Weniger Stress im Daily Business: Darum brauchst du eine HR-Software

Um Zeit zu sparen und Ärger zu vermeiden, solltest du mit einer HR-Software die wichtigsten Personaldaten deiner Mitarbeiter zentral verwalten. Das sind die Vorteile.

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Mit der Teamgröße wachsen die Herausforderungen

Geschäftsführung, Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb: Ist dein StartUp noch jung, bist du höchstwahrscheinlich für mehrere Aufgabengebiete gleichzeitig zuständig. Wächst dein Unternehmen und dein Team, gilt es, Strukturen zu schaffen. Damit einher geht auch eine Professionalisierung von Tätigkeiten. Das ist einerseits wichtig, um nicht im Chaos unter zu gehen. Andererseits musst du dich unter anderem an Vorgaben des Gesetzgebers und des Finanzamtes halten.

Ein Bereich, der unbedingt astrein gemanagt werden sollte, ist Human Resources (HR). Denn deine Mitarbeiter möchten jeden Monat ihren Lohn erhalten, Überstunden abfeiern oder ihre Tätigkeiten ganz flexibel im Home Office erledigen. Zudem musst du dich um die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern kümmern und die Neulinge richtig “onboarden”. Das alles frisst Zeit und Energie – besonders wenn du es nicht richtig machst.

Warum du deine HR-Tätigkeiten verbessern solltest

Um all diese HR-Aufgaben zu managen, behelfen sich viele Gründer mit Workarounds. Da werden Arbeitszeiten auf Stundenzetteln notiert, Urlaubszeiten in Excel eingetragen und Absprachen nur mündlich vereinbart.

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So etwas kann über Monate oder gar Jahre funktionieren – doch irgendwann rächt sich die Flickschusterei. Dann gibt es Beschwerden von deinen Mitarbeitern, Stress mit dem Finanzamt oder Ärger mit den Sozialversicherungen. Unter all dem kann das Image deines StartUps schwer leiden, was beispielsweise das Anwerben von neuen, dringend benötigten Fachkräften erschwert.

Das bedeutet, ab einem gewissen Punkt musst du dein Personalmanagement professionell betreiben. Es führt kein Weg daran vorbei!

Wie betreibt man ein professionelles HR-Management?

Ganz einfach: Mit den richtigen Tools. Doch auch hier gilt es, keine Flickschusterei zu betreiben. Wenn du für jede Tätigkeit ein einzelnes Programm nutzt, wendest du viel Zeit in manuelle Tätigkeiten wie das Übertragen von Daten auf. Das erhöht auch die Wahrscheinlichkeit für Fehler.

Setzt du auf mehrere Silo-Lösungen, musst du dich in jedes Programm einarbeiten, Neuerungen verfolgen und seine individuellen Macken hinnehmen. Im schlimmsten Fall herrscht das gleiche Chaos wie vorher – nur nun digital statt analog. Willst du das? Sicherlich nicht.

Sinnvoller ist es, eine HR-Software für alles zu verwenden – wie Factorial. Hiermit hast du wichtige Funktionen wie

• • Bewerbermanagement
  • Onboarding
  • Personalakte
  • Zeiterfassung
  • Urlaubsplanung
  • Gehaltsabrechnungen
  • Performance-Auswertungen

und mehr in einem Programm. Da Factorial in der Cloud läuft, kannst du jederzeit von überall aus darauf zugreifen – zum Beispiel über deinen PC im Büro oder unterwegs von deinem Smartphone.

Das sind die Vorteile einer HR-Software

Ein paar Vorteile haben wir dir schon genannt. Hier eine Übersicht, welche Pluspunkte eine Software für Human-Resources-Management noch mit sich bringt:

• • Zentrale Verwaltung wichtiger HR-Dokumente
  • Detaillierte Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Funktion, mit der alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen können
  • Leichte Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlauben und mehr
  • Bewerbermanagement über ein ATS (Applicant Tracking System), in dem bspw. Stellenangebote und Bewerbungen erfasst werden
  • Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch einen optimierten Onboarding-Prozess
  • Leistungsbeurteilung durch ein integriertes Performance-Management

Welche Anforderungen muss eine HR-Software erfüllen?

Jedes Unternehmen hat ganz individuelle Anforderungen an ein Programm zur Verwaltung der Personalaufgaben. Doch diese Mindestanforderungen sollte eine moderne HR-Software erfüllen:

• • Employee-Self-Services
    Mitarbeiter können viele Prozesse wie Urlaubsbeantragung, Zeiterfassung oder Änderung von persönlichen Daten selbstständig ausführen.
  • Datenschutz
    Eine HR-Software muss die DSGVO erfüllen! Das ist besonders wichtig, da persönliche Daten der Mitarbeiter und des Unternehmens gespeichert werden.
  • Ständige Updates
    Eine Software sollte vom Hersteller immer weiterentwickelt und beispielsweise an neue Gesetzesvorgaben angepasst werden. Zudem sorgen regelmäßige Updates für Verbesserungen und neue Funktionen.
  • Schnittstellen (APIs)
    Das HR-Programm sollte die Möglichkeit besitzen, andere Tools zu integrieren oder mit ihnen Daten auszutauschen.
  • Überall nutzbar
    Eine zeitgemäße Software fürs Personalmanagement sollte auf dem Desktop-Computern wie auch auf Smartphones (zum Beispiel als App) laufen.
  • Rollen und Berechtigungen
    Damit kann man festlegen, wer im System Zugriff auf welche Daten und Aktionen hat.
  • Benutzerfreundlichkeit
    Alle, die mit der Software arbeiten (beispielsweise Personaler und Mitarbeiter), sollten schnell und einfach verstehen, wie man das Programm bedient. Lange Einarbeitungszeiten sind ein No-Go!
  • Nice to have
    Eine Möglichkeit für digitale Signaturen – zum Beispiel für Verträge. Ein guter Weg, um das papierlose Office zu ermöglichen.

Fazit

StartUps müssen schnell, wendig und effizient sein, um gegen die Mitbewerber bestehen zu können. Damit diese Mission gelingt, sollten alle Prozesse und Tätigkeiten reibungslos funktionieren, auch im Bereich Personalmanagement. Eine HR-Software wie Factorial ist die ideale Basis für die Digitalisierung und Optimierung des “Papierkrams”.