Wenn du eine GmbH gründen willst, dann fallen die ersten Betriebsausgaben oft schon vorher an. Mit diesen Tipps bekommst du die Kosten richtig erstattet.
Sind die Gründungskosten einer GmbH eine Betriebsausgabe?
Frank sitzt mit gerunzelter Stirn an seinem Schreibtisch. Denn bald will er eine GmbH gründen und die Kosten dafür richtig abrechnen. Dabei stellen sich ihm viele Fragen.
Zum Beispiel: Kann er die Kosten für die GmbH-Gründung als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen? Wie müssen die Gründungskosten verbucht werden? Und was gibt es sonst noch zu beachten?
Geht es dir wie Frank? Kein Problem – die Antworten bekommst du hier!
Zuerst GmbH gründen, dann Rechnungen bezahlen
Die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz: GmbH, beginnt mit einer notariellen Beurkundung. Dann eröffnest du ein Geschäftskonto, auf das alle Gesellschafter ihren Anteil an der Stammeinlage einzahlen. Nach erfolgter Einzahlung kann die Rechtsform beim Handelsregister angemeldet werden.
In der Anmeldung zum Handelsregister versicherst du als Geschäftsführer, dass das eingezahlte Stammkapital der Gesellschaft zur freien Verfügung steht. Hat die Gesellschaft schon vor der Anmeldung Rechnungen erhalten, gibt es Forderungen auf das Stammkapital – und es steht eben nicht mehr zur freien Verfügung.
Daher wartest du am besten bis nach der Eintragung in das Handelsregister ab, bevor Rechnungen für Betriebsausgaben an die Gesellschaft direkt gestellt werden.
Wie viel Stammkapital muss man bei einer GmbH-Gründung einzahlen?
Bei der Gründung einer GmbH in Deutschland muss ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro aufgebracht werden. Dieses Kapital bringt man in Form von Bargeld oder Sacheinlagen ein. Bei der Anmeldung zum Handelsregister muss mindestens die Hälfte des Stammkapitals, also 12.500 Euro, eingezahlt sein, wenn das Stammkapital insgesamt 25.000 Euro beträgt.
Das Stammkapital lässt sich auf die verschiedenen Gründer oder Gesellschafter verteilen. Jeder Gesellschafter übernimmt dabei einen Teil der Einlage, den sogenannten Geschäftsanteil, den man im Gesellschaftsvertrag festhält. Die Verteilung richtet sich nach der individuellen Vereinbarung der Gesellschafter.
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Wie rechnet man die Vorabkosten der GmbH-Gründungen ab?
Eine gute Frage. Denn mit der Gründung einer GmbH sind meist erste Kosten verbunden, die schon vor der Eintragung ins Handelsregister anfallen. Wie musst du damit umgehen?
Ganz einfach: Die GmbH erstattet dir die Kosten nach dem offiziellen Start. Auch wenn du später einmal Betriebsausgaben privat auslegst, solltest du folgendermaßen vorgehen:
Schritt 1 | Quittungen aufbewahren
Achte darauf, dass du eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung für die Betriebsausgabe erhältst. Das bedeutet, dass der Zweck der Betriebsausgabe so beschrieben sein sollte, dass die betriebliche Veranlassung offensichtlich ist.
Schritt 2 | Korrekte Namensangabe
Vor der Eintragung ins Handelsregister sollten die Rechnungen auf deinen Namen ausgestellt sein. Außerdem muss die Umsatzsteuer ausgewiesen sein, damit die GmbH später die Vorsteuer geltend machen kann.
Welche Vorgaben gibt es bei der Benennung einer GmbH zu beachten?
Bei der Benennung einer GmbH muss der Name unterscheidungskräftig sein und darf nicht zu Verwechslungen mit bereits existierenden Firmennamen führen. Der Unternehmensname darf keine irreführenden Angaben enthalten, die über die Art, die Verhältnisse oder die wirtschaftliche Bedeutung der Gesellschaft täuschen könnten.
Den GmbH-Name kannst du nach den Namen der Gesellschafter (Personenfirma) oder nach dem Unternehmensgegenstand (Sachfirma) auswählen. Aber es muss der Rechtsformzusatz „GmbH“ eindeutig im Namen enthalten sein. Die endgültige Firmierung beschließt ihr im Rahmen der Gesellschafterversammlung und haltet sie im Gesellschaftsvertrag sowie im Handelsregister fest.
Schritt 3 | Grund benennen
Du machst auf dem Beleg einen Vermerk, dass es sich um eine Auslage handelt. Beispielsweise so: „Auslage Gesellschafter A”. Dann kann die Buchhaltung das später korrekt auf das Gesellschafterverrechnungskonto buchen. Falls die betriebliche Veranlassung nicht eindeutig ersichtlich ist, machst du auch dazu einen erläuternden Vermerk.
Schritt 4 | Ordentliche Ablage
Nach der Eintragung in das Handelsregister reichst du die Belege mit den zugehörigen Vermerken ein. Das heißt, du übergibst sie an die GmbH beziehungsweise an die Person, die sich bei euch um die Finanzen kümmert. Wenn du diese Person bist, heftest oder speicherst du die Belege dort ab, wo auch alle anderen Rechnungen und Belege der GmbH zu finden sind.
Schritt 5 | Erstattung der Auslage
Du kannst den Bruttobetrag der verauslagten Betriebsausgaben, also inklusive der Umsatzsteuer, von der GmbH an dein Privatkonto überweisen. Vorausgesetzt natürlich, die GmbH hat schon ein Geschäftskonto, das entsprechend kapitalisiert ist. Falls du dir die Erstattung nicht gleich auszahlst, wird der Betrag als Guthaben auf deinem Gesellschafterverrechnungskonto verbucht.
