GmbH - Kosten vor der Gründung richtig abrechnen (Bild: Freepik)

GmbH-Gründung: Wie du mit den Kosten vor dem offiziellen Start richtig umgehst

  • Letztes Update:4 Monaten 
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Wenn du eine GmbH gründen willst, dann fallen die ersten Betriebsausgaben oft schon vorher an. Mit diesen Tipps bekommst du die Kosten richtig erstattet.

Ein Gastbeitrag von Alexander Keck / Unternehmergold

Zuerst GmbH gründen, dann Rechnungen bezahlen

Die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz: GmbH, beginnt mit einer notariellen Beurkundung. Dann eröffnest du ein Geschäftskonto, auf das alle Gesellschafter ihren Anteil an der Stammeinlage einzahlen. Nach erfolgter Einzahlung kann die Rechtsform beim Handelsregister angemeldet werden.

In der Anmeldung zum Handelsregister versicherst du als Geschäftsführer, dass das eingezahlte Stammkapital der Gesellschaft zur freien Verfügung steht. Hat die Gesellschaft schon vor der Anmeldung Rechnungen erhalten, gibt es Forderungen auf das Stammkapital – und es steht eben nicht mehr zur freien Verfügung.

Daher wartest du am besten bis nach der Eintragung in das Handelsregister ab, bevor Rechnungen für Betriebsausgaben an die Gesellschaft direkt gestellt werden.

Wie rechnet man die Vorabkosten der GmbH-Gründungen ab?

Eine gute Frage. Denn mit der Gründung einer GmbH sind meist erste Kosten verbunden, die schon vor der Eintragung ins Handelsregister anfallen. Wie musst du damit umgehen?

Ganz einfach: Die GmbH erstattet dir die Kosten nach dem offiziellen Start. Auch wenn du später einmal Betriebsausgaben privat auslegst, solltest du folgendermaßen vorgehen:

Schritt 1 | Quittungen aufbewahren

Achte darauf, dass du eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung für die Betriebsausgabe erhältst. Das bedeutet, dass der Zweck der Betriebsausgabe so beschrieben sein sollte, dass die betriebliche Veranlassung offensichtlich ist.

Schritt 2 | Korrekte Namensangabe

Vor der Eintragung ins Handelsregister sollten die Rechnungen auf deinen Namen ausgestellt sein. Außerdem muss die Umsatzsteuer ausgewiesen sein, damit die GmbH später die Vorsteuer geltend machen kann.

Schritt 3 | Grund benennen

Du machst auf dem Beleg einen Vermerk, dass es sich um eine Auslage handelt. Beispielsweise so: Auslage Gesellschafter A”. Dann kann die Buchhaltung das später korrekt auf das Gesellschafterverrechnungskonto buchen. Falls die betriebliche Veranlassung nicht eindeutig ersichtlich ist, machst du auch dazu einen erläuternden Vermerk.

Schritt 4 | Ordentliche Ablage

Nach der Eintragung in das Handelsregister reichst du die Belege mit den zugehörigen Vermerken ein. Das heißt, du übergibst sie an die GmbH bzw. an die Person, die sich bei euch um die Finanzen kümmert. Wenn du diese Person bist, heftest oder speicherst du die Belege dort ab, wo auch alle anderen Rechnungen und Belege der GmbH zu finden sind.

Schritt 5 | Erstattung der Auslage

Du kannst den Bruttobetrag der verauslagten Betriebsausgaben, also inklusive der Umsatzsteuer, von der GmbH an dein Privatkonto überweisen. Vorausgesetzt natürlich, die GmbH hat schon ein Geschäftskonto, das entsprechend kapitalisiert ist. Falls du dir die Erstattung nicht gleich auszahlst, wird der Betrag als Guthaben auf deinem Gesellschafterverrechnungskonto verbucht.

Schritt 6 | USt-Voranmeldung durchführen

Mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung wird die Vorsteuer auf die eingereichten Betriebsausgaben geltend gemacht. Du solltest dabei penibel sein und auf die korrekte Einhaltung achten – auch bei deinen Mitgründeren, falls du welche hast. Diese Erstattungen für die Kosten vor Gründung werden bei der nächsten Betriebsprüfung oder bei einer Insolvenz der Gesellschaft genau geprüft.

Warum dieser ganze Aufwand?

Grund dafür ist, dass du der GmbH gerade deine Stammeinlage überwiesen hast, die der Gesellschaft frei und uneingeschränkt zur Verfügung stehen soll. Doch jetzt muss ein Teil der Stammeinlage als Kosten vor Gründung an dich zurückerstattet werden.

Das ist grundsätzlich kein Problem, wenn es sich wirklich um Betriebsausgaben handelt und du korrekt vorgegangen bist. Falls Betriebsprüfung oder Insolvenzverwaltung dies später anzweifeln, kann es sein, dass du die erstatteten Ausgaben zurückzahlen musst.

Hinweis: Dieser Beitrag ist ein leicht abgeänderter Auszug aus dem Buch „GmbH gründen – Alles, was du wissen musst„*.


Über den Autor:

Alexander Keck ist Unternehmer und Autor der Bestseller „Weniger Steuern & mehr Vermögen“ und „GmbH gründen“. Auf seiner Seite www.unternehmergold.de zeigt er frisch gebackenen Unternehmern, wie sie dauerhaft Steuern sparen und schneller Vermögen aufbauen.


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