinanzministerium hat Ende 2014 die sogenannten GoBD verabschiedet, die seit Januar 2015 verbindlich gelten. Die Abkürzung GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die Grundsätze setzen die Rahmenbedingungen für die elektronische Archivierung von Dokumenten. Dazu gehört beispielsweise, dass deine Aufzeichnungen in der Buchhaltung vollständig und nachvollziehbar sein müssen. Und dass du deine Daten, die “Bücher”, so ablegen musst, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können.

Für wen gelten die GoBD?

“Von der neuen Regelung sind alle Unternehmer und Selbstständigen betroffen – gleichgültig ob Kleinstbetrieb oder Großkonzern”, stellt Lexoffice.de klar. Somit ist es egal, ob du ein selbstständiger Kleinunternehmer bist oder ein StartUp mit Dutzenden Angestellten leitest: Wenn du trotzdem deine Buchführung nur mit dem Microsoft-Programm durchführst, könnte das ein Verstoß gegen die GoBD sein. Und damit riskierst du großen Ärger!

Im Zweifelsfall erkennt dein Finanzamt deine Bücher nicht an und fordert hohe Nachzahlungen. Oder es verhängt als Strafe hohe Bußgelder gegen dich und dein Unternehmen. Willst du das?

Allerdings: Es gibt auch eine Grauzone. Zum Beispiel kann Abgabenordnung § 146 Absatz 5 so ausgelegt werden, dass Excel-Dateien zur Buchführung doch geeignet sind.

Wie umgehst du den Ärger mit dem Finanzamt?

Zum einen solltest du dir eine ordentliche Software für die Buchhaltung anschaffen. Das kann ein Download-Programm oder ein Online-Tool sein. Bekannte Anbieter sind zum Beispiel Sevdesk, Billomat, Sage, Lexware und Debitoor.

Mit dieser Buchhaltungssoftware kannst du unter anderem Angebote erstellen, korrekte Rechnungen schreiben, Belege erfassen, deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen durchführen, dein Geschäftskonto verwalten und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Alle modernen Programme zur Buchführung arbeiten GoBD-konform, indem Sie die Daten sicher speichern und keine Manipulationen erlauben.

Zum anderen solltest du darüber nachdenken, zusätzlich einen Steuerberater zu engagieren. Er gibt dir beispielsweise Tipps zur korrekten Erfassung und Verbuchung der verschiedenen Posten. Und auch er wird dir dringend davon abraten, deine Buchhaltung mit Excel durchzuführen!

Fazit

Ist es heutzutage eine gute Idee, nur Excel zur Buchführung zu nutzen? Jein. Es gibt einige Dinge, die dagegen sprechen. Deshalb kann es besser sein, wenn du ein professionelles Programm zur Buchhaltung einsetzt.

Bilder: Freepik, Lexware