Was ist ein Gesellschafterverrechnungskonto?
Ein Gesellschafterverrechnungskonto ist ein buchhalterisches Konto, das die finanziellen Transaktionen zwischen der GmbH und einem oder mehreren ihrer Gesellschafter dokumentiert. Dies kann Zahlungen des Gesellschafters für die GmbH, Darlehen an die GmbH oder nicht ausbezahlte Gehälter umfassen.
Das Verrechnungskonto kann zum Beispiel sowohl Forderungen der GmbH gegenüber dem Gesellschafter als auch Verbindlichkeiten des Gesellschafters gegenüber der GmbH ausweisen. Und das spezielle Konto dient der Verbuchung von Auslagen des Geschäftsführers oder anderer Gesellschafter, die sie für die GmbH tätigen.
Schritt 6 | USt-Voranmeldung durchführen
Mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung wird die Vorsteuer auf die eingereichten Betriebsausgaben geltend gemacht. Du solltest dabei penibel sein und auf die korrekte Einhaltung achten – auch bei deinen Mitgründern, falls du welche hast. Diese Erstattungen für die Kosten vor Gründung werden bei der nächsten Betriebsprüfung oder bei einer Insolvenz der Gesellschaft genau geprüft.
Wie oft gibt es Betriebsprüfungen bei GmbH-Unternehmen?
Als Gründer einer GmbH solltest du wissen, dass Betriebsprüfungen nicht nach einem festen Zeitplan stattfinden. Große Unternehmen erleben diese Prüfungen oft regelmäßig und häufiger, während das Finanzamt kleinere Unternehmen seltener prüft.
Ob und wann eine Betriebsprüfung stattfindet, entscheiden die Finanzamt-Mitarbeiter anhand verschiedener Faktoren. Dazu gehören unter anderem die Unternehmensgröße, der Umsatz der GmbH und eventuelle Unregelmäßigkeiten in der Buchführung.
Abseits davon gilt: Auch StartUps können schon früh geprüft werden. Es ist also wichtig, dass du deine Unterlagen immer ordentlich führst und auf eine mögliche Prüfung vorbereitet bist!
Warum dieser ganze Aufwand?
Grund dafür ist, dass du der GmbH gerade deine Stammeinlage überwiesen hast, die der Gesellschaft frei und uneingeschränkt zur Verfügung stehen soll. Doch jetzt muss ein Teil der Stammeinlage als Kosten vor Gründung an dich zurückerstattet werden.
Das ist grundsätzlich kein Problem, wenn es sich wirklich um Betriebsausgaben handelt und du korrekt vorgegangen bist. Falls Betriebsprüfung oder Insolvenzverwaltung dies später anzweifeln, kann es sein, dass du die erstatteten Ausgaben zurückzahlen musst.
Was gilt bei GmbHs als Betriebsausgabe?
Wenn du eine GmbH leitest, sind Betriebsausgaben alle Kosten, die du für den Betrieb deiner Firma hast. Dazu zählen zum Beispiel die Gehälter deiner Mitarbeiter, die Miete für Geschäftsräume, Kosten für Materialien und Ausrüstung sowie Ausgaben für Fahrzeuge und deren Unterhalt. Auch Marketingkosten, Beratungsgebühren und Versicherungen zählen dazu. Wichtig ist, dass diese Ausgaben notwendig sein müssen, um dein Geschäft zu betreiben und Gewinne zu erzielen.
Was kostet eigentlich eine GmbH-Gründung?
Die Kosten einer GmbH-Gründung setzen sich aus verschiedenen Positionen zusammen:
Notarkosten
Für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und die Anmeldung im Handelsregister fallen Notargebühren an. Diese variieren je nach Umfang der Gründung, liegen aber in der Regel bei mindestens 500 Euro.
Stammkapital
Wie gesagt, müssen du und deine Mitgründer oder Gesellschafter ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro aufbringen. Dieses Kapital muss nicht sofort vollständig eingezahlt werden, es reichen für den Start 12.500 Euro aus.
Handelsregistergebühren
Bei der GmbH-Gründung entstehen Gebühren für die Eintragung des Unternehmens ins Handelsregister. Diese Gebühren belaufen sich auf einige hundert Euro.
Gewerbeanmeldung
Die Kosten für die Anmeldung eines Gewerbes sind vergleichsweise gering und variieren je nach Gemeinde. In der Regel zahlst du deutlich unter 100 Euro für deine Gewerbeanmeldung.
Beratungskosten
Kosten für Rechtsanwälte oder Steuerberater können insbesondere bei komplexen Gründungen oder speziellen Fragen anfallen. Diese gehen in die Hunderte oder gar Tausende Euro. Deshalb gilt das alte Motto: Keep it Simple!
Laufende Kosten
Direkt nach der Gründung entstehen laufende Kosten für den Betrieb der GmbH. Dazu gehören zum Beispiel Ausgaben für Buchhaltung, Versicherungen sowie für (eventuell) Büromiete und Mitarbeiter. Diese Kostenblöcke muss du unbedingt in deinem Businessplan und Finanzplanung berücksichtigen.
Fazit
Die Gründung einer GmbH ist alles andere als billig. Vor, während und nach der Gründung fallen sofort zahlreiche Kosten an. Daher sollte der Schritt zur Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung gut überlegt sein. Vielleicht reicht für den Anfang auch eine UG oder eine andere günstige StartUp-Rechtsform?
Wenn du aber fest davon überzeugt bist, eine GmbH zu gründen, musst du deine Ausgaben ordentlich verwalten und aufzeichnen. Sonst riskierst du Ärger mit dem Finanzamt. Oder du schlitterst schneller in die Insolvenz, als dir lieb ist, weil der Cashflow zu schlecht ist.
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